La facturation est une tâche importante au sein de toutes les entreprises. Tant que vous vendez quelque chose (que cela soit un produit ou un service) vous avez besoin d’émettre des factures pour faciliter votre comptabilité et rester en norme vis-à-vis de la lois et professionnel vis-a-vis de vos clients. Cependant, dans votre objectif d’aller vite dans votre travail et de minimiser vos charges fixes, vous avez probablement opté pour un outil traditionnel de facturation (et à priori gratuit), comme : un facturier (conçu par votre imprimeur), Excel, Word, un logiciel de facturation étranger, etc.
Ces différentes solutions malgré leurs avantages évidents vous exposent à plusieurs inconvénients qui risquent de nuire à la gestion de votre business et son évolution sur le court terme et le long terme. Dans les points suivants, vous prendrez conscience de ces dangers et à la fin de cet article, vous aurez accès à travers le guide ultime de la facturation (PDF), à la solution pour une facturation efficace.
Note importante : Si pour une raison ou pour une autre, vous n’avez pas le temps ou l’envie de lire l’article en entier, je vous conseille de prendre le temps de télécharger le guide ultime pour la facturation juste en en cliquant sur le lien suivant.
Cliquez ici pour télécharger le guide ultime de la facturation
Let’s go!
1. Des factures en non-conformité avec la loi
Le premier risque (et le plus fréquent) auquel vous vous exposez en utilisant des méthodes traditionnelles de facturation est bel et bien de créer des factures en non-conformité avec la loi.
Si vous avez une entreprise enregistrée (ou que vous tenez une comptabilité) vous savez que vous avez le devoir de conserver les pièces justificatives de vos recettes. Les factures qui représentent les seules pièces justificatives de vos entrés doivent respecter certaines mentions légales obligatoires. Sans quoi, elles ne sont pas reconnues devant la loi lors d’un contrôle par exemple.
Mais lorsque vous utilisez des méthodes de facturation étrangères ou traditionnelles, elles ne connaissent ni ne tiennent généralement compte de ces mentions. Ce sera donc votre responsabilité à vous de connaitre par cœur toutes les mentions légales devant figurer sur votre facture. Un travail fastidieux que vous pouvez éviter si vous utilisez un outil de facturation adapté aux normes de l’OHADA.
2. Des difficultés à suivre les factures que vous délivrez (et vos entrées)
Que faites-vous chaque soir après le travail ou en fin de semaine ?
Un petit point comptable pas très plaisant d’une demi-heure. Si ce n’est pas vous-même qui le fais peut-être directement, vous aurez quand même à vous assurer que les calculs sont justes, si vous avez des clients débiteurs, ou si vos bénéfices n’ont pas diminué depuis la semaine passée.
Et ceci est le deuxième plus gros risque que vous courrez en utilisant des méthodes traditionnelles de facturations : vous n’avez aucun contrôle rigoureux sur vos revenus tant que vous ne faites pas un effort extrême pour comptabiliser vos entrées de façon régulière et relancer vos clients en cas de non-paiement.
Word, Excel ni votre facturier à la boutique ne comptabilisera vos entrées à votre place si vous ne le faites pas vous-même.
En plus, vous laissez votre argent dans la poche de vos clients qui vous doivent (parce que vous avez oublié de le leur réclamer) et vous en laissez également sur la table car les devis qui sont suivis d’une bonne série de relances reçoivent 67% plus de retours positifs que ceux qui n’en ont pas.
Aussi, la numérotation des factures est manuelle dans la majorité de ces outils ce qui vous expose à des risques de confusion et de perte.
3. Perte totale de vos données après un dysfonctionnement
Que se passera-t-il si votre ordinateur sur lequel vous avez tous vos fichiers Excel tombe en panne ou que vous égarez vôtre facturier/bloc-notes ?
Lorsque l’outil de facturation que vous utilisez est directement relié à un ordinateur de bureau où est rattaché à un appareil précis, en cas de perte de données de cet appareil, vous perdez systématiquement toutes les factures que vous aurez enregistrées sur l’appareil. Et croyez-le ou non, dans un contexte où les coupures d’électricité sont fréquentes dans nos pays, vos ordinateurs peuvent avoir des pannes à n’importe quel moment. Plusieurs entrepreneurs perdent tous les jours les données de leur entreprise de par un dysfonctionnement imprévu.
4. Impossibilité de facturer vos clients de n’importe où
Utilisez-vous un logiciel de facturation auquel vous n’aurez accès qu’en étant sur votre ordinateur ou au bureau ? Il vous sera difficile de facturer vos clients lorsque vous ne vous trouverez pas au bureau. Et le risque que vous courrez dans ce cas est le fait de ne pas être en mesure de conclure des contrats ou faire des ventes quand vous n’êtes pas surplace. Ce qui se traduit en perte pour votre entreprise et vous limite dans votre expansion sur le long terme.
Ce sont là quelques risques que vous pouvez rencontrer (ou rencontrez déjà) dans la gestion de la facturation avec des outils traditionnels. Et ceci a un effet négatif sur le rendement de votre entreprise sur le court terme et le long terme. Il convient de trouver un moyen qui puisse vous permettre de mieux gérer la facturation en toute sécurité, de façon professionnelle et réglementaire. C’est à ce besoin que répond Kudizy, la première application de gestion comptabilité simplifiée développée pour les entrepreneurs africains qui permet de facturer facilement vos clients en tout temps et en tout lieu et de suivre vos revenus sans aucun effort.
Comme promis, vous pouvez télécharger le guide ultime de la facturation en remplissant le formulaire suivant. Dans ce guide, nous avons apporté des solutions à chacun des problèmes et risques énumérés ci-dessous. Désormais après avoir consulté ce guide, vous serez en mesure d’adopter une méthode de facturation plus dynamique pour votre entreprise afin de bien entamer cette nouvelle année 2021.