Author: Agbozo Gildas

Dans la gestion quotidienne de votre entreprise, vous délivrez certainement des factures à vos clients. Mais est-ce que vous vous êtes déjà posé la question de savoir si vous délivrez de bonnes factures, conformes aux règles en la matière qui augment vos revenus ? Pour être sûr de délivrer une bonne facture qui accélère vos paiements, vous devez vous assurer d’avoir pris en compte plusieurs éléments précis. Dans cet article, vous découvrirez les éléments vous permettant de faire une bonne facture.

Qu’est-ce qu’une bonne facture ?

Plusieurs éléments concourent à l’élaboration d’une bonne facture. Il s’agit entre autres de la délivrance de la facture à temps, du respect des mentions obligatoires, de la possibilité de se rappeler les impayés, de la comptabilisation automatique des recettes dans la comptabilité ainsi que la possibilité d’utiliser la facture pour prendre des décisions futures. Une bonne facture doit prendre en compte tous ces éléments.

1. La facture doit être délivrée à temps

Lorsque vous devez délivrer une facture à un client, il est recommandé de le faire immédiatement après la livraison ou la prestation de service. Ceci vous permettra d’être payé plus rapidement. Aussi, si vous délivrez la facture trop tard, vous risquez du point de vue de la législation une sanction administrative ou fiscale. Il est donc important de vite procéder à la facturation de vos usagers.

2. La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires

Selon le statut de votre entreprise, il peut y avoir des mentions spécifiques à indiquer sur la facture.  Néanmoins, il existe des mentions obligatoires à indiquer pour faire une bonne facture et ce, quelque soit votre statut juridique.

• la mention ‘’FACTURE’’ doit figurer sur votre facture
• le numéro de la facture
• la date d’émission de la facture, (ou la date à laquelle vous émettez la facture
• le nom ou la dénomination sociale de votre structure, 
• le nom et les coordonnées du client 
• le numéro d’identification à la TVA du client s’il s’agit d’un professionnel,
• le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire,
• la somme globale à payer hors taxe (HT),
• les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC)

Beaucoup de choses auxquelles vous devez penser et avoir pour émettre une simple facture n’est-ce pas ? Et si vous deviez en émettre plusieurs chaque jour ? Bien, rassurez-vous car il existe un moyen simple de créer et d’émettre de bonnes factures, conformes aux lois sans avoir à connaître par cœur chacun de ces éléments indispensables pour créer. C’est simplement en utilisant une application de création de facture comme Kudizy. C’est très simple et rapide d’utilisation et ça marche.

3. Établir vos factures en un nombre d’exemplaires donné

Une facture doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le client et un exemplaire que vous devez obligatoirement conserver. L’objectif est de pouvoir justifier à tout moment de cette opération. Avec Kudizy, vous avez la possibilité de sauvegarder vos factures dans le cloud autant de temps que possible.

4. Le processus d’élaboration de la facture doit vous permettre de vous rappeler les impayés

• Déterminer un délai de paiement

Lorsque vous délivrez votre facture, il faut signifier déjà dans la facture de façon claire et précise la date à laquelle elle sera payée par le client. Autrement dit, vous devez préciser la date d’échéance afin que le client en soit informé. Cela s’applique surtout dans le cas où votre client ne dispose pas des moyens de régler toute la facture surplace mais préférerais vous payer après un certain temps.

Avant Kudizy, vous auriez été obligé soit de définir un rappel, soit l’écrire dans votre bloc-notes soit, le garder en tête soit l’oublié. Mais avec Kudizy, cette tâche est automatisée. Tout ce que vous aurez à faire est de préciser lors de la création des factures un délai de paiement et l’application vous rappelle automatiquement lorsque ce délai est dépassé.

• Relancer automatiquement les clients

L’avantage de déterminer un délai de paiement sera de vous permettre de savoir quels sont vos clients qui vous doivent et la date à laquelle vous rentrerez en possession de votre argent. Vous pourrez ainsi facilement relancer automatiquement vos clients à l’expiration du délai afin de leur rappeler qu’ils doivent payer leurs dettes.

• Recevoir à temps vos dettes

Le fait de déterminer un délai de paiement et de pouvoir relancer vos clients qui ne vous ont pas payé dès que le délai expire vous permet de pouvoir être payé à temps.

5. Pouvoir comptabiliser automatiquement vos recettes

Pour une bonne facturation, vous avez également besoin de relier votre facturation à votre comptabilité. Ceci est utile non seulement parce que la comptabilité et la facturation sont liées, mais également parce que cela vous évite de devoir procéder vous-même au calcul de vos recettes issues de vos factures avant de l’ajouter.

