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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Pourquoi devez-vous tenir une comptabilité rigoureuse?

En tant qu’entrepreneur, il est important de toujours tenir à jour votre comptabilité de façon régulière. Beaucoup de chefs d’entreprises considèrent encore la comptabilité comme le moyen par lequel ils peuvent déterminer le bénéfice qu’ils ont réalisé sur une période donnée. En réalité, la comptabilité représente beaucoup plus que cela. Il s’agit d’un outil très important qui vous sera d’une véritable aide pour la bonne marche des activités de votre entreprise. Dans cet article, nous vous exposerons quelques avantages de la tenue régulière d’une comptabilité pour la réussite de votre projet d’entreprise. 

1. La tenue rigoureuse de votre comptabilité vous permet d’avoir les informations financières liées à votre activité

La comptabilité constitue un outil important qui vous renseigne sur l’évolution des activités de votre entreprise. En effet, elle vous donne une image globale et fiable de la situation financière de votre entreprise : votre chiffre d’affaires, vos dépenses effectuées, les ventes enregistrées etc… En d’autres termes, il s’agit du moyen par lequel vous pouvez suivre au quotidien les différentes entrées et sorties d’argent qui se produisent au sein de votre entreprise. C’est aussi un outil très important pour procéder à la déclaration des impôts et passer une saison des impôts tranquille.

Par ailleurs, vous avez également la possibilité avec les données issues de votre comptabilité de calculer les différents coûts que vous avez mis à contribution dans les divers secteurs de votre activité. Ceci revêt toute son importance car ces informations vous permettent entre autres de déterminer les secteurs les plus rentables de votre entreprise et les moins rentables afin de prendre des décisions. 

2. La tenue régulière de votre comptabilité vous permet de prendre de meilleures décisions

La comptabilité vous donne toutes les informations nécessaires sur l’évolution financière de votre entreprise. Elle constitue ainsi un outil de base sur lequel vous pourrez vous appuyer pour améliorer votre stratégie. En réalité, elle vous permet de prendre des décisions en temps réel en vous basant sur des données tangibles. Si vous êtes un commerçant par exemple, la comptabilité peut vous permettre de déterminer les produits qui n’ont pas vraiment eu du succès auprès de vos clients. Cette information précieuse vous permet de prévoir autrement les prévisions en ce qui concerne le produit en question. Ainsi, les données que vous donne la comptabilité, vous permettent d’opérer des changements pour améliorer vos rendements futurs.

3. Les résultats issus de votre comptabilité vous aident à préparer l’avenir de votre entreprise

Pouvoir planifier l’avenir de votre entreprise est sans doute l’un des bénéfices incontestables de la tenue régulière d’une comptabilité. En effet, la comptabilité vous permet de préparer les budgets à venir de votre entreprise en vous comparant les chiffres que vous aviez par exemple projetés pour l’année écoulée avec les résultats qui ont été réalisés à la fin de la période.

Les rapports comptables de vos derniers mois vous permettent d’analyser et de planifier les prochains mois à venir. Vous pourrez définir avec précision le capital qui vous sera nécessaire sur une période donnée. Il vous sera alors plus facile de choisir d’investir dans tel domaine plutôt que tel autre domaine. Ceci permettra à votre entreprise de rester toujours compétitive et durable.

Voilà quelques uns des nombreux avantages que vous offre la tenue d’une comptabilité au sein de votre entreprise. Pour cela il convient de prendre en main dès maintenant votre gestion comptable afin de bénéficier de ses nombreux avantages. 

Si vous souhaitez prendre en main votre comptabilité dès aujourd’hui, la façon la plus simple de vous y prendre en tant qu’entrepreneur est d’utiliser une application de gestion financière simple d’utilisation adaptée à vos besoins. Que ce soit votre facturation, la gestion de votre stock, de vos ventes ou encore de vos dépense, vous pouvez effectuer chacune de ces taches avec Kudizy. Créez dès maintenant votre compte sur l’application Kudizy et profitez de 14 jours gratuits.

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Ces 4 conseils rendront la gestion des dépenses de votre entreprise 95% plus efficace

La gestion des dépenses est une tâche cruciale pour la réussite d’une PME. Parce que dans les 3 premières années de la vie de votre entreprise pendant que vous vous investissez pour découvrir la bonne stratégie de rentabilité, la maitrise de vos sorties d’argent est ce qui vous permettra de survivre. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir 4 techniques qui vous aideront à ne pas dépenser l’argent qui vous sera indispensable dans un futur proche pour croitre votre entreprise.

