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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Comment faire une facture qui augmente les revenus de votre entreprise ?

Dans la gestion quotidienne de votre entreprise, vous délivrez certainement des factures à vos clients. Mais est-ce que vous vous êtes déjà posé la question de savoir si vous délivrez de bonnes factures, conformes aux règles en la matière qui augment vos revenus ? Pour être sûr de délivrer une bonne facture qui accélère vos paiements, vous devez vous assurer d’avoir pris en compte plusieurs éléments précis. Dans cet article, vous découvrirez les éléments vous permettant de faire une bonne facture.

Qu’est-ce qu’une bonne facture ?

Plusieurs éléments concourent à l’élaboration d’une bonne facture. Il s’agit entre autres de la délivrance de la facture à temps, du respect des mentions obligatoires, de la possibilité de se rappeler les impayés, de la comptabilisation automatique des recettes dans la comptabilité ainsi que la possibilité d’utiliser la facture pour prendre des décisions futures. Une bonne facture doit prendre en compte tous ces éléments.

1. La facture doit être délivrée à temps

Lorsque vous devez délivrer une facture à un client, il est recommandé de le faire immédiatement après la livraison ou la prestation de service. Ceci vous permettra d’être payé plus rapidement. Aussi, si vous délivrez la facture trop tard, vous risquez du point de vue de la législation une sanction administrative ou fiscale. Il est donc important de vite procéder à la facturation de vos usagers.

2. La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires

Selon le statut de votre entreprise, il peut y avoir des mentions spécifiques à indiquer sur la facture.  Néanmoins, il existe des mentions obligatoires à indiquer pour faire une bonne facture et ce, quelque soit votre statut juridique.

  • la mention ‘’FACTURE’’ doit figurer sur votre facture
  • le numéro de la facture
  • la date d’émission de la facture, (ou la date à laquelle vous émettez la facture
  • le nom ou la dénomination sociale de votre structure, 
  • le nom et les coordonnées du client 
  • le numéro d’identification à la TVA du client s’il s’agit d’un professionnel,
  • le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire,
  • la somme globale à payer hors taxe (HT),
  • les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC)

Beaucoup de choses auxquelles vous devez penser et avoir pour émettre une simple facture n’est-ce pas ? Et si vous deviez en émettre plusieurs chaque jour ? Bien, rassurez-vous car il existe un moyen simple de créer et d’émettre de bonnes factures, conformes aux lois sans avoir à connaître par cœur chacun de ces éléments indispensables pour créer. C’est simplement en utilisant une application de création de facture comme Kudizy. C’est très simple et rapide d’utilisation et ça marche.

3. Établir vos factures en un nombre d’exemplaires donné

Une facture doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le client et un exemplaire que vous devez obligatoirement conserver. L’objectif est de pouvoir justifier à tout moment de cette opération. Avec Kudizy, vous avez la possibilité de sauvegarder vos factures dans le cloud autant de temps que possible.

4. Le processus d’élaboration de la facture doit vous permettre de vous rappeler les impayés

  • Déterminer un délai de paiement

Lorsque vous délivrez votre facture, il faut signifier déjà dans la facture de façon claire et précise la date à laquelle elle sera payée par le client. Autrement dit, vous devez préciser la date d’échéance afin que le client en soit informé. Cela s’applique surtout dans le cas où votre client ne dispose pas des moyens de régler toute la facture surplace mais préférerais vous payer après un certain temps.

Avant Kudizy, vous auriez été obligé soit de définir un rappel, soit l’écrire dans votre bloc-notes soit, le garder en tête soit l’oublié. Mais avec Kudizy, cette tâche est automatisée. Tout ce que vous aurez à faire est de préciser lors de la création des factures un délai de paiement et l’application vous rappelle automatiquement lorsque ce délai est dépassé.

  • Relancer automatiquement les clients

L’avantage de déterminer un délai de paiement sera de vous permettre de savoir quels sont vos clients qui vous doivent et la date à laquelle vous rentrerez en possession de votre argent. Vous pourrez ainsi facilement relancer automatiquement vos clients à l’expiration du délai afin de leur rappeler qu’ils doivent payer leurs dettes.

