Category: Comptabilité et gestion

Dans la gestion quotidienne de votre entreprise, vous délivrez certainement des factures à vos clients. Mais est-ce que vous vous êtes déjà posé la question de savoir si vous délivrez de bonnes factures, conformes aux règles en la matière qui augment vos revenus ? Pour être sûr de délivrer une bonne facture qui accélère vos paiements, vous devez vous assurer d’avoir pris en compte plusieurs éléments précis. Dans cet article, vous découvrirez les éléments vous permettant de faire une bonne facture.

Qu’est-ce qu’une bonne facture ?

Plusieurs éléments concourent à l’élaboration d’une bonne facture. Il s’agit entre autres de la délivrance de la facture à temps, du respect des mentions obligatoires, de la possibilité de se rappeler les impayés, de la comptabilisation automatique des recettes dans la comptabilité ainsi que la possibilité d’utiliser la facture pour prendre des décisions futures. Une bonne facture doit prendre en compte tous ces éléments.

1. La facture doit être délivrée à temps

Lorsque vous devez délivrer une facture à un client, il est recommandé de le faire immédiatement après la livraison ou la prestation de service. Ceci vous permettra d’être payé plus rapidement. Aussi, si vous délivrez la facture trop tard, vous risquez du point de vue de la législation une sanction administrative ou fiscale. Il est donc important de vite procéder à la facturation de vos usagers.

2. La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires

Selon le statut de votre entreprise, il peut y avoir des mentions spécifiques à indiquer sur la facture.  Néanmoins, il existe des mentions obligatoires à indiquer pour faire une bonne facture et ce, quelque soit votre statut juridique.

• la mention ‘’FACTURE’’ doit figurer sur votre facture
• le numéro de la facture
• la date d’émission de la facture, (ou la date à laquelle vous émettez la facture
• le nom ou la dénomination sociale de votre structure, 
• le nom et les coordonnées du client 
• le numéro d’identification à la TVA du client s’il s’agit d’un professionnel,
• le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et en prix unitaire,
• la somme globale à payer hors taxe (HT),
• les taux et montants de TVA applicables, ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC)

Beaucoup de choses auxquelles vous devez penser et avoir pour émettre une simple facture n’est-ce pas ? Et si vous deviez en émettre plusieurs chaque jour ? Bien, rassurez-vous car il existe un moyen simple de créer et d’émettre de bonnes factures, conformes aux lois sans avoir à connaître par cœur chacun de ces éléments indispensables pour créer. C’est simplement en utilisant une application de création de facture comme Kudizy. C’est très simple et rapide d’utilisation et ça marche.

3. Établir vos factures en un nombre d’exemplaires donné

Une facture doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour le client et un exemplaire que vous devez obligatoirement conserver. L’objectif est de pouvoir justifier à tout moment de cette opération. Avec Kudizy, vous avez la possibilité de sauvegarder vos factures dans le cloud autant de temps que possible.

4. Le processus d’élaboration de la facture doit vous permettre de vous rappeler les impayés

• Déterminer un délai de paiement

Lorsque vous délivrez votre facture, il faut signifier déjà dans la facture de façon claire et précise la date à laquelle elle sera payée par le client. Autrement dit, vous devez préciser la date d’échéance afin que le client en soit informé. Cela s’applique surtout dans le cas où votre client ne dispose pas des moyens de régler toute la facture surplace mais préférerais vous payer après un certain temps.

Avant Kudizy, vous auriez été obligé soit de définir un rappel, soit l’écrire dans votre bloc-notes soit, le garder en tête soit l’oublié. Mais avec Kudizy, cette tâche est automatisée. Tout ce que vous aurez à faire est de préciser lors de la création des factures un délai de paiement et l’application vous rappelle automatiquement lorsque ce délai est dépassé.

• Relancer automatiquement les clients

L’avantage de déterminer un délai de paiement sera de vous permettre de savoir quels sont vos clients qui vous doivent et la date à laquelle vous rentrerez en possession de votre argent. Vous pourrez ainsi facilement relancer automatiquement vos clients à l’expiration du délai afin de leur rappeler qu’ils doivent payer leurs dettes.