1. Prévoir vos dépenses

Il est important que vous ayez une idée du montant à prévoir au niveau de chaque secteur d’activité afin d’éviter de faire des dépenses exagérées et inutiles. En effet, vous avez plus de chance de faire ce genre de dépenses lorsque vous ne les prévoyez pas à l’avance. Pour éviter ceci, l’élaboration d’un budget prévisionnel vous sera d’une grande utilité à cet effet. C’est un document qui recense les diverses dépenses ainsi que les charges de votre entreprise. Vous pourrez les classer suivant des catégories données et leur attribuer un montant prévisionnel. 

Dans une première catégorie, vous pouvez classer les dépenses fixes de votre entreprise. Il s’agit des dépenses que vous effectuez à des dates plus ou moins régulières. Elles ne tiennent pas compte des variations de votre chiffre d’affaires. Comme exemples, on peut citer les dépenses liées à l’assurance, au téléphone, aux divers abonnements, aux frais de déplacement et d’hébergement, à l’eau et à l’électricité, aux salaires du personnel, etc. Il vous revient alors de recenser toutes ces dépenses et d’attribuer à chacune d’elles les montants que vous prévoyez sur une période donnée. Vous pourrez vous baser sur les montants que vous avez l’habitude de décaisser pour ces dépenses. 

Dans une seconde catégorie, vous pouvez classer les autres dépenses qui peuvent varier d’un moment à un autre en fonction de votre productivité. Elles sont généralement liées à la production, aux achats de marchandises et de matières, aux coûts de livraison etc… C’est pour cette raison qu’il est important d’établir une liste de ces dépenses. Vous pourrez ensuite déterminer le montant à allouer à chacune de ces dépenses. Toutefois, le budget est purement prévisionnel et donc il serait opportun de prévoir une marge pour chaque catégorie de dépenses. Ceci pourra servir pour les dépenses imprévues au cas où elles surviendraient.

Si vous souhaitez mieux apprendre sur ce que c’est qu’un budget prévisionnel et comment en établir un, nous en avons parlé en détails dans cet article: comment établir un bon budget prévisionnel

2. Avoir une trace de toutes vos dépenses

Lorsque vous avez prévu les dépenses à effectuer sur une période donnée, il vous faut contrôler l’exécution de ces dépenses. Pour cela, il est important d’enregistrer toutes les sorties d’argent que vous effectuez. Pour enregistrer une dépense, vous devez faire figurer dans votre outil de gestion certains éléments précis. Il s’agit des éléments comme la description de l’opération, le montant de la dépense, le fournisseur, les moyens de paiement etc… Il est utile que vous enregistrez au jour le jour et par ordre chronologique toutes vos dépenses.

Cependant, pour enregistrer les dépenses, beaucoup d’entrepreneurs utilisent des méthodes classiques comme Word, Excel ou un petit carnet de notes. Ces outils exposent à des erreurs ou à l’oubli de reporter certaines dépenses que vous avez effectuées pendant une période donnée. C’est pour cette raison qu’il est utile de faire recours à des applications de gestion financière en ligne adaptées pour la réalisation de cette tâche. Kudizy vous permet d’enregistrer au fur et à mesure chaque dépense de votre entreprise grâce à son application en ligne. Qu’il s’agisse de vos dépenses quotidiennes (déplacements, achats etc.) ou vos dépenses récurrentes (loyer, salaire etc.), vous pouvez toutes les enregistrer directement dans votre compte sur Kudizy en 1 clic. Vous avez également la possibilité d’attribuer ce rôle à l’un de vos collaborateurs (assistant, comptable, commercial etc.) qui se chargera d’enregistrer vos dépenses de façon régulière.

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3. Disposer des preuves de vos dépenses

Pour avoir une idée des sorties d’argent que vous effectuez, il vous faut disposer des preuves de chacune de vos dépenses. Ces preuves sont entre autres les reçus, les factures de chaque dépense. Les informations pour remplir vos registres figurent généralement sur les reçus et factures.

Pour cela vous devez classer ces reçus par ordre chronologique et les conserver en lieu sûr. Ces dispositions vous permettent de pouvoir justifier et de visualiser concrètement chaque opération. Il faut noter que la conservation des factures et reçus de vos dépenses vous permettra de réaliser votre bilan comptable.