  • Recevoir à temps vos dettes

Le fait de déterminer un délai de paiement et de pouvoir relancer vos clients qui ne vous ont pas payé dès que le délai expire vous permet de pouvoir être payé à temps.

5. Pouvoir comptabiliser automatiquement vos recettes

Pour une bonne facturation, vous avez également besoin de relier votre facturation à votre comptabilité. Ceci est utile non seulement parce que la comptabilité et la facturation sont liées, mais également parce que cela vous évite de devoir procéder vous-même au calcul de vos recettes issues de vos factures avant de l’ajouter.

Un logiciel de facturation comme Kudizy vous permet de calculer automatiquement et d’insérer dans votre comptabilité les différents résultats issus de vos factures. Il vous permet d’ajouter par exemple les factures que vous aurez marquées comme payées à vos ventes en ce qui concerne le produit en question et procédera automatiquement aux calculs nécessaires.

6. Pouvoir tirer des conclusions de l’issu de vos factures pour des décisions futures

  • Connaître vos meilleurs clients qui payent vite

Grâce à l’instauration d’un système de facturation efficace et précis, vous pouvez connaître vos clients qui payent le plus souvent très vite leurs factures. Vous pourrez sur cette base décider de leur vendre beaucoup de produits s’ils en ont besoin sans avoir peur quant au recouvrement de vos dettes.

  • Connaître les produits les plus vendus

L’avantage d’une bonne facturation est que ceci vous permettra de déterminer les produits que vous vendez le plus. Vous pourrez par exemple décider sur cette base de plus vous approvisionner dans ce produit là qu’un autre produit que vous n’arrivez pas souvent à vite écouler.

Voilà en gros les  éléments à respecter pour être sûr que vous avez délivré une bonne facture. Kudizy vous permet de délivrer en seulement clics vos factures à tout moment et en tout lieu. Il vous permet de gérer plus facilement et rapidement tout le processus de facturation ainsi que le suivi des factures que vous délivrez.

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Pourquoi devez-vous tenir une comptabilité rigoureuse?

En tant qu’entrepreneur, il est important de toujours tenir à jour votre comptabilité de façon régulière. Beaucoup de chefs d’entreprises considèrent encore la comptabilité comme le moyen par lequel ils peuvent déterminer le bénéfice qu’ils ont réalisé sur une période donnée. En réalité, la comptabilité représente beaucoup plus que cela. Il s’agit d’un outil très important qui vous sera d’une véritable aide pour la bonne marche des activités de votre entreprise. Dans cet article, nous vous exposerons quelques avantages de la tenue régulière d’une comptabilité pour la réussite de votre projet d’entreprise. 

1. La tenue rigoureuse de votre comptabilité vous permet d’avoir les informations financières liées à votre activité

La comptabilité constitue un outil important qui vous renseigne sur l’évolution des activités de votre entreprise. En effet, elle vous donne une image globale et fiable de la situation financière de votre entreprise : votre chiffre d’affaires, vos dépenses effectuées, les ventes enregistrées etc… En d’autres termes, il s’agit du moyen par lequel vous pouvez suivre au quotidien les différentes entrées et sorties d’argent qui se produisent au sein de votre entreprise. C’est aussi un outil très important pour procéder à la déclaration des impôts et passer une saison des impôts tranquille.

Par ailleurs, vous avez également la possibilité avec les données issues de votre comptabilité de calculer les différents coûts que vous avez mis à contribution dans les divers secteurs de votre activité. Ceci revêt toute son importance car ces informations vous permettent entre autres de déterminer les secteurs les plus rentables de votre entreprise et les moins rentables afin de prendre des décisions. 

