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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

4 conseils pour éviter la faillite en période de crise

Une crise est une période éprouvante durant laquelle toutes les ressources d’une entreprise sont mobilisées pour éviter une possible faillite. Peu importe sa nature, lorsque la crise survient, elle met à terre plusieurs entreprises, noyées par les difficultés financières. Pourtant, d’autres entreprises arrivent à mener normalement leurs activités, voire réadapter leurs affaires et se faire beaucoup plus de revenus. Plusieurs voies et moyens permettent à ces entreprises de résister face à la crise et de pallier à la faillite. Découvrez dans cet article, quatre conseils efficaces vous permettant de surmonter les crises survenant lors de l’exercice de vos activités. 

1. Élaborez de façon urgente un nouveau plan d’affaires

Le plan d’affaires ou business plan est un document par lequel sont décrites les différentes stratégies élaborées par l’entreprise. Ces stratégies concourent toutes à l’atteinte de ses objectifs. Le business plan présente également l’analyse de la situation du marché et toutes les actions à réaliser par l’entreprise. Ce document est sans doute très important pour la bonne marche de vos activités. 

De ce fait, l’élaboration d’un nouveau plan d’affaires conçu pour la circonstance révèle toute son utilité. En effet, le nouveau plan d’affaires vous permettra notamment de revoir votre stratégie et de réorganiser vos activités. Il vous aidera à mieux vous adapter à la situation de crise. En effet, vous pourrez déterminer si possible de nouvelles opportunités d’affaires ou encore de prévenir d’éventuels risques d’imprévus. 

Pour qu’il soit efficace, le nouveau plan d’affaires doit contenir des informations essentielles telles que:

  • les détails sur toutes les activités que vous menez au sein de votre entreprise. 
  • la description de la situation actuelle de l’entreprise. Il s’agira ici de retracer le niveau de stabilité de votre entreprise ainsi que sa phase de croissance.
  • la stratégie marketing. Elle prendra en compte les actions marketing qui vous serviront à promouvoir votre produit ou service. 
  • les prévisions concernant les ventes afin de mieux cerner les approvisionnements à faire en fonction de la crise. 

Il est important que vous élaborez un nouveau plan d’affaires le plus vite pour reprendre le contrôle de votre entreprise. A noter que les stratégies du business plan peuvent varier en fonction du type d’entreprise que vous dirigez. 

2. Renforcez la confiance des clients et des collaborateurs

Les clients sont ceux qui déterminent la réussite votre business. Ils ont le pouvoir de sauver votre entreprise même si elle se trouve au bord de la faillite. C’est pour cela qu’ils représentent la variable la plus importante de tout business. Vous devrez être en contact permanent avec vos clients afin de mettre vos clients au parfum de l’évolution des activités. Vous pourrez ainsi leur faire part des changements qui seraient survenus. 

Le but sera de miser davantage sur les points forts de votre entreprise, sur ses  produits phares. Cela vous permet de démontrer à vos clients combien ils sont importants à vos yeux. Il en va de même pour vos collaborateurs envers lesquels vous devez faire preuve de transparence absolue sur votre gestion. Ceci renforcera certainement le lien de confiance entre vous. Vos collaborateurs peuvent également par exemple vous sortir des idées pouvant vous sortir de la crise. Ils sont d’une aide précieuse dans le processus.

Dans cet article nous partageons avec vous les astuces vous permettant de garder en permanence le contact avec vos clients.

3. Limitez la production 

Pendant la crise, votre production doit se faire de façon contrôlée afin d’éviter que votre entreprise n’épuise toutes ses ressources. Il serait alors primordiale d’évaluer au préalable la situation financière de votre entreprise. Pour le faire efficacement, vous pouvez procéder à un inventaire général qui tient compte de la variation des ventes récentes. Ceci vous permettra d’effectuer une bonne estimation des approvisionnements à faire prochainement. 