• Recevoir à temps vos dettes

Le fait de déterminer un délai de paiement et de pouvoir relancer vos clients qui ne vous ont pas payé dès que le délai expire vous permet de pouvoir être payé à temps.

5. Pouvoir comptabiliser automatiquement vos recettes

Pour une bonne facturation, vous avez également besoin de relier votre facturation à votre comptabilité. Ceci est utile non seulement parce que la comptabilité et la facturation sont liées, mais également parce que cela vous évite de devoir procéder vous-même au calcul de vos recettes issues de vos factures avant de l’ajouter.

Un logiciel de facturation comme Kudizy vous permet de calculer automatiquement et d’insérer dans votre comptabilité les différents résultats issus de vos factures. Il vous permet d’ajouter par exemple les factures que vous aurez marquées comme payées à vos ventes en ce qui concerne le produit en question et procédera automatiquement aux calculs nécessaires.

6. Pouvoir tirer des conclusions de l’issu de vos factures pour des décisions futures

• Connaître vos meilleurs clients qui payent vite

Grâce à l’instauration d’un système de facturation efficace et précis, vous pouvez connaître vos clients qui payent le plus souvent très vite leurs factures. Vous pourrez sur cette base décider de leur vendre beaucoup de produits s’ils en ont besoin sans avoir peur quant au recouvrement de vos dettes.

• Connaître les produits les plus vendus

L’avantage d’une bonne facturation est que ceci vous permettra de déterminer les produits que vous vendez le plus. Vous pourrez par exemple décider sur cette base de plus vous approvisionner dans ce produit là qu’un autre produit que vous n’arrivez pas souvent à vite écouler.

Voilà en gros les  éléments à respecter pour être sûr que vous avez délivré une bonne facture. Kudizy vous permet de délivrer en seulement clics vos factures à tout moment et en tout lieu. Il vous permet de gérer plus facilement et rapidement tout le processus de facturation ainsi que le suivi des factures que vous délivrez.

La facturation est une tâche importante au sein de toutes les entreprises. Tant que vous vendez quelque chose (que cela soit un produit ou un service) vous avez besoin d’émettre des factures pour faciliter votre comptabilité et rester en norme vis-à-vis de la lois et professionnel vis-a-vis de vos clients. Cependant, dans votre objectif d’aller vite dans votre travail et de minimiser vos charges fixes, vous avez probablement opté pour un outil traditionnel de facturation (et à priori gratuit), comme : un facturier (conçu par votre imprimeur), Excel, Word, un logiciel de facturation étranger, etc.

Ces différentes solutions malgré leurs avantages évidents vous exposent à plusieurs inconvénients qui risquent de nuire à la gestion de votre business et son évolution sur le court terme et le long terme. Dans les points suivants, vous prendrez conscience de ces dangers et à la fin de cet article, vous aurez accès à travers le guide ultime de la facturation (PDF), à la solution pour une facturation efficace.

Note importante : Si pour une raison ou pour une autre, vous n’avez pas le temps ou l’envie de lire l’article en entier, je vous conseille de prendre le temps de télécharger le guide ultime pour la facturation juste en en cliquant sur le lien suivant.

Cliquez ici pour télécharger le guide ultime de la facturation

Let’s go!

1. Des factures en non-conformité avec la loi

Le premier risque (et le plus fréquent) auquel vous vous exposez en utilisant des méthodes traditionnelles de facturation est bel et bien de créer des factures en non-conformité avec la loi.

Si vous avez une entreprise enregistrée (ou que vous tenez une comptabilité) vous savez que vous avez le devoir de conserver les pièces justificatives de vos recettes. Les factures qui représentent les seules pièces justificatives de vos entrés doivent respecter certaines mentions légales obligatoires. Sans quoi, elles ne sont pas reconnues devant la loi lors d’un contrôle par exemple.