2. La tenue régulière de votre comptabilité vous permet de prendre de meilleures décisions

La comptabilité vous donne toutes les informations nécessaires sur l’évolution financière de votre entreprise. Elle constitue ainsi un outil de base sur lequel vous pourrez vous appuyer pour améliorer votre stratégie. En réalité, elle vous permet de prendre des décisions en temps réel en vous basant sur des données tangibles. Si vous êtes un commerçant par exemple, la comptabilité peut vous permettre de déterminer les produits qui n’ont pas vraiment eu du succès auprès de vos clients. Cette information précieuse vous permet de prévoir autrement les prévisions en ce qui concerne le produit en question. Ainsi, les données que vous donne la comptabilité, vous permettent d’opérer des changements pour améliorer vos rendements futurs.

3. Les résultats issus de votre comptabilité vous aident à préparer l’avenir de votre entreprise

Pouvoir planifier l’avenir de votre entreprise est sans doute l’un des bénéfices incontestables de la tenue régulière d’une comptabilité. En effet, la comptabilité vous permet de préparer les budgets à venir de votre entreprise en vous comparant les chiffres que vous aviez par exemple projetés pour l’année écoulée avec les résultats qui ont été réalisés à la fin de la période.

Les rapports comptables de vos derniers mois vous permettent d’analyser et de planifier les prochains mois à venir. Vous pourrez définir avec précision le capital qui vous sera nécessaire sur une période donnée. Il vous sera alors plus facile de choisir d’investir dans tel domaine plutôt que tel autre domaine. Ceci permettra à votre entreprise de rester toujours compétitive et durable.

Voilà quelques uns des nombreux avantages que vous offre la tenue d’une comptabilité au sein de votre entreprise. Pour cela il convient de prendre en main dès maintenant votre gestion comptable afin de bénéficier de ses nombreux avantages. 

Si vous souhaitez prendre en main votre comptabilité dès aujourd’hui, la façon la plus simple de vous y prendre en tant qu’entrepreneur est d’utiliser une application de gestion financière simple d’utilisation adaptée à vos besoins. Que ce soit votre facturation, la gestion de votre stock, de vos ventes ou encore de vos dépense, vous pouvez effectuer chacune de ces taches avec Kudizy. Créez dès maintenant votre compte sur l’application Kudizy et profitez de 14 jours gratuits.

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Pourquoi séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise ?

Si vous avez l’habitude de mélanger les dépenses de votre entreprise avec vos dépenses personnelles arrêtez maintenant ! En effet, cette pratique peut parfois sembler vous rendre certaines tâches plus faciles à réaliser.

Cependant, vous pourriez rencontrer de nombreuses difficultés lorsque vous procédez de cette façon. Ces difficultés peuvent impacter non seulement votre entreprise, mais aussi vos biens personnels. Dans cet article, nous vous expliquerons les différents risques auxquels vous vous exposez avec cette pratique et comment vous pouvez apprendre à séparer dès maintenant vos finances personnelles de celles de votre entreprise.

1. Quelques difficultés auxquelles vous pourriez faire face.

  • La difficulté d’évaluer la santé financière de votre entreprise

Il est beaucoup plus difficile d’évaluer la santé financière de votre entreprise en un coup d’œil lorsque vous mélangez vos finances personnelles avec celles de votre entreprise. Peu importe la façon dont vous vous organisez, il vous sera compliqué de déterminer par exemple de façon exacte combien vous dépensez pour le compte votre entreprise sur une période donnée. Cette information est pourtant précieuse pour vous permettre de savoir le profit que vous avez réalisé et aussi pour prendre des décisions importantes pour votre entreprise. 

  • La difficulté de passer plus sereinement la période des impôts

Pour passer de façon plus sereine la période des impôts et faire la déclaration de vos revenus, vous avez besoin de conserver vos reçus et faire le suivi des diverses dépenses que vous avez effectuées. Si les finances de votre entreprise ne sont pas mêlées à vos finances personnelles, vos dépenses sont déjà à moitié organisées, ce qui signifie que vous ne perdrez pas de temps à chercher un achat de fournitures de bureau parmi vos achats à l’épicerie et vos paiements de loyer.

