Les différentes solutions de facturation : avantages et limites

Il existe une multitude de solutions que vous pouvez utiliser pour gérer votre facturation. Entre les solutions manuelles (comme les facturiers), les solutions généralistes (comme Word, Excel, etc.), les progiciels de gestion intégrée (comme Sage, Perfecto, etc.) et les logiciels de facturations en ligne (comme Kudizy), le choix peut devenir très vite complexe.

Cependant, si vous faites un mauvais choix maintenant, vous pourrez en payer les prix sur des années et la transition vers un autre outil pourrait devenir plus compliquée au risque que vous perdiez toutes vos données.

Toutefois, que vous soyez juste à la recherche d’un meilleur outil de facturation ou d’un logiciel qui répond à vos besoins précis, vous trouverez les différents éléments de réponse à travers cet article pour effectuer votre choix. Nous ferons le tour de tous les outils disponibles sur le marché en vous présentant leurs avantages et inconvénients ainsi vous pourriez faire un meilleur choix pour votre business.

Note importante : Si pour une raison ou pour une autre, vous n’avez pas le temps ou l’envie de lire l’article en entier, je vous conseille de prendre le temps de télécharger le guide ultime pour la facturation juste en en cliquant sur le lien suivant.

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Allez, rentrons dans le vif du sujet !

1. Les solutions manuelles (les facturiers)

L’un des moyens de facturation pour délivrer des factures à vos clients est le facturier. C’est un outil généralement sous forme de carnet en papier constitué de plusieurs feuilles détachables et qui sert à créer rapidement des factures et de l’avoir en deux exemplaires (une pour le client et une pour le fournisseur).

Avantages

L’avantage avec les facturiers est la clarté du document ce qui ne vous nécessite que de remplir quelques champs pour émettre une facture au client. La simplicité est très souvent la raison pour laquelle beaucoup d’entreprises optent pour cela car vous n’avez qu’à savoir écrire avec un stylo pour l’utiliser.

Inconvénients

Malgré sa simplicité, le facturier est la méthode de facturation qui présente le plus d’inconvénients pour une comptabilité effective et l’évolution de votre entreprise. Voici quelques-uns de ces inconvénients :

• Vous ne pouvez pas personnaliser vos factures (ajouter votre logo par exemple) et vos factures auront exactement le même aspect que celui de vos concurrents (à moins que vous en commandiez un personnalisé à votre imprimeur)
• Vous ne pouvez pas facturer vos clients à distance ce qui vous fait courir le risque de louper des marchés ou des ventes
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment (i.e vos archives de factures) si jamais vous égarez vôtre facturier
• Vous perdez du temps et de l’argent dans votre comptabilité
• Vous n’avez aucune possibilité de suivre vos paiements et de relancer vos clients en car de retard de paiement

2. Les logiciels généralistes (Word/Excel)

Les logiciels généralistes sont les logiciels qui ne sont pas de base des logiciels de comptabilité ou de facturation mais qui ont été détourné dans leur utilisation pour ce but.

Microsoft Word est un logiciel qui permet de faire du traitement de texte. Ce logiciel est utile pour rédiger des textes, des documents, des rapports ou correspondances. Microsoft Excel est un logiciel qui permet fondamentalement de concevoir des tableaux et de faire des calculs.

Avantages

Même si les logiciels Word et Excel n’ont pas été conçu pour créer des factures ou gérer votre comptabilité, vous pouvez quand même avec un peu de maitrise les adapter à vos besoins de facturation. L’avantage principal de ces logiciels est qu’ils sont gratuits et ne vous exigent pas un abonnement avant l’utilisation. Ils sont également faciles d’utilisation car vous y êtes probablement habitué.

Inconvénients

Malgré la gratuité et la “facilité”d’utilisation de ces deux logiciels, l’expérience a montré qu’ils sont à la base de plusieurs erreurs dans les factures que les entrepreneurs qui les utilisent délivrent. Mais pas seulement cela. Voici les autres conséquences auxquelles vous vous exposez si vous utilisez Word ou Excel pour émettre vos factures :

• Vous faites beaucoup d’erreurs dans la numérotation de vos factures
• Vous perdez beaucoup de temps dans la création de vos factures car le processus n’est pas dynamique
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment (i.e vos archives de facture) si jamais votre ordinateur tombe en panne
• Vous avez beaucoup de difficultés pour avoir des statistiques fiables
• Vous n’avez aucune possibilité de suivre vos paiements et de relancer vos clients en car de retard de paiement

3. Les progiciels de gestion intégrée (Sage/Perfecto)

Sage et Perfecto sont des progiciels de gestion d’entreprise intégrée qui intègrent non seulement la facturation mais également la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des ressources humaines, etc.