Un logiciel de facturation comme Kudizy vous permet de calculer automatiquement et d’insérer dans votre comptabilité les différents résultats issus de vos factures. Il vous permet d’ajouter par exemple les factures que vous aurez marquées comme payées à vos ventes en ce qui concerne le produit en question et procédera automatiquement aux calculs nécessaires.

6. Pouvoir tirer des conclusions de l’issu de vos factures pour des décisions futures

• Connaître vos meilleurs clients qui payent vite

Grâce à l’instauration d’un système de facturation efficace et précis, vous pouvez connaître vos clients qui payent le plus souvent très vite leurs factures. Vous pourrez sur cette base décider de leur vendre beaucoup de produits s’ils en ont besoin sans avoir peur quant au recouvrement de vos dettes.

• Connaître les produits les plus vendus

L’avantage d’une bonne facturation est que ceci vous permettra de déterminer les produits que vous vendez le plus. Vous pourrez par exemple décider sur cette base de plus vous approvisionner dans ce produit là qu’un autre produit que vous n’arrivez pas souvent à vite écouler.

Voilà en gros les  éléments à respecter pour être sûr que vous avez délivré une bonne facture. Kudizy vous permet de délivrer en seulement clics vos factures à tout moment et en tout lieu. Il vous permet de gérer plus facilement et rapidement tout le processus de facturation ainsi que le suivi des factures que vous délivrez.

Si vous avez l’habitude de mélanger les dépenses de votre entreprise avec vos dépenses personnelles arrêtez maintenant ! En effet, cette pratique peut parfois sembler vous rendre certaines tâches plus faciles à réaliser.

Cependant, vous pourriez rencontrer de nombreuses difficultés lorsque vous procédez de cette façon. Ces difficultés peuvent impacter non seulement votre entreprise, mais aussi vos biens personnels. Dans cet article, nous vous expliquerons les différents risques auxquels vous vous exposez avec cette pratique et comment vous pouvez apprendre à séparer dès maintenant vos finances personnelles de celles de votre entreprise.

1. Quelques difficultés auxquelles vous pourriez faire face.

• La difficulté d’évaluer la santé financière de votre entreprise

Il est beaucoup plus difficile d’évaluer la santé financière de votre entreprise en un coup d’œil lorsque vous mélangez vos finances personnelles avec celles de votre entreprise. Peu importe la façon dont vous vous organisez, il vous sera compliqué de déterminer par exemple de façon exacte combien vous dépensez pour le compte votre entreprise sur une période donnée. Cette information est pourtant précieuse pour vous permettre de savoir le profit que vous avez réalisé et aussi pour prendre des décisions importantes pour votre entreprise. 

• La difficulté de passer plus sereinement la période des impôts

Pour passer de façon plus sereine la période des impôts et faire la déclaration de vos revenus, vous avez besoin de conserver vos reçus et faire le suivi des diverses dépenses que vous avez effectuées. Si les finances de votre entreprise ne sont pas mêlées à vos finances personnelles, vos dépenses sont déjà à moitié organisées, ce qui signifie que vous ne perdrez pas de temps à chercher un achat de fournitures de bureau parmi vos achats à l’épicerie et vos paiements de loyer.

• Le risque de perdre vos biens personnels

Supposez un instant que vous mélangez quotidiennement vos finances personnelles et professionnelles. Lorsque vous aurez par exemple des problèmes avec un client qui poursuit votre entreprise, vu que les biens de votre entreprise sont liés à vos biens personnels, en en cas de saisie par exemple, vous pourriez perdre non seulement les biens de votre entreprise mais également vos biens commerciaux et personnels ( maison, parcelles etc…). Cependant, si vous gardez vos finances séparées, le client poursuivrait uniquement votre entreprise et vos biens personnels seraient ainsi protégés.

C’est également le cas lorsque vous n’arrivez pas par exemple à régler vos dettes envers vos prêteurs et créanciers. Si votre entreprise n’a pas les moyens de payer les dettes que vous avez contractées dans le cadre de vos activités, vos biens personnels peuvent être en danger.

2. Quelques astuces pour séparer de façon efficace les finances de votre entreprise de vos finances personnelles

• Optez pour des comptes séparés

Séparer vos différents comptes constitue une première alternative au problème de la séparation des finances. En effet, en gardant séparés les comptes de votre entreprise de votre compte personnel, vous pourrez éviter plusieurs problèmes. Vous pourrez par exemple effectuer plus facilement la déclaration de vos revenus. Vous pourrez également mettre à l’abris vos biens personnels en cas de contentieux avec un client, fournisseur ou créancier. Même si vous vous lancez corps et âme dans votre entreprise, veillez à séparer vos finances personnelles et professionnels. Cela vous aidera à vous protéger lorsque votre entreprise traverse une période difficile.