  • Le risque de perdre vos biens personnels

Supposez un instant que vous mélangez quotidiennement vos finances personnelles et professionnelles. Lorsque vous aurez par exemple des problèmes avec un client qui poursuit votre entreprise, vu que les biens de votre entreprise sont liés à vos biens personnels, en en cas de saisie par exemple, vous pourriez perdre non seulement les biens de votre entreprise mais également vos biens commerciaux et personnels ( maison, parcelles etc…). Cependant, si vous gardez vos finances séparées, le client poursuivrait uniquement votre entreprise et vos biens personnels seraient ainsi protégés.

C’est également le cas lorsque vous n’arrivez pas par exemple à régler vos dettes envers vos prêteurs et créanciers. Si votre entreprise n’a pas les moyens de payer les dettes que vous avez contractées dans le cadre de vos activités, vos biens personnels peuvent être en danger.

2. Quelques astuces pour séparer de façon efficace les finances de votre entreprise de vos finances personnelles

  • Optez pour des comptes séparés

Séparer vos différents comptes constitue une première alternative au problème de la séparation des finances. En effet, en gardant séparés les comptes de votre entreprise de votre compte personnel, vous pourrez éviter plusieurs problèmes. Vous pourrez par exemple effectuer plus facilement la déclaration de vos revenus. Vous pourrez également mettre à l’abris vos biens personnels en cas de contentieux avec un client, fournisseur ou créancier. Même si vous vous lancez corps et âme dans votre entreprise, veillez à séparer vos finances personnelles et professionnels. Cela vous aidera à vous protéger lorsque votre entreprise traverse une période difficile.

  • Établissez un budget prévisionnel

L’élaboration d’un budget prévisionnel pour votre entreprise constitue également un autre moyen afin de palier au problème des comptes liés. En effet, il serait intéressant que vous élaborez un budget pour prévoir les diverses dépenses que vous effectuerez pour les activités de votre entreprise. Pour en savoir plus sur le budget prévisionnel et comment l’élaborer lisez notre article sur le sujet ici. Grâce au budget prévisionnel, vous pourrez déterminer de façon précise ce que vous comptez investir dans votre entreprise. Ceci vous permettra plus tard de déterminer facilement vos revenus et vos profits.

  • Utilisez un logiciel de gestion financière

La dernière solution que nous vous proposons est celle du choix d’un logiciel de gestion financière pour votre entreprise. La nature humaine est telle que nous sommes susceptibles de commettre des erreurs, d’oublier certaines choses, etc…

Pour éviter de mélanger vos finances personnelles avec les finances de votre entreprise, un logiciel de gestion financière vous sera d’une véritable utilité. Il vous permettra de gérer les différents aspects de votre entreprise à partir d’une plateforme simple à laquelle vous pourrez accéder n’importe quand et en tout lieu. Ceci vous permet par exemple de retracer automatiquement toutes les dépenses et ventes de votre entreprise. Vous aurez de ce fait plus de facilités à déterminer votre profit et évaluer la rentabilité de vos activités.

Kudizy est une application de gestion financière adaptée aux entrepreneurs africains. Il intègre les fonctionnalités telles que la facturation, la gestion du stock, la gestion des dépenses et ventes etc.. Si vous êtes prêt à rénover votre gestion financière, créez dès maintenant un compte pour votre entreprise sur Kudizy

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Qu’est-ce qu’une facture ou une pro forma ?

Pour vos opérations commerciales, vous délivrez plusieurs documents à vos clients. Selon le cas, il s’agit généralement d’une facture classique ou d’une facture pro forma. En effet, bien qu’elles se ressemblent sur de nombreux points, il y a bel et bien certaines différences entre ces deux types de factures. Il est alors primordial de distinguer ces documents afin de savoir lequel délivrer à vos clients selon les circonstances. 

Qu’est ce qu’une facture ?

Une facture est un document comptable qui découle d’une action commerciale. Elle atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est avant tout, un document qui mentionne le mot « facture ». Une facture représente également une légitimité auprès de la justice lorsque les mentions légales et obligatoires y sont présentes.