Avantages

L’avantage avec ces progiciels est que vous disposez d’une gamme complète qui vise à vous accompagner dans la gestion de votre facturation mais aussi dans votre gestion financière en général. Si vous n’avez pas très souvent accès à la connexion internet lors de l’émission de vos factures, les progiciels de gestion intégrée sont une très bonne solution de facturation pour votre entreprise.

Inconvénients

Même si les progiciels de gestion intégrée sont une belle alternative à tous les inconvénients des logiciels généralistes et les facturiers, ils présentent beaucoup d’inconvénients également qui ne font pas d’eux le meilleur choix pour votre entreprise si vous êtes à la recherche d’un logiciel simple et sécurisé pour gérer votre facturation. Voici quelques-uns de ces inconvénients :

• Vous rencontrez des difficultés dues à l’utilisation car ils sont développés en priorité pour les comptables pas pour les entrepreneurs
• Vous devez payer une licence coûteuse si vous voulez les utiliser ou être contraint d’utiliser des versions craquées limitées
• Vous ne pouvez avoir accès à l’outil que depuis un support fixe
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment si jamais votre ordinateur tombe en panne

4. Logiciels de facturation en ligne

Les logiciels de facturation en ligne sont des applications qui sont basées sur le cloud. Ils sont très adaptés aux besoins des entrepreneurs dans un monde dynamique et connecté. Si vous êtes à la recherche d’un outil simple d’utilisation et sécurisé pour vos données conçues spécialement pour la facturation (et la comptabilité), les logiciels de facturation en ligne sont la solution parfaite pour vos besoins en facturation. Sans plus tarder, voyons ensemble les différents avantages et inconvénients des logiciels de facturation en ligne.

Avantages

Les logiciels de facturation en ligne dispose des meilleurs avantages en ce qui concerne la gestion d’une facturation qui aide votre entreprise à croitre plus vite. Ci-dessous quelque-uns de ces avantages :

• Vous pouvez créer et envoyer des factures depuis n’importe où
• Vos données ne peuvent jamais être perdues car elles sont sauvegardées dans le cloud
• Vous pouvez émettre des factures plus rapidement car le processus de création est dynamisé
• Vous pouvez collaborer avec votre équipe (comptable, assistant, commercial, etc) depuis un seul et même endroit
• Vous n’avez plus besoin de passer 1 min à faire la compta car elle est faite automatiquement dans l’application
• Vous pouvez désormais suivre vos paiements et relancer vos clients automatiquement en cas de retard de paiement
• Vous avez accès à des mises à jour en temps réel

Inconvénients

Malgré ses multiples avantages, les logiciels de facturation en ligne ont aussi leurs inconvénients et peuvent ne pas être le meilleur choix pour votre business. Ci-dessous quelques-uns de ces inconvénients ?

• Vous avez besoin (pour la plupart) de souscrire à un abonnement mensuel
• Vous avez besoin d’avoir accès à une connexion internet pour l’utiliser

Pourquoi aller vers un logiciel de facturation en ligne ?

Si vous avez lu les lignes précédentes, il est clair qu’adopter un logiciel de facturation en ligne est le meilleur choix pour l’automatisation de votre comptabilité et un processus de facturation simple et rapide. Ce qui vous fait gagner un temps considérable (près de 7h par semaine dans la tenue de votre comptabilité).

En plus il vous donne aussi la possibilité de suivre directement vos factures et de relancer vos clients en cas de non-paiement. Avec les logiciels de facturation en ligne, vous avez la possibilité de relier vos factures à votre comptabilité. Vous n’avez plus à supporter une infrastructure informatique dédiée ni à vous soucier de maintenance.

Optez pour Kudizy pour dynamiser la gestion de votre facturation

Kudizy un logiciel en ligne de comptabilité simplifiée conçut pour les entrepreneurs africains. Il intègre les outils nécessaires pour vous aider à émettre des factures professionnelles, gérez vos dépenses et tous les autres aspects financiers de votre entreprise. Pour la facturation, vous avez la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant votre logo, une signature, etc. Vous pourrez aussi attribuer le rôle de la création de vos factures à certains de vos collaborateurs afin de vous focaliser sur autre chose.

C’est une application entièrement dédiée à l’entrepreneur africain, pas au comptable comme les progiciels de gestion intégrée. Il est très simple et facile à utiliser.