Mais lorsque vous utilisez des méthodes de facturation étrangères ou traditionnelles, elles ne connaissent ni ne tiennent généralement compte de ces mentions. Ce sera donc votre responsabilité à vous de connaitre par cœur toutes les mentions légales devant figurer sur votre facture. Un travail fastidieux que vous pouvez éviter si vous utilisez un outil de facturation adapté aux normes de l’OHADA.

2. Des difficultés à suivre les factures que vous délivrez (et vos entrées)

Que faites-vous chaque soir après le travail ou en fin de semaine ?

Un petit point comptable pas très plaisant d’une demi-heure. Si ce n’est pas vous-même qui le fais peut-être directement, vous aurez quand même à vous assurer que les calculs sont justes, si vous avez des clients débiteurs, ou si vos bénéfices n’ont pas diminué depuis la semaine passée.

Et ceci est le deuxième plus gros risque que vous courrez en utilisant des méthodes traditionnelles de facturations : vous n’avez aucun contrôle rigoureux sur vos revenus tant que vous ne faites pas un effort extrême pour comptabiliser vos entrées de façon régulière et relancer vos clients en cas de non-paiement.

Word, Excel ni votre facturier à la boutique ne comptabilisera vos entrées à votre place si vous ne le faites pas vous-même.

En plus, vous laissez votre argent dans la poche de vos clients qui vous doivent (parce que vous avez oublié de le leur réclamer) et vous en laissez également sur la table car les devis qui sont suivis d’une bonne série de relances reçoivent 67% plus de retours positifs que ceux qui n’en ont pas.

Aussi, la numérotation des factures est manuelle dans la majorité de ces outils ce qui vous expose à des risques de confusion et de perte.

3. Perte totale de vos données après un dysfonctionnement

Que se passera-t-il si votre ordinateur sur lequel vous avez tous vos fichiers Excel tombe en panne ou que vous égarez vôtre facturier/bloc-notes ?

Lorsque l’outil de facturation que vous utilisez est directement relié à un ordinateur de bureau où est rattaché à un appareil précis, en cas de perte de données de cet appareil, vous perdez systématiquement toutes les factures que vous aurez enregistrées sur l’appareil. Et croyez-le ou non, dans un contexte où les coupures d’électricité sont fréquentes dans nos pays, vos ordinateurs peuvent avoir des pannes à n’importe quel moment. Plusieurs entrepreneurs perdent tous les jours les données de leur entreprise de par un dysfonctionnement imprévu.

4. Impossibilité de facturer vos clients de n’importe où

Utilisez-vous un logiciel de facturation auquel vous n’aurez accès qu’en étant sur votre ordinateur ou au bureau ? Il vous sera difficile de facturer vos clients lorsque vous ne vous trouverez pas au bureau. Et le risque que vous courrez dans ce cas est le fait de ne pas être en mesure de conclure des contrats ou faire des ventes quand vous n’êtes pas surplace. Ce qui se traduit en perte pour votre entreprise et vous limite dans votre expansion sur le long terme.

Ce sont là quelques risques que vous pouvez rencontrer (ou rencontrez déjà) dans la gestion de la facturation avec des outils traditionnels. Et ceci a un effet négatif sur le rendement de votre entreprise sur le court terme et le long terme. Il convient de trouver un moyen qui puisse vous permettre de mieux gérer la facturation en toute sécurité, de façon professionnelle et réglementaire. C’est à ce besoin que répond Kudizy, la première application de gestion comptabilité simplifiée développée pour les entrepreneurs africains qui permet de facturer facilement vos clients en tout temps et en tout lieu et de suivre vos revenus sans aucun effort.

Comme promis, vous pouvez télécharger le guide ultime de la facturation en remplissant le formulaire suivant. Dans ce guide, nous avons apporté des solutions à chacun des problèmes et risques énumérés ci-dessous. Désormais après avoir consulté ce guide, vous serez en mesure d’adopter une méthode de facturation plus dynamique pour votre entreprise afin de bien entamer cette nouvelle année 2021.

Il existe une multitude de solutions que vous pouvez utiliser pour gérer votre facturation. Entre les solutions manuelles (comme les facturiers), les solutions généralistes (comme Word, Excel, etc.), les progiciels de gestion intégrée (comme Sage, Perfecto, etc.) et les logiciels de facturations en ligne (comme Kudizy), le choix peut devenir très vite complexe.