4. Gérer vos dépenses de manière efficace

La capacité de faire beaucoup de réalisations avec le minimum de ressources est véritable un atout pour tout entrepreneur. C’est pour cette raison qu’il est important que vous preniez en compte les points suivants :

  • Ne faire que les dépenses utiles

Vous avez certainement parmi vos dépenses à effectuer, certaines qu’on peut qualifier de principales et d’autres dépenses accessoires. Lorsque vous êtes vendeur par exemple, vos dépenses principales peuvent concerner l’achat des marchandises qui vous feront gagner des bénéfices. L’approvisionnement en matières premières par exemple est donc une dépense utile pour votre entreprise de vente. 

  • Effectuer les dépenses prioritaires 

Il s’agit de décider quelle dépense effectuer en premier. Vous devez juger de l’importance, de l’urgence de l’objet de la dépense avant de procéder à une sortie d’argent. Chaque dépense doit être effectuée compte tenu de son urgence. Il faudra alors effectuer les dépenses prioritaires avant de songer aux autres dépenses. Ces dernières sont certainement utiles mais compte tenu de l’urgence, peuvent attendre. Toutefois, ceci n’exclut pas le fait que certaines dépenses peuvent être anticipées pour diverses raisons. 

En définitive, pour gérer efficacement vos dépenses, vous devez être en mesure de les prévoir à l’avance. Ceci vous évitera d’opérer des dépenses que vous ne devriez pas effectuer. Ensuite, vous devez prendre le soin d’enregistrer au fur et à mesure les dépenses effectuées pour éviter les casse-têtes lors de votre comptabilité hebdomadaire. Enfin, il est important d’avoir une trace de toutes les dépenses de votre entreprise.

Avec Kudizy, vous pourrez enregistrer toutes vos dépenses en ligne où que vous soyez dans le monde en tout temps. Si vous ne souhaitez pas effectuer cette tâche vous-même, vous pouvez la confier à un membre de votre équipe en l’invitant à collaborer avec vous sur Kudizy. En plus de la gestion de vos dépenses, Kudizy vous offre la possibilité de créer et d’envoyer des factures, gérer votre stock ainsi que beaucoup d’autres taches en rapport avec la gestion financière.

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5 erreurs financières commises par les jeunes entrepreneurs

En 2009, lorsque j’ai tout quitté aux États-Unis pour devenir entrepreneur social au Bénin, je savais que je prenais de très gros risques. Mais je savais également que c’étaient des risques calculés, des risques que j’avais bien analysés. J’étais conscient du fait que malgré toute ma préparation, je devais m’attendre à ce que tout aille mal avant d’aller bien. Je m’étais donné une règle à suivre : Ne pas dépenser un franc que je pouvais économiser, mais dépenser tout ce que j’avais pour réussir. Par exemple, mes deux premières années au Bénin, je vivais dans l’une des trois salles de mon bureau. Très peu de gens le savaient, même ceux avec qui je travaillais. Je me levais à 6 heures, me préparais et étais dans mon bureau à 7 heures. Cette salle en plein milieu des locaux, était toujours fermée à clé, et je ne pouvais y retourner que quand tout le monde était rentré. J’ai fait ce choix,non pas parce que je n’avais pas les moyens de m’offrir un bel appartement, mais parce que je ne gagnais pas encore d’argent et je ne pouvais pas savoir quand j’allais vraiment commencer à en gagner. J’ai déménagé la semaine où nous avons décroché un contrat qui nous assurait une survie pour les 3 prochaines années. 

L’entrepreneur africain, comme tous les autres, peut faire des erreurs de jugement ou prendre de très mauvaises décisions, surtout lorsqu’il s’agit d’argent. Ces erreurs sont d’ailleurs les raisons principales pour lesquelles plus de 90% des startups échouent dans les 24 premiers mois. Une dépense inattendue, une mauvaise gestion d’un prêt peuvent rapidement créer des problèmes de trésorerie et un torrent de complications qui emporteront la plus prometteuse des entreprises dans ses flots.

Sur la base de mon expérience personnelle et de mes observations professionnelles, j’aimerais partager avec vous 5 des plus grandes erreurs financières faites par les entrepreneurs débutants et comment les éviter à tout prix.

