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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Ces 4 conseils rendront la gestion des dépenses de votre entreprise 95% plus efficace

La gestion des dépenses est une tâche cruciale pour la réussite d’une PME. Parce que dans les 3 premières années de la vie de votre entreprise pendant que vous vous investissez pour découvrir la bonne stratégie de rentabilité, la maitrise de vos sorties d’argent est ce qui vous permettra de survivre. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir 4 techniques qui vous aideront à ne pas dépenser l’argent qui vous sera indispensable dans un futur proche pour croitre votre entreprise.

1. Prévoir vos dépenses

Il est important que vous ayez une idée du montant à prévoir au niveau de chaque secteur d’activité afin d’éviter de faire des dépenses exagérées et inutiles. En effet, vous avez plus de chance de faire ce genre de dépenses lorsque vous ne les prévoyez pas à l’avance. Pour éviter ceci, l’élaboration d’un budget prévisionnel vous sera d’une grande utilité à cet effet. C’est un document qui recense les diverses dépenses ainsi que les charges de votre entreprise. Vous pourrez les classer suivant des catégories données et leur attribuer un montant prévisionnel. 

Dans une première catégorie, vous pouvez classer les dépenses fixes de votre entreprise. Il s’agit des dépenses que vous effectuez à des dates plus ou moins régulières. Elles ne tiennent pas compte des variations de votre chiffre d’affaires. Comme exemples, on peut citer les dépenses liées à l’assurance, au téléphone, aux divers abonnements, aux frais de déplacement et d’hébergement, à l’eau et à l’électricité, aux salaires du personnel, etc. Il vous revient alors de recenser toutes ces dépenses et d’attribuer à chacune d’elles les montants que vous prévoyez sur une période donnée. Vous pourrez vous baser sur les montants que vous avez l’habitude de décaisser pour ces dépenses. 

Dans une seconde catégorie, vous pouvez classer les autres dépenses qui peuvent varier d’un moment à un autre en fonction de votre productivité. Elles sont généralement liées à la production, aux achats de marchandises et de matières, aux coûts de livraison etc… C’est pour cette raison qu’il est important d’établir une liste de ces dépenses. Vous pourrez ensuite déterminer le montant à allouer à chacune de ces dépenses. Toutefois, le budget est purement prévisionnel et donc il serait opportun de prévoir une marge pour chaque catégorie de dépenses. Ceci pourra servir pour les dépenses imprévues au cas où elles surviendraient.

Si vous souhaitez mieux apprendre sur ce que c’est qu’un budget prévisionnel et comment en établir un, nous en avons parlé en détails dans cet article: comment établir un bon budget prévisionnel

2. Avoir une trace de toutes vos dépenses

Lorsque vous avez prévu les dépenses à effectuer sur une période donnée, il vous faut contrôler l’exécution de ces dépenses. Pour cela, il est important d’enregistrer toutes les sorties d’argent que vous effectuez. Pour enregistrer une dépense, vous devez faire figurer dans votre outil de gestion certains éléments précis. Il s’agit des éléments comme la description de l’opération, le montant de la dépense, le fournisseur, les moyens de paiement etc… Il est utile que vous enregistrez au jour le jour et par ordre chronologique toutes vos dépenses.

Cependant, pour enregistrer les dépenses, beaucoup d’entrepreneurs utilisent des méthodes classiques comme Word, Excel ou un petit carnet de notes. Ces outils exposent à des erreurs ou à l’oubli de reporter certaines dépenses que vous avez effectuées pendant une période donnée. C’est pour cette raison qu’il est utile de faire recours à des applications de gestion financière en ligne adaptées pour la réalisation de cette tâche. Kudizy vous permet d’enregistrer au fur et à mesure chaque dépense de votre entreprise grâce à son application en ligne. Qu’il s’agisse de vos dépenses quotidiennes (déplacements, achats etc.) ou vos dépenses récurrentes (loyer, salaire etc.), vous pouvez toutes les enregistrer directement dans votre compte sur Kudizy en 1 clic. Vous avez également la possibilité d’attribuer ce rôle à l’un de vos collaborateurs (assistant, comptable, commercial etc.) qui se chargera d’enregistrer vos dépenses de façon régulière.

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3. Disposer des preuves de vos dépenses

Pour avoir une idée des sorties d’argent que vous effectuez, il vous faut disposer des preuves de chacune de vos dépenses. Ces preuves sont entre autres les reçus, les factures de chaque dépense. Les informations pour remplir vos registres figurent généralement sur les reçus et factures.

Pour cela vous devez classer ces reçus par ordre chronologique et les conserver en lieu sûr. Ces dispositions vous permettent de pouvoir justifier et de visualiser concrètement chaque opération. Il faut noter que la conservation des factures et reçus de vos dépenses vous permettra de réaliser votre bilan comptable.

4. Gérer vos dépenses de manière efficace

La capacité de faire beaucoup de réalisations avec le minimum de ressources est véritable un atout pour tout entrepreneur. C’est pour cette raison qu’il est important que vous preniez en compte les points suivants :

  • Ne faire que les dépenses utiles

Vous avez certainement parmi vos dépenses à effectuer, certaines qu’on peut qualifier de principales et d’autres dépenses accessoires. Lorsque vous êtes vendeur par exemple, vos dépenses principales peuvent concerner l’achat des marchandises qui vous feront gagner des bénéfices. L’approvisionnement en matières premières par exemple est donc une dépense utile pour votre entreprise de vente. 

  • Effectuer les dépenses prioritaires 

Il s’agit de décider quelle dépense effectuer en premier. Vous devez juger de l’importance, de l’urgence de l’objet de la dépense avant de procéder à une sortie d’argent. Chaque dépense doit être effectuée compte tenu de son urgence. Il faudra alors effectuer les dépenses prioritaires avant de songer aux autres dépenses. Ces dernières sont certainement utiles mais compte tenu de l’urgence, peuvent attendre. Toutefois, ceci n’exclut pas le fait que certaines dépenses peuvent être anticipées pour diverses raisons. 

En définitive, pour gérer efficacement vos dépenses, vous devez être en mesure de les prévoir à l’avance. Ceci vous évitera d’opérer des dépenses que vous ne devriez pas effectuer. Ensuite, vous devez prendre le soin d’enregistrer au fur et à mesure les dépenses effectuées pour éviter les casse-têtes lors de votre comptabilité hebdomadaire. Enfin, il est important d’avoir une trace de toutes les dépenses de votre entreprise.

Avec Kudizy, vous pourrez enregistrer toutes vos dépenses en ligne où que vous soyez dans le monde en tout temps. Si vous ne souhaitez pas effectuer cette tâche vous-même, vous pouvez la confier à un membre de votre équipe en l’invitant à collaborer avec vous sur Kudizy. En plus de la gestion de vos dépenses, Kudizy vous offre la possibilité de créer et d’envoyer des factures, gérer votre stock ainsi que beaucoup d’autres taches en rapport avec la gestion financière.

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