Cependant, si vous faites un mauvais choix maintenant, vous pourrez en payer les prix sur des années et la transition vers un autre outil pourrait devenir plus compliquée au risque que vous perdiez toutes vos données.

Toutefois, que vous soyez juste à la recherche d’un meilleur outil de facturation ou d’un logiciel qui répond à vos besoins précis, vous trouverez les différents éléments de réponse à travers cet article pour effectuer votre choix. Nous ferons le tour de tous les outils disponibles sur le marché en vous présentant leurs avantages et inconvénients ainsi vous pourriez faire un meilleur choix pour votre business.

Note importante : Si pour une raison ou pour une autre, vous n’avez pas le temps ou l’envie de lire l’article en entier, je vous conseille de prendre le temps de télécharger le guide ultime pour la facturation juste en en cliquant sur le lien suivant.

Cliquez ici pour télécharger le guide ultime de la facturation

Allez, rentrons dans le vif du sujet !

1. Les solutions manuelles (les facturiers)

L’un des moyens de facturation pour délivrer des factures à vos clients est le facturier. C’est un outil généralement sous forme de carnet en papier constitué de plusieurs feuilles détachables et qui sert à créer rapidement des factures et de l’avoir en deux exemplaires (une pour le client et une pour le fournisseur).

Avantages

L’avantage avec les facturiers est la clarté du document ce qui ne vous nécessite que de remplir quelques champs pour émettre une facture au client. La simplicité est très souvent la raison pour laquelle beaucoup d’entreprises optent pour cela car vous n’avez qu’à savoir écrire avec un stylo pour l’utiliser.

Inconvénients

Malgré sa simplicité, le facturier est la méthode de facturation qui présente le plus d’inconvénients pour une comptabilité effective et l’évolution de votre entreprise. Voici quelques-uns de ces inconvénients :

• Vous ne pouvez pas personnaliser vos factures (ajouter votre logo par exemple) et vos factures auront exactement le même aspect que celui de vos concurrents (à moins que vous en commandiez un personnalisé à votre imprimeur)
• Vous ne pouvez pas facturer vos clients à distance ce qui vous fait courir le risque de louper des marchés ou des ventes
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment (i.e vos archives de factures) si jamais vous égarez vôtre facturier
• Vous perdez du temps et de l’argent dans votre comptabilité
• Vous n’avez aucune possibilité de suivre vos paiements et de relancer vos clients en car de retard de paiement

2. Les logiciels généralistes (Word/Excel)

Les logiciels généralistes sont les logiciels qui ne sont pas de base des logiciels de comptabilité ou de facturation mais qui ont été détourné dans leur utilisation pour ce but.

Microsoft Word est un logiciel qui permet de faire du traitement de texte. Ce logiciel est utile pour rédiger des textes, des documents, des rapports ou correspondances. Microsoft Excel est un logiciel qui permet fondamentalement de concevoir des tableaux et de faire des calculs.

Avantages

Même si les logiciels Word et Excel n’ont pas été conçu pour créer des factures ou gérer votre comptabilité, vous pouvez quand même avec un peu de maitrise les adapter à vos besoins de facturation. L’avantage principal de ces logiciels est qu’ils sont gratuits et ne vous exigent pas un abonnement avant l’utilisation. Ils sont également faciles d’utilisation car vous y êtes probablement habitué.

Inconvénients

Malgré la gratuité et la “facilité”d’utilisation de ces deux logiciels, l’expérience a montré qu’ils sont à la base de plusieurs erreurs dans les factures que les entrepreneurs qui les utilisent délivrent. Mais pas seulement cela. Voici les autres conséquences auxquelles vous vous exposez si vous utilisez Word ou Excel pour émettre vos factures :

• Vous faites beaucoup d’erreurs dans la numérotation de vos factures
• Vous perdez beaucoup de temps dans la création de vos factures car le processus n’est pas dynamique
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment (i.e vos archives de facture) si jamais votre ordinateur tombe en panne
• Vous avez beaucoup de difficultés pour avoir des statistiques fiables
• Vous n’avez aucune possibilité de suivre vos paiements et de relancer vos clients en car de retard de paiement

3. Les progiciels de gestion intégrée (Sage/Perfecto)

Sage et Perfecto sont des progiciels de gestion d’entreprise intégrée qui intègrent non seulement la facturation mais également la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion des ressources humaines, etc.