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document commercial non obligatoire qui s’apparente à un devis avec le formalisme d’une facture. Elle indique le prix, la description des produits ou du service, et s’accompagne souvent des conditions générales de ventes. Il y est clairement indiqué que c’est une facture pro forma et il n’y a pas de numéro de facture.

Elle n’a cependant pas de valeur juridique, ni de valeur comptable. Ainsi, elle peut être remise en cause lors des négociations et c’est uniquement lorsque le client confirme son achat que le fournisseur pourra convertir la facture pro forma en facture définitive. Elle n’est fournie qu’à titre indicatif, “pour la forme” de son terme originel hérité du latin, et ne remplace en aucun cas une facture.

Quand utiliser une facture ou une pro forma ?

La facture définitive est généralement utilisée :

  • Pour les ventes de biens et de marchandises, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la vente est réalisée. …
  • Pour les prestations de services, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la prestation de service est terminée.

La facture proforma quant à elle est utilisée :

  • Lorsque des biens doivent être transmis sans exigence de paiement
  • Dans le cadre de l’acquisition d’un bien d’équipement, d’un projet de construction ou de rénovation significatif (la facture pro forma peut être utilisée par le futur acheteur pour obtenir un crédit auprès d’une banque ou bien une proposition de contrat d’assurance)
  • Pour des transactions internationales (elle permet la délivrance d’une autorisation de douane).

Délivrez facilement vos factures et vos pro formas à vos clients avec Kudizy

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Afin de vous aider à pouvoir facilement facturer vos clients, Kudizy vous offre son logiciel de facturation en ligne. Il vous propose une application adaptée à vos besoins d’entrepreneur africain. Kudizy remplit parfaitement les critères en vigueur quant aux mentions devant figurer sur les factures et vous permet de délivrer vos factures et vos pro formas avec une simplicité sans précédent.

En essayant gratuitement dès aujourd’hui, vous pouvez créer et envoyer des factures (ainsi que des pro formas) par mail à vos clients, ou en les imprimant tout simplement depuis n’importe où en seulement quelques clics.

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5 outils pour rendre votre entreprise plus professionnelle dès ses débuts

Vous venez de lancer votre entreprise ? Toutes nos félicitations ! Cependant, pour mener à bien votre boite afin de décoller très vite vers la réussite dont vous rêvez, vous devez vous préparer en conséquence. A cet effet, vous devez vous équiper des outils nécessaires qui vous aideront dans les différents aspects de votre business. Qu’il s’agisse de la gestion de vos ventes de produits/services, de votre présence en ligne ou encore de vos tâches quotidiennes pour une meilleure organisation, ces outils vous seront d’une réelle importance peu importe votre secteur d’activité. 

Après avoir fait le tour des nombreux outils existants et adaptés aux entrepreneurs africains, nous vous avons compilé les 5 meilleurs outils dont vous aurez besoin pour booster vos activités.

1. Pour la création de l’image de votre marque

La communication visuelle ( logo, infographies, images de votre produit etc..) vous permet d’exposer vos produits aux yeux du monde entier. Vous pourrez par ce biais vous affirmer et acquérir de nombreux clients. Il est donc primordial pour vous de disposer d’une image de marque qui vous différencie totalement de vos concurrents. Il existe évidemment plusieurs outils pouvant vous permettre d’atteindre cet objectif. Nous avons opté pour un outil assez simple dont l’utilisation ne requiert pas des notions en graphisme. Il s’agit du l’application Canva.

Canva est un application de conception graphique qui vous permet de créer une identité visuelle pour votre entreprise. Vous pouvez réaliser des graphiques pour vos réseaux sociaux ou encore concevoir votre propre logo. Il vous offre la possibilité de réaliser des affiches pour présenter vos produits ou services, notifier vos événements etc. En gros, vous pourrez l’utiliser pour tout type de communication que vous souhaitez faire. Pour encore plus vous faciliter la tâche, Canva vous propose des modèles préconçus de qualité. Il vous reviendra juste de choisir le modèle qui vous convient et ensuite le remodeler à votre convenance.

