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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Les différentes solutions de facturation : avantages et limites

Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. Elle vous permet de savoir exactement combien vos clients vous doivent ainsi que la date à laquelle ils doivent s’acquitter de leurs dettes. Une bonne gestion de votre facturation vous permet d’instaurer une bonne gestion financière au sein de votre entreprise. En effet, la facture permet un suivi des commandes, une traçabilité des produits vendus ainsi qu’un tri des clients. Il est important d’instaurer un système de facturation rapide et régulier pour dynamiser vos activités.

Avez-vous besoin de délivrer vos factures plus rapidement ? Avez-vous besoin de suivre l’évolution de vos factures afin de pouvoir relancer vos clients dans les plus brefs délais ?  Il vous faut utiliser une solution de facturation. Ceci vous permettra non seulement de rendre plus efficace la gestion de votre facturation mais en même temps la gestion de vos finances.

Plusieurs solutions peuvent vous aider à délivrer des factures à vos clients. Il s’agit des solutions manuelles, des solutions généralistes, des progiciels de gestion intégrée et des logiciels de facturation en ligne.

1. Les solutions manuelles (les facturiers)

L’un des moyens de facturation pour délivrer des factures à vos clients est le facturier. C’est un outil généralement sous forme de carnet en papier constitué de plusieurs feuilles et qui sert à créer rapidement des factures. 

L’avantage avec les facturiers est que le document est généralement court et pour délivrer votre facture, vous n’aurez qu’à remplir quelques champs et ensuite délivrer la facture au client. Toutefois, avec les facturiers, vos factures que vous délivrez sont sous forme physique (papiers) et il vous sera compliqué de pouvoir bien les archiver afin de pouvoir les retrouver pour déclarer vos impôts par exemple. Aussi, ces factures délivrées ne sont remis généralement au client en personne puisque vous ne disposez pas de version électronique que vous puissiez lui envoyer par mail par exemple.

2. Les logiciels généralistes (Word/Excel)

Microsoft Word est un logiciel qui permet de faire du traitement de texte. Ce logiciel est utile pour rédiger des textes, des documents, des rapports ou correspondances. Microsoft Excel est un logiciel qui permet fondamentalement de concevoir des tableaux et de faire des calculs. Vous pouvez cependant, avec ces logiciels, concevoir vos factures sous forme de tableaux. Vous pourrez y insérer vos données et les imprimer au besoin. Ils sont gratuits et ne vous exigent pas un abonnement avant l’utilisation.

Cependant, l’expérience a montré que ces logiciels sont à la base de plusieurs erreurs dans les factures que les entrepreneurs qui les utilisent délivrent. Aussi, le processus de création de factures avec ces logiciels prend un temps considérable. Ceci est dû au fait que vous êtes obligé de renseigner toutes les informations car le processus n’est pas automatisé. De plus, Word ou Excel ne vous permet pas de suivre vos factures et relancer vos clients en cas de non-paiement.

3. Les progiciels de gestion intégrée (Sage/Perfecto)

Sage et Perfecto sont des progiciels de gestion d’entreprise intégrée qui intègrent non seulement la facturation mais également la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des ressources humaines, etc. L’avantage avec ces progiciels est que vous disposez d’une gamme complète qui vise à vous accompagner dans la gestion de votre facturation mais aussi dans votre gestion financière en général.

Cependant, il faut noter que les progiciels de gestion intégrée nécessitent généralement une infrastructure technique importante. Ceci implique la centralisation de toutes vos données et vous dépendez beaucoup de l’éditeur du progiciel. Aussi, la mise en place de ces logiciels obéit à plusieurs étapes qui peuvent vous coûter beaucoup en termes de temps mais surtout en termes d’argent (achat de la licence, maintenance des installations, formation du personnel). N’oubliez pas qu’un simple dysfonctionnement technique suffit pour que vous perdiez toutes vos données.

4. Logiciels de facturation en ligne

  • Pourquoi aller vers un logiciel de facturation en ligne ?

Compte tenu de l’importance de la facturation dans votre entreprise, il est important que vous vous dotiez d’un outil de facturation capable de vous aider à gérer plus facilement votre facturation. Un outil qui vous permet de délivrer des factures à vos clients en tout moment, en tout lieu et en seulement quelques clics sera un coup de pouce majeur pour le progrès de votre entreprise. C’est exactement pour cela qu’un logiciel de facturation en ligne est la meilleure alternative pour la gestion de votre facturation.

Non seulement il vous permet d’automatiser le processus d’émission de vos factures mais il vous donne aussi la possibilité de suivre directement vos factures et de relancer vos clients en cas de non-paiement. Avec ces logiciels, vous avez la possibilité de relier vos factures à votre comptabilité. Vous n’avez pas à supporter une infrastructure informatique dédiée ni à vous soucier de maintenance. Un logiciel de facturation en ligne est mis à votre disposition en échange d’un abonnement mensuel. C’est ce qu’on appelle le mode SaaS, pour Software as a Service.

  • Optez pour Kudizy pour dynamiser la gestion de votre facturation

Kudizy un outil de gestion financière pour entrepreneurs africains. Il intègre les fonctionnalités de facturation, de gestion de stock, de gestion des dépenses ou des ventes, etc. En gros, il regroupe tous les éléments nécessaires pour l’entrepreneur pour qu’il puisse bien gérer les finances de son entreprise.

C’est une application entièrement dédiée à l’entrepreneur africain. Kudizy est en effet conçu en tenant compte des réalités de l’entrepreneur. Il est très simple et facile à utiliser. Avec Kudizy, vous pouvez créer facilement des factures en seulement quelques clics. Il vous offre également la possibilité de collaborer avec vos partenaires sur la plateforme. Vous avez la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant votre logo, une signature, etc. Vous pourrez par exemple attribuer le rôle de la création de vos facturation à certains de vos collaborateurs afin de vous focaliser sur autre chose.

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