Avantages

L’avantage avec ces progiciels est que vous disposez d’une gamme complète qui vise à vous accompagner dans la gestion de votre facturation mais aussi dans votre gestion financière en général. Si vous n’avez pas très souvent accès à la connexion internet lors de l’émission de vos factures, les progiciels de gestion intégrée sont une très bonne solution de facturation pour votre entreprise.

Inconvénients

Même si les progiciels de gestion intégrée sont une belle alternative à tous les inconvénients des logiciels généralistes et les facturiers, ils présentent beaucoup d’inconvénients également qui ne font pas d’eux le meilleur choix pour votre entreprise si vous êtes à la recherche d’un logiciel simple et sécurisé pour gérer votre facturation. Voici quelques-uns de ces inconvénients :

• Vous rencontrez des difficultés dues à l’utilisation car ils sont développés en priorité pour les comptables pas pour les entrepreneurs
• Vous devez payer une licence coûteuse si vous voulez les utiliser ou être contraint d’utiliser des versions craquées limitées
• Vous ne pouvez avoir accès à l’outil que depuis un support fixe
• Vous pouvez perdre vos données à n’importe quel moment si jamais votre ordinateur tombe en panne

4. Logiciels de facturation en ligne

Les logiciels de facturation en ligne sont des applications qui sont basées sur le cloud. Ils sont très adaptés aux besoins des entrepreneurs dans un monde dynamique et connecté. Si vous êtes à la recherche d’un outil simple d’utilisation et sécurisé pour vos données conçues spécialement pour la facturation (et la comptabilité), les logiciels de facturation en ligne sont la solution parfaite pour vos besoins en facturation. Sans plus tarder, voyons ensemble les différents avantages et inconvénients des logiciels de facturation en ligne.

Avantages

Les logiciels de facturation en ligne dispose des meilleurs avantages en ce qui concerne la gestion d’une facturation qui aide votre entreprise à croitre plus vite. Ci-dessous quelque-uns de ces avantages :

• Vous pouvez créer et envoyer des factures depuis n’importe où
• Vos données ne peuvent jamais être perdues car elles sont sauvegardées dans le cloud
• Vous pouvez émettre des factures plus rapidement car le processus de création est dynamisé
• Vous pouvez collaborer avec votre équipe (comptable, assistant, commercial, etc) depuis un seul et même endroit
• Vous n’avez plus besoin de passer 1 min à faire la compta car elle est faite automatiquement dans l’application
• Vous pouvez désormais suivre vos paiements et relancer vos clients automatiquement en cas de retard de paiement
• Vous avez accès à des mises à jour en temps réel

Inconvénients

Malgré ses multiples avantages, les logiciels de facturation en ligne ont aussi leurs inconvénients et peuvent ne pas être le meilleur choix pour votre business. Ci-dessous quelques-uns de ces inconvénients ?

• Vous avez besoin (pour la plupart) de souscrire à un abonnement mensuel
• Vous avez besoin d’avoir accès à une connexion internet pour l’utiliser

Pourquoi aller vers un logiciel de facturation en ligne ?

Si vous avez lu les lignes précédentes, il est clair qu’adopter un logiciel de facturation en ligne est le meilleur choix pour l’automatisation de votre comptabilité et un processus de facturation simple et rapide. Ce qui vous fait gagner un temps considérable (près de 7h par semaine dans la tenue de votre comptabilité).

En plus il vous donne aussi la possibilité de suivre directement vos factures et de relancer vos clients en cas de non-paiement. Avec les logiciels de facturation en ligne, vous avez la possibilité de relier vos factures à votre comptabilité. Vous n’avez plus à supporter une infrastructure informatique dédiée ni à vous soucier de maintenance.