2. Pour optimiser votre gestion financière

La gestion financière est un aspect capital pour la croissance de votre business. En effet, depuis l’instant où vous obtenez vos premiers clients, vous vous retrouverez confronter à des question du type: comment facturer rapidement mes clients pour mes ventes ou mes prestations de services? Comment gérer les depenses de mon entreprise pour ne pas gaspiller de l’argent précieux pour ma croissance? Comment gérer mon stock de produit ou encore mes clients?

Kudizy répond à chacune de ces questions de la plus belle des manière en mettant à la disposition de votre PME, l’application parfaite pour gérer vos finances en tant qu’entreprneur afin d’avoir l’air très professionel meme si vous n’êtes qu’à vos débuts.

Kudizy intègre parfaitement les fonctionnalités telles que la facturation, la gestion de vos dépenses, la gestion de votre stock etc. Cette application vous simplifie la tâche et vous permet de gérer l’aspect financier de vos affaires en tout moment et depuis n’importe où dans le monde. Vous avez également la possibilité d’inviter les membres de votre équipe (vos associés ou employés par exemple à collaborer avec vous sur la plateforme afin de rendre plus dynamique le travail. Kudizy vous offre 2 semaines gratuites pendant lesquelles vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de l’application.

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3. Pour assurer votre présence en ligne

Avoir un site internet est capitale pour votre présence en ligne. Non seulement, il rend votre entreprise plus professionnelle, mais en plus si vous le couplez avec la production de contenus à travers votre blog, vous pouvez rendre votre marketing beaucoup plus efficace pour attirer de nouveaux clients. C’est excatement ce que Botamp vous permet de faire sans aucune complexité. Botamp a été concu spécialement pour vous permettre de créer votre site professionnel en moins de 3 minutes. Vous pourrez facilement gérer votre site vous-même, même si vous avez zéro connaissances en développement web.

Pour la diffusion de vos contenus sur vos réseaux sociaux, Buffer saura répondre à vos besoins. Cet outil vous permet de gagner du temps en diffusant les contenus de tous vos médias sociaux d’un même endroit. C’est un moyen simple pour planifier vos posts et traquer leurs performances que ce soit sur Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest et LinkedIn. Avec Buffer, plus besoin de se connecter à plusieurs comptes sociaux. Il vous suffit d’ajouter vos contenus à votre Buffer et de choisir quand et sur quel canal il sera publié.

4. Pour gérer vos tâches et vos projets

La gestion de vos différents projets et tâches vous permet d’optimiser votre productivité. Une bonne gestion de vos tâches vous permet d’aller plus vite dans vos activités et de gagner du temps. Par ailleurs, vous pourrez également vite remonter à la source d’éventuels problèmes au cas ou ils surviendraient.

Trello est un outil de gestion de projet qui se charge d’organiser vos tâches avec votre équipe. Il vous permet de créer et de partager avec votre équipe des tableaux dans lesquels vous ajoutez les tâches à faire pour le compte de votre projet. Vous pouvez attribuer une tâche précise à chacun de vos collaborateurs. Trello s’intègre parfaitement avec d’autres applications (Dropbox, Google Drive, Slack, etc.) et est totalement gratuit. 

5. Pour communiquer avec vos clients

Les newsletters sont un outil efficace de marketing mais peuvent rapidement vous prendre beaucoup de temps. Si vous commencez votre projet avec des ressources financières limitées, Mailchimp sera à coup sûr votre allié pour envoyer des emails/newsletters à des prospects et clients. Il est simple d’utilisation, rapide, efficace et gratuit pour toutes vos campagnes emailing dans la limite de 2.000 inscrits. Aussi, Mailchimp vous fournit à la fin de chaque campagne un rapport détaillé (fréquence d’ouverture des e-mails, nombre de clics) qui pourra vous inspirer pour améliorer votre communication.

