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Comptabilité et gestion

Comment facturer facilement vos clients en ligne?

La facturation est l’une des tâches auxquelles vous êtes conviés en tant que chef d’entreprise, prestataire d’un service donné. Toutefois, vous ne devriez pas être obligé d’aller à votre lieu de travail avant de facturer vos clients. Ceci est encore plus d’actualité pendant cette période difficile pour tous ou nous sommes contraints de limiter nos contacts sociaux, donc également ceux avec nos clients ou partenaires. Cet article vise à vous apporter des informations claires et précises sur ce qu’est une facture, les mentions qui doivent y figurer et plus important encore les moyens par lesquels vous pourrez élaborer vos factures en ligne. A la fin de l’article, nous vous proposons notre guide sur la facturation que vous pourrez télécharger gratuitement.

Qu’est-ce qu’une facture?

Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est avant tout un document qui mentionne le mot « facture ». Un document portant mention de « Bon de commande », « Bulletin de commande », « Bon de livraison », « Bulletin de livraison », n’est pas une facture. Ainsi, il ressort clairement qu’il s’agit de l’un des documents les plus utilisés par les entreprises. En fonction de votre niveau d’activité, vous êtes amenés à délivrer plusieurs factures tous les jours à divers clients.

En tant qu’entrepreneur, votre besoin est donc de pouvoir continuer à délivrer des factures ou que vous soyez, que ce soit au travail ou à la maison. Facturer vos clients en ligne revient alors à disposer d’outils adéquats afin de pouvoir le faire sans vous déplacer et ce, grâce à une plateforme précise. Cependant, une facture peu importe comment elle est délivrée, doit contenir certaines mentions qu’on pourrait qualifier d’obligatoires.

Que doit contenir une facture?

Facture

Quelque soit la forme ou l’outil avec lequel vous réalisez votre facture, elle doit absolument comporter les éléments suivants :

  • Le numéro unique d’identification à la TVA
  • Le numéro unique de facture
  • La date d’émission
  • La date de vente
  • L’identité de l’acheteur (avec le numéro d’identification à la TVA si possible)
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de service
  • La désignation du produit ou de la prestation
  • Le prix unitaire
  • Le taux de TVA
  • La date d’échéance du paiement.

Ces différentes mentions sont obligatoires pour vos factures et doivent figurer sur vos factures. Les diverses normes en vigueur dans votre pays pourront par ailleurs déterminer d’autres mentions supplémentaires.

Si la facture doit comporter certaines mentions obligatoires, il n’en demeure pas moins qu’elle doit être conçue par un outil pouvant vous permettre de les délivrer peu importe l’endroit vous vous trouvez.

La facturation en ligne, un moyen plus simple pour facturer rapidement vos clients

Facturation en ligne

Plusieurs moyens vous servent pour la gestion des factures que vous délivrez à vos clients. Il peut s’agir par exemple d’un logiciel Excel ou encore de Word qui sont les moyens traditionnels utilisés par la plupart des PME. Cependant, ils ne sont pas exempts de tout reproche et donc peuvent être à la base de possibles erreurs. Vous pourrez à cause de ces erreurs perdre certains clients à cause de litiges liés à la facturation. Pire, vous pourrez avoir des problèmes vis-à-vis du fisc ou encore de la loi. Aussi, ces outils ne sont pas forcément pratiques pour votre mode de travail et donc, ne seront pas forcément optimales. A cet effet, pour une optimisation de la gestion de vos factures, la nouvelle approche qui prévaut actuellement est celle d’opter pour un logiciel de facturation pour votre entreprise. En effet, un logiciel de facturation en ligne vous permet :

  • d’automatiser vos factures : vous disposez en effet de modèles préconçues de factures comportant déjà les mentions obligatoires. Vous n’aurez juste qu’à modifier et imprimer votre facture en seulement quelques clics. Ceci vous permettra de gagner beaucoup plus de temps et de simplifier le processus.
  • d’éviter les impayés : il vous permet de suivre l’évolution des factures que vous délivrez. Vous pourrez plus facilement relancer les clients qui ne vous ont pas encore payé. Aussi, il peut avoir des fonctionnalités de paiement en ligne afin de faciliter la tâche à vos clients pour que ces derniers puissent vous payer plus rapidement.
  • d’éviter des erreurs : Et oui, avec un logiciel en ligne vous avez moins de risques d’erreurs dans vos factures. Peu importe le nombre que vous faites, il vous rappellera lorsqu’il manquera certaines informations entre autres.
  • de sécuriser vos données : un seul problème avec votre disque dur interne peut vous faire perdre toutes vos factures réalisées sur votre ordinateur avec un logiciel de bureau non connecté à internet. Un logiciel en ligne vous permet de sauvegarder toutes vos données dans le web et de garantir leur sécurité contre tout aléa.

Voilà donc quelques avantages que vous pourrez tirer en utilisant un logiciel en ligne pour facturer vos divers clients.

Si vous êtes prêt à utiliser un logiciel en ligne pour créer vos factures de n’importe où, la question que vous allez vous poser est : quel est le meilleur logiciel que je peux utiliser ?

En effet, il existe plusieurs logiciel que vous pouvez utiliser comme : Waveapp, Quickbooks, SAGE, etc. 

Cependant, le vrai problème avec ces outils est qu’ils sont pour la plus en anglais et pas adaptés aux normes des entreprises de l’espace OHADA. Aussi, ils vous reviennent généralement très chers et nécessitent souvent l’assistance d’un comptable pour leur utilisation. Ils peuvent également nécessiter l’installation du logiciel sur votre ordinateur. Il en résulte que  ces outils ne sont pas vraiment à la porté des PME.  Si vous exercez vos activités dans l’un des 17 pays de l’OHADA, le seul outil disponible pour vous aider à délivrer des factures depuis n’importe où est Kudizy.

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Facturation en ligne

Dans le but d’aider les entreprises à pouvoir gérer plus facilement leur comptabilité et plus particulièrement à pouvoir facilement facturer leurs clients, Kudizy vous offre son logiciel de facturation en ligne. En effet, ce logiciel vous propose un outil adapté à vos besoins surtout lorsque vous êtes entrepreneur africain. Il remplit parfaitement les critères en vigueur quant aux mentions devant figurer sur les factures. Aussi, il vous garantit une simplicité hors du commun.

Avec Kudizy vous pourrez concevoir vos factures que vous soyez à la maison ou en voyage d’affaire. Il vous suffit juste vous connecter à Kudizy et de créer votre compte en seulement quelques clics. Ensuite vous pourrez délivrer vos factures à volonté. Actuellement, Kudizy vous offre son logiciel en ligne pour 14 jours d’essai gratuit. N’attendez-plus ! Créez dès maintenant votre compte Kudizy. Ce sera évidemment d’un grand apport dans l’évolution de vos activités.

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