En plus d’être en contact avec vos clients, il faudrait pouvoir évaluer la demande et y répondre. Dans le cas contraire, vous pourrez enregistrer des pertes si vous n’arrivez plus à vendre vos produits. C’est pour cette raison qu’il est important de faire une évaluation de la demande avant de procéder à la production. Pour évaluer la demande, vous avez la possibilité de lancer une enquête auprès de vos clients pour être mieux fixé.

4. Optez pour un chômage technique

Lorsque la crise vous contraint à réduire ou à suspendre vos activités, vous pouvez procéder à chômage partiel. Le chômage technique, encore  appelé chômage partiel, permet à votre entreprise de réduire ses frais de personnel. Il ne s’agit pas d’une rupture des contrats de travail qui lient votre entreprise à vos salariés. Cependant, pour recourir à un tel processus, il faut une demande d’autorisation au préalable auprès des autorités territoriales.

Selon l’ampleur de la crise, votre entreprise n’aura d’autre choix que de réduire le nombre d’heures de vos salariés pour ainsi baisser les charges du personnel. Comme les ventes ou l’écoulement de vos produits tournent presque au ralenti , il est bien de réduire également l’activité de vos employés afin de pouvoir les rémunérer en fonction du nombre d’heure passé. 

En définitive, pour surmonter une crise, période compliquée pour votre entreprise, vous devez prendre les mesures financières adaptées, réadapter vos stratégies en définissant un nouveau plan d’affaire. Vous pourriez augmenter vos chances de survie si vous mettez effectivement en pratique ces différentes astuces. Retenez que votre façon de dynamiser la productivité tout en maintenant l’équilibre entre l’offre et la demande pourrait être le moyen utile pour surmonter la crise.

3 ressources clés pour démarrer une bonne gestion financière

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Spécial COVID-19

COVID-19 : Comment effectuer votre transformation digitale?

La crise économique que nous vivons à cause du confinement dû au COVID-19 est réelle et profonde car elle affecte toutes les couches de notre économie. Y compris celle de monsieur, madame tout le monde qui ne peut plus mener ses activités normalement ou dépenser pour ses différents besoins, car coincé à la maison.

Nous sommes tous touchés directement ou indirectement par cette crise quel que soit notre secteur d’activité, la nature de notre business ou nos entreprises. Cependant comme dans toute crise, il existe des entreprises qui sont moins impactées, d’autres qui n’y survivront peut-être pas et encore d’autres pour qui la situation servira d’opportunité.

Quelle est la place de votre entreprise dans ce lot ? Quel impact cette crise a-t-elle déjà eu sur votre entreprise ?

Peu importe votre position, si votre entreprise a été impactée ne serait-ce qu’un tout petit peu par ces événements, nous pensons qu’il est possible de remettre de l’ordre et de redonner un coup de croissance à votre business en adaptant vos activités au monde et réalités actuelles. Cette adaptation passe par une transformation de votre business vers le digital si cela n’a pas encore été fait. Dans les lignes à suivre vous apprendrez: 

  • Quelle est l’opportunité énorme que le Covid-19 a créé pour les petites et moyennes entreprises comme la vôtre; 
  • Comment transformer les 5 grands départements  de votre entreprise au digital;

Et pour finir, nous avons concocté une liste des 12 meilleurs outils dont vous aurez besoin pour effectuer votre transformation digitale. Vous pouvez retrouver le fichier téléchargeable en version PDF à la fin de cet article. .

Le COVID-19 change la donne pour votre entreprise

Si vous avez un business qui n’offre pas des produits/services de première nécessité, vous avez probablement déjà fermé boutique ou prévoyez de le faire dans les semaines à venir. Mais l’incapacité de se déplacer pour aller au boulot implique t-elle nécessairement une suspension complète de toutes activités? Rassurez-vous que non.