En définitive, il faut noter que votre entreprise ne saura véritablement prospérer que si vous vous donnez les moyens de booster vos activités. Ces outils sauront à coup sûr vous aider dans les différents aspects importants de votre business. Ainsi, vous devez dès maintenant vous doter de ces différents outils afin de profiter de leur apport au lancement de votre entreprise.

Kudizy, dispose de juste ce qu’il vous faut pour la gestion financière de votre startup. Il devient alors très facile pour votre entreprise de rester professionnelle dès ses débuts tout en gagnant de l’argent rapidement et en dépensant juste dans ce qu’il faut pour une croissance optimiser.

Gérez sereinement dès aujourd’hui votre facturation, votre stock, vos clients, et vos fournisseurs et suivez vos dépenses et recettes pour prendre des décisions informées grâce aux des indicateurs de performance en temps réel.

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

Ces 4 conseils rendront la gestion des dépenses de votre entreprise 95% plus efficace

La gestion des dépenses est une tâche cruciale pour la réussite d’une PME. Parce que dans les 3 premières années de la vie de votre entreprise pendant que vous vous investissez pour découvrir la bonne stratégie de rentabilité, la maitrise de vos sorties d’argent est ce qui vous permettra de survivre. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir 4 techniques qui vous aideront à ne pas dépenser l’argent qui vous sera indispensable dans un futur proche pour croitre votre entreprise.

1. Prévoir vos dépenses

Il est important que vous ayez une idée du montant à prévoir au niveau de chaque secteur d’activité afin d’éviter de faire des dépenses exagérées et inutiles. En effet, vous avez plus de chance de faire ce genre de dépenses lorsque vous ne les prévoyez pas à l’avance. Pour éviter ceci, l’élaboration d’un budget prévisionnel vous sera d’une grande utilité à cet effet. C’est un document qui recense les diverses dépenses ainsi que les charges de votre entreprise. Vous pourrez les classer suivant des catégories données et leur attribuer un montant prévisionnel. 

Dans une première catégorie, vous pouvez classer les dépenses fixes de votre entreprise. Il s’agit des dépenses que vous effectuez à des dates plus ou moins régulières. Elles ne tiennent pas compte des variations de votre chiffre d’affaires. Comme exemples, on peut citer les dépenses liées à l’assurance, au téléphone, aux divers abonnements, aux frais de déplacement et d’hébergement, à l’eau et à l’électricité, aux salaires du personnel, etc. Il vous revient alors de recenser toutes ces dépenses et d’attribuer à chacune d’elles les montants que vous prévoyez sur une période donnée. Vous pourrez vous baser sur les montants que vous avez l’habitude de décaisser pour ces dépenses. 

Dans une seconde catégorie, vous pouvez classer les autres dépenses qui peuvent varier d’un moment à un autre en fonction de votre productivité. Elles sont généralement liées à la production, aux achats de marchandises et de matières, aux coûts de livraison etc… C’est pour cette raison qu’il est important d’établir une liste de ces dépenses. Vous pourrez ensuite déterminer le montant à allouer à chacune de ces dépenses. Toutefois, le budget est purement prévisionnel et donc il serait opportun de prévoir une marge pour chaque catégorie de dépenses. Ceci pourra servir pour les dépenses imprévues au cas où elles surviendraient.

Si vous souhaitez mieux apprendre sur ce que c’est qu’un budget prévisionnel et comment en établir un, nous en avons parlé en détails dans cet article: comment établir un bon budget prévisionnel

2. Avoir une trace de toutes vos dépenses

Lorsque vous avez prévu les dépenses à effectuer sur une période donnée, il vous faut contrôler l’exécution de ces dépenses. Pour cela, il est important d’enregistrer toutes les sorties d’argent que vous effectuez. Pour enregistrer une dépense, vous devez faire figurer dans votre outil de gestion certains éléments précis. Il s’agit des éléments comme la description de l’opération, le montant de la dépense, le fournisseur, les moyens de paiement etc… Il est utile que vous enregistrez au jour le jour et par ordre chronologique toutes vos dépenses.