Optez pour Kudizy pour dynamiser la gestion de votre facturation

Kudizy un logiciel en ligne de comptabilité simplifiée conçut pour les entrepreneurs africains. Il intègre les outils nécessaires pour vous aider à émettre des factures professionnelles, gérez vos dépenses et tous les autres aspects financiers de votre entreprise. Pour la facturation, vous avez la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant votre logo, une signature, etc. Vous pourrez aussi attribuer le rôle de la création de vos factures à certains de vos collaborateurs afin de vous focaliser sur autre chose.

C’est une application entièrement dédiée à l’entrepreneur africain, pas au comptable comme les progiciels de gestion intégrée. Il est très simple et facile à utiliser.

Si vous avez l’habitude de mélanger les dépenses de votre entreprise avec vos dépenses personnelles arrêtez maintenant ! En effet, cette pratique peut parfois sembler vous rendre certaines tâches plus faciles à réaliser.

Cependant, vous pourriez rencontrer de nombreuses difficultés lorsque vous procédez de cette façon. Ces difficultés peuvent impacter non seulement votre entreprise, mais aussi vos biens personnels. Dans cet article, nous vous expliquerons les différents risques auxquels vous vous exposez avec cette pratique et comment vous pouvez apprendre à séparer dès maintenant vos finances personnelles de celles de votre entreprise.

1. Quelques difficultés auxquelles vous pourriez faire face.

• La difficulté d’évaluer la santé financière de votre entreprise

Il est beaucoup plus difficile d’évaluer la santé financière de votre entreprise en un coup d’œil lorsque vous mélangez vos finances personnelles avec celles de votre entreprise. Peu importe la façon dont vous vous organisez, il vous sera compliqué de déterminer par exemple de façon exacte combien vous dépensez pour le compte votre entreprise sur une période donnée. Cette information est pourtant précieuse pour vous permettre de savoir le profit que vous avez réalisé et aussi pour prendre des décisions importantes pour votre entreprise. 

• La difficulté de passer plus sereinement la période des impôts

Pour passer de façon plus sereine la période des impôts et faire la déclaration de vos revenus, vous avez besoin de conserver vos reçus et faire le suivi des diverses dépenses que vous avez effectuées. Si les finances de votre entreprise ne sont pas mêlées à vos finances personnelles, vos dépenses sont déjà à moitié organisées, ce qui signifie que vous ne perdrez pas de temps à chercher un achat de fournitures de bureau parmi vos achats à l’épicerie et vos paiements de loyer.

• Le risque de perdre vos biens personnels

Supposez un instant que vous mélangez quotidiennement vos finances personnelles et professionnelles. Lorsque vous aurez par exemple des problèmes avec un client qui poursuit votre entreprise, vu que les biens de votre entreprise sont liés à vos biens personnels, en en cas de saisie par exemple, vous pourriez perdre non seulement les biens de votre entreprise mais également vos biens commerciaux et personnels ( maison, parcelles etc…). Cependant, si vous gardez vos finances séparées, le client poursuivrait uniquement votre entreprise et vos biens personnels seraient ainsi protégés.

C’est également le cas lorsque vous n’arrivez pas par exemple à régler vos dettes envers vos prêteurs et créanciers. Si votre entreprise n’a pas les moyens de payer les dettes que vous avez contractées dans le cadre de vos activités, vos biens personnels peuvent être en danger.

2. Quelques astuces pour séparer de façon efficace les finances de votre entreprise de vos finances personnelles

• Optez pour des comptes séparés

Séparer vos différents comptes constitue une première alternative au problème de la séparation des finances. En effet, en gardant séparés les comptes de votre entreprise de votre compte personnel, vous pourrez éviter plusieurs problèmes. Vous pourrez par exemple effectuer plus facilement la déclaration de vos revenus. Vous pourrez également mettre à l’abris vos biens personnels en cas de contentieux avec un client, fournisseur ou créancier. Même si vous vous lancez corps et âme dans votre entreprise, veillez à séparer vos finances personnelles et professionnels. Cela vous aidera à vous protéger lorsque votre entreprise traverse une période difficile.