1. Ne pas séparer ses comptes personnels des comptes de l’entreprise

C’est la plus commune des erreurs, et l’une des plus désastreuses. Je l’ai faite à mes débuts et la majorité des jeunes entrepreneurs qui liront cet article sont en train de la faire actuellement. Stop ! Rectifier le tir aujourd’hui s’il vous plaît ! Sinon, il vous sera difficile de réussir. Ouvrez au moins un compte courant au nom de votre entreprise. Le faire dès que vous lancez votre entreprise rendra votre comptabilité plus facile. La séparation de votre compte personnel du compte de l’entreprise vous permet d’avoir une idée claire de la santé financière de cette dernière. Cela vous permet également de comprendre rapidement que les ressources dont votre entreprise a besoin pour croître ne sont jamais suffisantes au début, et chaque fois que vous injectez votre argent personnel, vous devez le documenter, le comptabiliser comme augmentation de capital. Finalement, sachez que les services d’impôts voient d’un très mauvais œil la confusion des deux et cela peut causer des ennuis judiciaires ou un redressement fiscal.

2. Faire des dépenses de prestige et de m’as-tu-vu

Voilà une autre des erreurs faites le plus souvent par les entrepreneurs ! Dès qu’ils gagnent leur premier gros contrat ou arrivent à avoir un prêt, ils vont prendre des bureaux, achètent des meubles chers et font d’autres dépenses de prestige pour montrer à leurs proches qu’ils ont réussi. Quelques mois plus tard, ils se trouvent dans l’impossibilité de payer le loyer, les fournisseurs et leurs affaires périclitent rapidement. La meilleure des choses à faire, c’est plutôt d’investir dans le business pour permettre sa croissance et se demander à chaque fois si les dépenses faites contribueront à faire rentrer de l’argent ou faire gonfler temporairement votre ego. Se donner une augmentation en tant que dirigeant, engager du personnel alors qu’on n’en a pas besoin; toutes dépenses qui ne concourent pas à la croissance de votre entreprise concourent à son déclin. Par contre, la chose que vous ne regretterez jamais, c’est de garder cet argent en banque si n’avez pas encore trouvé la meilleure façon de le dépenser. Ces économies constituent une source d’investissement sans taux d’intérêt et sans cession de parts. C’est votre argent.

3. Avoir des obligations personnelles qui plombent la croissance de votre entreprise

Comme je l’ai dit dans mes propos d’introduction, les 2 premières années d’une entreprise sont toujours jonchées d’embuches. Étant souvent le premier et seul investisseur dans l’entreprise, le fondateur se doit de maintenir une discipline financière très stricte. Il/elle choisit d’investir en priorité dans l’entreprise et accepte de reporter à plus tard le besoin de se faire plaisir, mais aussi à ses proches. Nous sommes africains et c’est un aspect très difficile. Mais selon mes observations, ceux qui sont en mesure de résister aux pressions d’aujourd’hui sont ceux qui vivent mieux après et sont également les plus généreux. Il faut créer la richesse pour mieux en jouir et la partager.

4. Ne pas avoir de budget pour votre entreprise

La majorité des jeunes entreprises n’ont aucun budget prévisionnel. Leurs dirigeants naviguent à vue, ne sachant absolument pas de combien d’argent ils ont besoin pour les 3 prochains mois, le prochain semestre ou toute l’année. Par conséquent, soit ils dépensent de l’argent qu’ils n’ont pas, ou alors sont trop timides quand il s’agit de faire des investissements dans la croissance de leurs entreprises.

Les entrepreneurs à succès sont ceux qui planifient leurs ressources financières pour une croissance des revenus. Ils savent combien dépenser sur les ressources humaines, le marketing, la publicité et les autres services nécessaires.

5. Ne pas tenir une comptabilité rigoureuse

J’ai envie de dire qu’on ne peut tenir une comptabilité rigoureuse sans éviter les écueils évoqués plus haut. C’est la synthèse de toutes les bonnes pratiques. Une bonne comptabilité renseigne sur la santé de l’entreprise, prévient des maux avant qu’ils ne surviennent et donne les informations pour l’analyse et la prise de décision. Tenir une bonne comptabilité vous permet de payer vos impôts à temps et correctement, et vous évite des redressements fiscaux qui peuvent vous ruiner.