Cependant, pour enregistrer les dépenses, beaucoup d’entrepreneurs utilisent des méthodes classiques comme Word, Excel ou un petit carnet de notes. Ces outils exposent à des erreurs ou à l’oubli de reporter certaines dépenses que vous avez effectuées pendant une période donnée. C’est pour cette raison qu’il est utile de faire recours à des applications de gestion financière en ligne adaptées pour la réalisation de cette tâche. Kudizy vous permet d’enregistrer au fur et à mesure chaque dépense de votre entreprise grâce à son application en ligne. Qu’il s’agisse de vos dépenses quotidiennes (déplacements, achats etc.) ou vos dépenses récurrentes (loyer, salaire etc.), vous pouvez toutes les enregistrer directement dans votre compte sur Kudizy en 1 clic. Vous avez également la possibilité d’attribuer ce rôle à l’un de vos collaborateurs (assistant, comptable, commercial etc.) qui se chargera d’enregistrer vos dépenses de façon régulière.

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Sachez exactement les choses qui vous font le plus dépenser pour optimiser vos sorties.

3. Disposer des preuves de vos dépenses

Pour avoir une idée des sorties d’argent que vous effectuez, il vous faut disposer des preuves de chacune de vos dépenses. Ces preuves sont entre autres les reçus, les factures de chaque dépense. Les informations pour remplir vos registres figurent généralement sur les reçus et factures.

Pour cela vous devez classer ces reçus par ordre chronologique et les conserver en lieu sûr. Ces dispositions vous permettent de pouvoir justifier et de visualiser concrètement chaque opération. Il faut noter que la conservation des factures et reçus de vos dépenses vous permettra de réaliser votre bilan comptable.

4. Gérer vos dépenses de manière efficace

La capacité de faire beaucoup de réalisations avec le minimum de ressources est véritable un atout pour tout entrepreneur. C’est pour cette raison qu’il est important que vous preniez en compte les points suivants :

  • Ne faire que les dépenses utiles

Vous avez certainement parmi vos dépenses à effectuer, certaines qu’on peut qualifier de principales et d’autres dépenses accessoires. Lorsque vous êtes vendeur par exemple, vos dépenses principales peuvent concerner l’achat des marchandises qui vous feront gagner des bénéfices. L’approvisionnement en matières premières par exemple est donc une dépense utile pour votre entreprise de vente. 

  • Effectuer les dépenses prioritaires 

Il s’agit de décider quelle dépense effectuer en premier. Vous devez juger de l’importance, de l’urgence de l’objet de la dépense avant de procéder à une sortie d’argent. Chaque dépense doit être effectuée compte tenu de son urgence. Il faudra alors effectuer les dépenses prioritaires avant de songer aux autres dépenses. Ces dernières sont certainement utiles mais compte tenu de l’urgence, peuvent attendre. Toutefois, ceci n’exclut pas le fait que certaines dépenses peuvent être anticipées pour diverses raisons. 

En définitive, pour gérer efficacement vos dépenses, vous devez être en mesure de les prévoir à l’avance. Ceci vous évitera d’opérer des dépenses que vous ne devriez pas effectuer. Ensuite, vous devez prendre le soin d’enregistrer au fur et à mesure les dépenses effectuées pour éviter les casse-têtes lors de votre comptabilité hebdomadaire. Enfin, il est important d’avoir une trace de toutes les dépenses de votre entreprise.

Avec Kudizy, vous pourrez enregistrer toutes vos dépenses en ligne où que vous soyez dans le monde en tout temps. Si vous ne souhaitez pas effectuer cette tâche vous-même, vous pouvez la confier à un membre de votre équipe en l’invitant à collaborer avec vous sur Kudizy. En plus de la gestion de vos dépenses, Kudizy vous offre la possibilité de créer et d’envoyer des factures, gérer votre stock ainsi que beaucoup d’autres taches en rapport avec la gestion financière.

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