Avec la grande majorité de la population mondiale se trouvant dans l’obligation de rester à la maison, internet et les réseaux sociaux sont devenus la seule issue de secours pour beaucoup.   Même en étant coincés chez eux à la maison, la plupart des gens font de leur mieux pour maintenir une vie équilibrée. Ils ne peuvent plus sortir normalement pour faire leurs courses, se rendre dans un restaurant ou dans leur salon, alors ils essaient de faire venir toutes ces choses à eux, dans le confort de leurs maisons. Et c’est justement en ce changement d’habitudes que réside l’opportunité en or pour nous entrepreneurs.

En saisissant cette opportunité aujourd’hui et en effectuant votre transition vers le digital, voici 4 avantages dont vous pourrez profiter :

  • continuer par générer des ventes en proposant vos services en ligne à vos clients;
  • produire sur la demande et éviter les pertes;
  • augmenter vos revenus en atteignant plus de clients;
  • diminuer drastiquement vos coûts fixes grâce au télétravail;

Si vous ne pouvez plus vous déplacer, ni opérer physiquement, vous devrez inévitablement tourner vos activités en ligne. Cependant, quelque soit le type de votre entreprise, opérer une transition digitale nécessitera d’appliquer un certain nombre de changements dans vos processus et modes de fonctionnement.  Ces changements concernent  chacune des parties ou départements de votre entreprise et nécessitent l’utilisation de services digitaux appropriés. Ci-dessous, nous vous présentons la liste des départements principaux actionnables lors du passage d’une entreprise au digital :

La direction et l’administration générale

Ce département représente la fonction basée sur le management et la gestion de votre équipe. Pour la transformer au digital, vous aurez besoin de connecter toute votre équipe en ligne avec une application de communication comme Slack. Vous pourrez organiser des réunions journalières et hebdomadaires pour assurer la communication entre vous et votre équipe. Pour suivre de près les tâches en cours d’exécution, vous pouvez connecter toute votre équipe sur un tableau de bord en ligne de gestion de tâches comme Trello.

La vente

Nous incluons ici tout ce qui a rapport avec la vente de produits ou services dans votre entreprise. En fonction du type d’entreprise, il sera possible d’effectuer la transformation digitale de ce département ou non. Si vous avez par exemple une entreprise de services réseaux et que vous êtes contraint d’aller sur le terrain pour offrir vos services, il vous sera certainement difficile de les tourner en ligne. Cependant, si vous avez un restaurant, un salon de beauté, une marque de vêtements etc. vous pouvez déplacer toutes vos opérations de vente en ligne en créant des boutiques virtuelles avec l’outil de votre choix à savoir : une page facebook, un compte Instagram, Shopify ou encore Google Store. Connecter l’outil choisi avec un service de livraison à domicile vous permettra également de  continuer par générer des ventes.

Le département finance et comptabilité

Le département finance et comptabilité est la fonction qui s’occupe de la gestion financière et comptable de votre entreprise. Peu importe le type de votre entreprise, tant que vous pouvez facturer vos produits ou services et que vous avez des charges et des dépenses, vous pouvez continuer à gérer efficacement et même beaucoup mieux qu’avant cette fonction. En effet, vous pouvez transformer votre comptabilité au digital de façon simple et intuitive avec Kudizy, si vous êtes une PME africaine. Vous aurez ainsi la possibilité de délivrer vos factures plus vite qu’avant, de recevoir vos paiements à temps, de gérer vos différentes dépenses et d’automatiser votre comptabilité.

La logistique

La fonction logistique est la fonction qui a pour objet de gérer les flux physiques, et les données (informatives, douanières et financières) s’y rapportant, dans le but de mettre à disposition les ressources correspondant aux besoins de production. De base, il s’agit d’une fonction qui est très physique donc il sera très compliqué de continuer à l’exécuter en ligne. En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez choisir de déléguer une partie de votre équipe qui se chargera d’exécuter les missions essentielles nécessitant une présence physique  tout en s’assurant d’appliquer scrupuleusement les gestes et mesures barrières. Vous pouvez également utiliser les services de livraison comme Fedex UPS ou des équivalents locaux comme Ze’xpress au Bénin, dans le cas où vos clients sont des personnes et pas des entreprises.