Mais pour tenir une comptabilité rigoureuse de nos jours, il faut utiliser les bons outils. Tenir les comptes dans un livre, un carnet ou un journal n’est plus fiable dans l’environnement actuel. Les classeurs tels que Ms Excel représentent une alternative avec des fonctionnalités limitées. Les logiciels de gestion financière et comptable sont devenus une nécessité. Les avancées technologiques permettent de faire proposer des solutions complètes, sûres et intelligentes. Des solutions telles que Xero et Waveapps permettent déjà aux entrepreneurs à travers le monde de gérer directement et correctement leur comptabilité. Malheureusement, elles sont en anglais et ne cadrent pas exactement avec les pratiques comptables et les régulations de beaucoup de pays africains, surtout ceux de l’OHADA.

Kudizy, une solution complète de gestion financière développée par des experts comptables et une équipe africaine pour des entrepreneurs africains se veut une alternative. Pour recevoir des informations régulières et/ou une invitation à notre beta publique, veuillez suivre ce lien.

Merci pour votre attention.

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Ma lettre aux entrepreneurs africains

Chers collègues, 

Je m’appelle Senam Beheton et je suis cofondateur et CEO de Kudizy. Je vous écris pour vous parler d’un problème qui nous est commun. Celui de la gestion efficace et précise des finances de nos entreprises.

Un peu d’informations vous aiderait à mieux comprendre pourquoi ce problème est si important pour moi et pourquoi mon équipe a créé Kudizy. Je suis entrepreneur et je l’ai toujours été. J’ai créé ma première entreprise quand j’étais à l’université. Pendant les 25 dernières années, j’ai fondé, cofondé, investi ou accompagné des centaines d’entreprises en Afrique et dans le monde. De cette expérience, il ressort un constat : l’un des facteurs clés de succès d’une entreprise est la maîtrise de sa gestion financière. Une bonne gestion financière ouvre les portes à une croissance accélérée, un accès au financement, et une capacité de prise de décisions sur la base de données analytiques fiables. 

Cependant les solutions existantes sont très chères et inadaptées, surtout pour les startups et les petites et moyennes entreprises (PMEs) africaines. Les leaders actuels du marché dans les pays de l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des affaires) sont Sage et Perfecto. Ce sont des solutions très chères, installées en grande partie sur des serveurs locaux ou des ordinateurs. Elles sont utilisées par le département comptable et les entrepreneurs même y ont rarement un accès direct. Lorsque j’ai demandé un devis à Sage en 2017 pour une équipe de quatre, il s’élevait à plus de 20,000 euros pour une seule année ! Comme la majorité des startups et PMEs ne peuvent s’offrir ce luxe, elles se résignent à des alternatives telles que MS Excel, des livres comptables traditionnels ou les services de cabinets comptables. La grande majorité n’utilise absolument rien ! 

A Kudizy, nous nous sommes donnés pour mission d’aider les entrepreneurs des 17 pays de l’OHADA à prendre de bonnes décisions financières pour parvenir à une croissance rapide. Pourquoi les pays de l’OHADA ? Parce qu’ils ont le même système comptable, parlent majoritairement français, et les entrepreneurs qui y sont ont très peu d’options pour la gestion comptable et financière.  Nous travaillons pour leur offrir des outils efficaces et abordables pour gérer et améliorer leurs performances financières et prendre des décisions en temps réel. Notre approche est basée sur l’entrepreneur et non son comptable.  

Nous commençons par une suite d’outils de planification financière et de comptabilité basés dans le cloud, destinés aux entrepreneurs. Nous proposons des fonctionnalités de facturation, de gestion de stock et de comptabilité, avec des données analytiques en temps réel. Les rapports de fin d’année et les états financiers complets ne seront qu’à quelques clics. 

Nous allons bientôt lancer la version beta de Kudizy. Pour cela, nous aimerions avoir votre feedback pour qu’elle corresponde déjà à vos besoins. Pour participer, veuillez bien suivre ce lien pour vous inscrire.  

Nous avons aussi lancé un blog sur lequel nous allons proposer régulièrement des contenus éducatifs et des astuces pour votre gestion financière.   

Ajoutez nous à votre carnet d’adresse pour éviter que nos emails aillent dans les spams. Suivez-nous également sur Facebook, Instagram, Linkedin, et Twitter pour ne rien manquer de nos activités.  

Je vous remercie pour votre attention. J’espère avoir votre feedback et vos suggestions pour résoudre ce problème de la meilleure façon possible.

Nous sommes toujours disponibles à [email protected] 

Senam 

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