• Établissez un budget prévisionnel

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L’élaboration d’un budget prévisionnel pour votre entreprise constitue également un autre moyen afin de palier au problème des comptes liés. En effet, il serait intéressant que vous élaborez un budget pour prévoir les diverses dépenses que vous effectuerez pour les activités de votre entreprise. Pour en savoir plus sur le budget prévisionnel et comment l’élaborer lisez notre article sur le sujet ici. Grâce au budget prévisionnel, vous pourrez déterminer de façon précise ce que vous comptez investir dans votre entreprise. Ceci vous permettra plus tard de déterminer facilement vos revenus et vos profits.

• Utilisez un logiciel de gestion financière

La dernière solution que nous vous proposons est celle du choix d’un logiciel de gestion financière pour votre entreprise. La nature humaine est telle que nous sommes susceptibles de commettre des erreurs, d’oublier certaines choses, etc…

Pour éviter de mélanger vos finances personnelles avec les finances de votre entreprise, un logiciel de gestion financière vous sera d’une véritable utilité. Il vous permettra de gérer les différents aspects de votre entreprise à partir d’une plateforme simple à laquelle vous pourrez accéder n’importe quand et en tout lieu. Ceci vous permet par exemple de retracer automatiquement toutes les dépenses et ventes de votre entreprise. Vous aurez de ce fait plus de facilités à déterminer votre profit et évaluer la rentabilité de vos activités.

Kudizy est une application de gestion financière adaptée aux entrepreneurs africains. Il intègre les fonctionnalités telles que la facturation, la gestion du stock, la gestion des dépenses et ventes etc.. Si vous êtes prêt à rénover votre gestion financière, créez dès maintenant un compte pour votre entreprise sur Kudizy

Pour vos opérations commerciales, vous délivrez plusieurs documents à vos clients. Selon le cas, il s’agit généralement d’une facture classique ou d’une facture pro forma. En effet, bien qu’elles se ressemblent sur de nombreux points, il y a bel et bien certaines différences entre ces deux types de factures. Il est alors primordial de distinguer ces documents afin de savoir lequel délivrer à vos clients selon les circonstances. 

Qu’est ce qu’une facture ?

Une facture est un document comptable qui découle d’une action commerciale. Elle atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est avant tout, un document qui mentionne le mot « facture ». Une facture représente également une légitimité auprès de la justice lorsque les mentions légales et obligatoires y sont présentes.

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document commercial non obligatoire qui s’apparente à un devis avec le formalisme d’une facture. Elle indique le prix, la description des produits ou du service, et s’accompagne souvent des conditions générales de ventes. Il y est clairement indiqué que c’est une facture pro forma et il n’y a pas de numéro de facture.

Elle n’a cependant pas de valeur juridique, ni de valeur comptable. Ainsi, elle peut être remise en cause lors des négociations et c’est uniquement lorsque le client confirme son achat que le fournisseur pourra convertir la facture pro forma en facture définitive. Elle n’est fournie qu’à titre indicatif, “pour la forme” de son terme originel hérité du latin, et ne remplace en aucun cas une facture.

Quand utiliser une facture ou une pro forma ?

La facture définitive est généralement utilisée :

• Pour les ventes de biens et de marchandises, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la vente est réalisée. …
• Pour les prestations de services, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la prestation de service est terminée.

La facture proforma quant à elle est utilisée :

• Lorsque des biens doivent être transmis sans exigence de paiement
• Dans le cadre de l’acquisition d’un bien d’équipement, d’un projet de construction ou de rénovation significatif (la facture pro forma peut être utilisée par le futur acheteur pour obtenir un crédit auprès d’une banque ou bien une proposition de contrat d’assurance)
• Pour des transactions internationales (elle permet la délivrance d’une autorisation de douane).

Délivrez facilement vos factures et vos pro formas à vos clients avec Kudizy

Afin de vous aider à pouvoir facilement facturer vos clients, Kudizy vous offre son logiciel de facturation en ligne. Il vous propose une application adaptée à vos besoins d’entrepreneur africain. Kudizy remplit parfaitement les critères en vigueur quant aux mentions devant figurer sur les factures et vous permet de délivrer vos factures et vos pro formas avec une simplicité sans précédent.

En essayant gratuitement dès aujourd’hui, vous pouvez créer et envoyer des factures (ainsi que des pro formas) par mail à vos clients, ou en les imprimant tout simplement depuis n’importe où en seulement quelques clics.