Le département marketing

Le département marketing s’occupe de la publicité et de toutes les actions qui vont ramener des clients pour votre entreprise. C’est une fonction critique car les revenus de votre entreprise dépendent directement de l’efficacité de l’exécution de cette fonction. Cependant, le moment n’a jamais été aussi propice pour adopter une stratégie de marketing en ligne grâce au digital. Passer du marketing traditionnel basé sur les commerciaux ou la vente porte à porte au marketing digital avec des moyens comme la publicité en ligne (Facebook, Instagram, Google Adwords etc.) vous permettra de continuer par générer des ventes même depuis la maison.

Une transformation digitale réussie passe par la transition effective de chaque département de votre entreprise vers le digital. La réussite de cette transition nécessite l’usage d’outils et de moyens variés. Pour vous accompagner dans cette transformation, nous avons pris le soin de concocter une liste de 12 outils qui vous permettront d’y arriver. Ce sont des outils adaptés aux réalités des PME africaines comme la vôtre. Chacune de ces applications propose des offres gratuites pour vous aider pendant cette période. Recevez la liste de ces outils maintenant dans votre boîte mail.

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

5 erreurs financières commises par les jeunes entrepreneurs

En 2009, lorsque j’ai tout quitté aux États-Unis pour devenir entrepreneur social au Bénin, je savais que je prenais de très gros risques. Mais je savais également que c’étaient des risques calculés, des risques que j’avais bien analysés. J’étais conscient du fait que malgré toute ma préparation, je devais m’attendre à ce que tout aille mal avant d’aller bien. Je m’étais donné une règle à suivre : Ne pas dépenser un franc que je pouvais économiser, mais dépenser tout ce que j’avais pour réussir. Par exemple, mes deux premières années au Bénin, je vivais dans l’une des trois salles de mon bureau. Très peu de gens le savaient, même ceux avec qui je travaillais. Je me levais à 6 heures, me préparais et étais dans mon bureau à 7 heures. Cette salle en plein milieu des locaux, était toujours fermée à clé, et je ne pouvais y retourner que quand tout le monde était rentré. J’ai fait ce choix,non pas parce que je n’avais pas les moyens de m’offrir un bel appartement, mais parce que je ne gagnais pas encore d’argent et je ne pouvais pas savoir quand j’allais vraiment commencer à en gagner. J’ai déménagé la semaine où nous avons décroché un contrat qui nous assurait une survie pour les 3 prochaines années. 

L’entrepreneur africain, comme tous les autres, peut faire des erreurs de jugement ou prendre de très mauvaises décisions, surtout lorsqu’il s’agit d’argent. Ces erreurs sont d’ailleurs les raisons principales pour lesquelles plus de 90% des startups échouent dans les 24 premiers mois. Une dépense inattendue, une mauvaise gestion d’un prêt peuvent rapidement créer des problèmes de trésorerie et un torrent de complications qui emporteront la plus prometteuse des entreprises dans ses flots.

Sur la base de mon expérience personnelle et de mes observations professionnelles, j’aimerais partager avec vous 5 des plus grandes erreurs financières faites par les entrepreneurs débutants et comment les éviter à tout prix.

1. Ne pas séparer ses comptes personnels des comptes de l’entreprise

C’est la plus commune des erreurs, et l’une des plus désastreuses. Je l’ai faite à mes débuts et la majorité des jeunes entrepreneurs qui liront cet article sont en train de la faire actuellement. Stop ! Rectifier le tir aujourd’hui s’il vous plaît ! Sinon, il vous sera difficile de réussir. Ouvrez au moins un compte courant au nom de votre entreprise. Le faire dès que vous lancez votre entreprise rendra votre comptabilité plus facile. La séparation de votre compte personnel du compte de l’entreprise vous permet d’avoir une idée claire de la santé financière de cette dernière. Cela vous permet également de comprendre rapidement que les ressources dont votre entreprise a besoin pour croître ne sont jamais suffisantes au début, et chaque fois que vous injectez votre argent personnel, vous devez le documenter, le comptabiliser comme augmentation de capital. Finalement, sachez que les services d’impôts voient d’un très mauvais œil la confusion des deux et cela peut causer des ennuis judiciaires ou un redressement fiscal.