• Établissez un budget prévisionnel

• 

L’élaboration d’un budget prévisionnel pour votre entreprise constitue également un autre moyen afin de palier au problème des comptes liés. En effet, il serait intéressant que vous élaborez un budget pour prévoir les diverses dépenses que vous effectuerez pour les activités de votre entreprise. Pour en savoir plus sur le budget prévisionnel et comment l’élaborer lisez notre article sur le sujet ici. Grâce au budget prévisionnel, vous pourrez déterminer de façon précise ce que vous comptez investir dans votre entreprise. Ceci vous permettra plus tard de déterminer facilement vos revenus et vos profits.

• Utilisez un logiciel de gestion financière

La dernière solution que nous vous proposons est celle du choix d’un logiciel de gestion financière pour votre entreprise. La nature humaine est telle que nous sommes susceptibles de commettre des erreurs, d’oublier certaines choses, etc…

Pour éviter de mélanger vos finances personnelles avec les finances de votre entreprise, un logiciel de gestion financière vous sera d’une véritable utilité. Il vous permettra de gérer les différents aspects de votre entreprise à partir d’une plateforme simple à laquelle vous pourrez accéder n’importe quand et en tout lieu. Ceci vous permet par exemple de retracer automatiquement toutes les dépenses et ventes de votre entreprise. Vous aurez de ce fait plus de facilités à déterminer votre profit et évaluer la rentabilité de vos activités.

Kudizy est une application de gestion financière adaptée aux entrepreneurs africains. Il intègre les fonctionnalités telles que la facturation, la gestion du stock, la gestion des dépenses et ventes etc.. Si vous êtes prêt à rénover votre gestion financière, créez dès maintenant un compte pour votre entreprise sur Kudizy

Pour vos opérations commerciales, vous délivrez plusieurs documents à vos clients. Selon le cas, il s’agit généralement d’une facture classique ou d’une facture pro forma. En effet, bien qu’elles se ressemblent sur de nombreux points, il y a bel et bien certaines différences entre ces deux types de factures. Il est alors primordial de distinguer ces documents afin de savoir lequel délivrer à vos clients selon les circonstances. 

Qu’est ce qu’une facture ?

Une facture est un document comptable qui découle d’une action commerciale. Elle atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est avant tout, un document qui mentionne le mot « facture ». Une facture représente également une légitimité auprès de la justice lorsque les mentions légales et obligatoires y sont présentes.

Qu’est ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document commercial non obligatoire qui s’apparente à un devis avec le formalisme d’une facture. Elle indique le prix, la description des produits ou du service, et s’accompagne souvent des conditions générales de ventes. Il y est clairement indiqué que c’est une facture pro forma et il n’y a pas de numéro de facture.

Elle n’a cependant pas de valeur juridique, ni de valeur comptable. Ainsi, elle peut être remise en cause lors des négociations et c’est uniquement lorsque le client confirme son achat que le fournisseur pourra convertir la facture pro forma en facture définitive. Elle n’est fournie qu’à titre indicatif, “pour la forme” de son terme originel hérité du latin, et ne remplace en aucun cas une facture.

Quand utiliser une facture ou une pro forma ?

La facture définitive est généralement utilisée :

• Pour les ventes de biens et de marchandises, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la vente est réalisée. …
• Pour les prestations de services, le professionnel doit émettre sa facture lorsque la prestation de service est terminée.

La facture proforma quant à elle est utilisée :

• Lorsque des biens doivent être transmis sans exigence de paiement
• Dans le cadre de l’acquisition d’un bien d’équipement, d’un projet de construction ou de rénovation significatif (la facture pro forma peut être utilisée par le futur acheteur pour obtenir un crédit auprès d’une banque ou bien une proposition de contrat d’assurance)
• Pour des transactions internationales (elle permet la délivrance d’une autorisation de douane).