2. Faire des dépenses de prestige et de m’as-tu-vu

Voilà une autre des erreurs faites le plus souvent par les entrepreneurs ! Dès qu’ils gagnent leur premier gros contrat ou arrivent à avoir un prêt, ils vont prendre des bureaux, achètent des meubles chers et font d’autres dépenses de prestige pour montrer à leurs proches qu’ils ont réussi. Quelques mois plus tard, ils se trouvent dans l’impossibilité de payer le loyer, les fournisseurs et leurs affaires périclitent rapidement. La meilleure des choses à faire, c’est plutôt d’investir dans le business pour permettre sa croissance et se demander à chaque fois si les dépenses faites contribueront à faire rentrer de l’argent ou faire gonfler temporairement votre ego. Se donner une augmentation en tant que dirigeant, engager du personnel alors qu’on n’en a pas besoin; toutes dépenses qui ne concourent pas à la croissance de votre entreprise concourent à son déclin. Par contre, la chose que vous ne regretterez jamais, c’est de garder cet argent en banque si n’avez pas encore trouvé la meilleure façon de le dépenser. Ces économies constituent une source d’investissement sans taux d’intérêt et sans cession de parts. C’est votre argent.

3. Avoir des obligations personnelles qui plombent la croissance de votre entreprise

Comme je l’ai dit dans mes propos d’introduction, les 2 premières années d’une entreprise sont toujours jonchées d’embuches. Étant souvent le premier et seul investisseur dans l’entreprise, le fondateur se doit de maintenir une discipline financière très stricte. Il/elle choisit d’investir en priorité dans l’entreprise et accepte de reporter à plus tard le besoin de se faire plaisir, mais aussi à ses proches. Nous sommes africains et c’est un aspect très difficile. Mais selon mes observations, ceux qui sont en mesure de résister aux pressions d’aujourd’hui sont ceux qui vivent mieux après et sont également les plus généreux. Il faut créer la richesse pour mieux en jouir et la partager.

4. Ne pas avoir de budget pour votre entreprise

La majorité des jeunes entreprises n’ont aucun budget prévisionnel. Leurs dirigeants naviguent à vue, ne sachant absolument pas de combien d’argent ils ont besoin pour les 3 prochains mois, le prochain semestre ou toute l’année. Par conséquent, soit ils dépensent de l’argent qu’ils n’ont pas, ou alors sont trop timides quand il s’agit de faire des investissements dans la croissance de leurs entreprises.

Les entrepreneurs à succès sont ceux qui planifient leurs ressources financières pour une croissance des revenus. Ils savent combien dépenser sur les ressources humaines, le marketing, la publicité et les autres services nécessaires.

5. Ne pas tenir une comptabilité rigoureuse

J’ai envie de dire qu’on ne peut tenir une comptabilité rigoureuse sans éviter les écueils évoqués plus haut. C’est la synthèse de toutes les bonnes pratiques. Une bonne comptabilité renseigne sur la santé de l’entreprise, prévient des maux avant qu’ils ne surviennent et donne les informations pour l’analyse et la prise de décision. Tenir une bonne comptabilité vous permet de payer vos impôts à temps et correctement, et vous évite des redressements fiscaux qui peuvent vous ruiner.

Mais pour tenir une comptabilité rigoureuse de nos jours, il faut utiliser les bons outils. Tenir les comptes dans un livre, un carnet ou un journal n’est plus fiable dans l’environnement actuel. Les classeurs tels que Ms Excel représentent une alternative avec des fonctionnalités limitées. Les logiciels de gestion financière et comptable sont devenus une nécessité. Les avancées technologiques permettent de faire proposer des solutions complètes, sûres et intelligentes. Des solutions telles que Xero et Waveapps permettent déjà aux entrepreneurs à travers le monde de gérer directement et correctement leur comptabilité. Malheureusement, elles sont en anglais et ne cadrent pas exactement avec les pratiques comptables et les régulations de beaucoup de pays africains, surtout ceux de l’OHADA.

Kudizy, une solution complète de gestion financière développée par des experts comptables et une équipe africaine pour des entrepreneurs africains se veut une alternative. Pour recevoir des informations régulières et/ou une invitation à notre beta publique, veuillez suivre ce lien.

Merci pour votre attention.

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Kudizy news

Ma lettre aux entrepreneurs africains

Chers collègues, 

Je m’appelle Senam Beheton et je suis cofondateur et CEO de Kudizy. Je vous écris pour vous parler d’un problème qui nous est commun. Celui de la gestion efficace et précise des finances de nos entreprises.

Un peu d’informations vous aiderait à mieux comprendre pourquoi ce problème est si important pour moi et pourquoi mon équipe a créé Kudizy. Je suis entrepreneur et je l’ai toujours été. J’ai créé ma première entreprise quand j’étais à l’université. Pendant les 25 dernières années, j’ai fondé, cofondé, investi ou accompagné des centaines d’entreprises en Afrique et dans le monde. De cette expérience, il ressort un constat : l’un des facteurs clés de succès d’une entreprise est la maîtrise de sa gestion financière. Une bonne gestion financière ouvre les portes à une croissance accélérée, un accès au financement, et une capacité de prise de décisions sur la base de données analytiques fiables. 

Cependant les solutions existantes sont très chères et inadaptées, surtout pour les startups et les petites et moyennes entreprises (PMEs) africaines. Les leaders actuels du marché dans les pays de l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des affaires) sont Sage et Perfecto. Ce sont des solutions très chères, installées en grande partie sur des serveurs locaux ou des ordinateurs. Elles sont utilisées par le département comptable et les entrepreneurs même y ont rarement un accès direct. Lorsque j’ai demandé un devis à Sage en 2017 pour une équipe de quatre, il s’élevait à plus de 20,000 euros pour une seule année ! Comme la majorité des startups et PMEs ne peuvent s’offrir ce luxe, elles se résignent à des alternatives telles que MS Excel, des livres comptables traditionnels ou les services de cabinets comptables. La grande majorité n’utilise absolument rien ! 

A Kudizy, nous nous sommes donnés pour mission d’aider les entrepreneurs des 17 pays de l’OHADA à prendre de bonnes décisions financières pour parvenir à une croissance rapide. Pourquoi les pays de l’OHADA ? Parce qu’ils ont le même système comptable, parlent majoritairement français, et les entrepreneurs qui y sont ont très peu d’options pour la gestion comptable et financière.  Nous travaillons pour leur offrir des outils efficaces et abordables pour gérer et améliorer leurs performances financières et prendre des décisions en temps réel. Notre approche est basée sur l’entrepreneur et non son comptable.  

Nous commençons par une suite d’outils de planification financière et de comptabilité basés dans le cloud, destinés aux entrepreneurs. Nous proposons des fonctionnalités de facturation, de gestion de stock et de comptabilité, avec des données analytiques en temps réel. Les rapports de fin d’année et les états financiers complets ne seront qu’à quelques clics. 

Nous allons bientôt lancer la version beta de Kudizy. Pour cela, nous aimerions avoir votre feedback pour qu’elle corresponde déjà à vos besoins. Pour participer, veuillez bien suivre ce lien pour vous inscrire.  

Nous avons aussi lancé un blog sur lequel nous allons proposer régulièrement des contenus éducatifs et des astuces pour votre gestion financière.   

Ajoutez nous à votre carnet d’adresse pour éviter que nos emails aillent dans les spams. Suivez-nous également sur Facebook, Instagram, Linkedin, et Twitter pour ne rien manquer de nos activités.  

Je vous remercie pour votre attention. J’espère avoir votre feedback et vos suggestions pour résoudre ce problème de la meilleure façon possible.

Nous sommes toujours disponibles à [email protected] 

Senam 

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