Délivrez facilement vos factures et vos pro formas à vos clients avec Kudizy

Afin de vous aider à pouvoir facilement facturer vos clients, Kudizy vous offre son logiciel de facturation en ligne. Il vous propose une application adaptée à vos besoins d’entrepreneur africain. Kudizy remplit parfaitement les critères en vigueur quant aux mentions devant figurer sur les factures et vous permet de délivrer vos factures et vos pro formas avec une simplicité sans précédent.

En essayant gratuitement dès aujourd’hui, vous pouvez créer et envoyer des factures (ainsi que des pro formas) par mail à vos clients, ou en les imprimant tout simplement depuis n’importe où en seulement quelques clics.

Vous vous souciez de votre gestion financière actuelle ? Vous craignez une possible mauvaise gestion de vos finances ? Vos préoccupations sont bel et bien fondées. En effet, les différentes opérations que vous effectuez chaque jour pour le compte de vos activités, ont évidemment des incidences financière sur votre entreprise. De ce fait, il est vraiment utile pour vous de pouvoir contrôler votre gestion financière afin de l’optimiser. Pour ce faire, les logiciels de gestion financière apparaissent de nos jours comme les meilleures alternatives. Cependant, le constat est qu’il existe actuellement beaucoup d’offres sur marché. Comment choisir alors le logiciel de gestion financière qui convient le plus à votre entreprise? Lisez cet article et découvrez les critères que vous devez absolument prendre en compte pour opérer facilement mais efficacement le choix de votre logiciel de gestion financière.

1. La compatibilité du logiciel aux réalités de votre entreprise

Pour bien choisir votre logiciel de gestion financière, il vous faut dans un premier temps prendre en compte divers aspects de votre entreprise. 

Tout d’abord, vous devez savoir que le type d’entreprise que vous gérez est très important en ce sens que le choix du logiciel peut varier en fonction de si vous êtes une PME, une très petite entreprise ou encore une grande entreprise. Tous les logiciels ne sauront pas par exemple intégrer tous les aspects de la gestion financière d’une grande entreprise. Par contre la plupart des logiciels disposent à peu près de toutes les fonctionnalités utiles pour les PME.  

Ensuite, en fonction du type d’activités que vous menez, vous pourrez opter soit pour un logiciel qui intègre des fonctionnalités générales pouvant être adaptées à votre entreprise ou bien vous pourrez rechercher un logiciel avec des spécificités données afin de gérer vos activités. C’est souvent le cas quand vous gérez une entreprise de bâtiments.

Par ailleurs, le logiciel que vous devez choisir doit évidemment être en accord avec les normes et les principes en vigueur dans votre pays. Il peut s’agir par exemple des règles qui régissent les factures normalisées. Il serait intéressant qu’il dispose également des moyens de paiement usuels tels que les paiements par carte VISA, ou encore les systèmes de paiement tels que mobile money. 

Enfin, le critère de la langue de l’application est également très important. En effet, vous devez choisir un logiciel conçu dans votre langue de travail. Ceci pourrait paraître évident mais il convient de mettre un accent particulier sur cet aspect.

2. La possibilité de collaborer avec vos partenaires

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Quelque soit la composition de l’application, il faut qu’il puisse favoriser la collaboration entre vos divers collaborateurs. Ceci permettra de vite évoluer dans vos tâches. Dans ce cadre, il serait mieux d’opter pour un logiciel pouvant être utilisé par des personnes clées de votre entreprise, celles qui interviennent dans sa gestion financière.

Une application en ligne est idéale pour un travail collaboratif performant. En effet, vous pourrez plus facilement travailler en équipe sur les différentes activités de votre entreprise. Vous pouvez inviter vos collaborateurs sur l’application et leur attribuer des rôles précis. Ils pourront tous travailler conjointe sur le projet de n’importe quel endroit. L’avantage est que vous avez la possibilité de suivre leur travail de en temps réel.

3. La possibilité d’accéder aux données de votre entreprise

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En tant qu’entrepreneur, il est important que vous ayez une vision globale et détaillée de toutes les opérations menées au sein de votre entreprise. A cet effet, vous devez opter pour un logiciel capable de vous fournir en temps réel toutes les informations relatives à votre business. Il peut s’agir d’informations telles que votre chiffre d’affaires, vos dernières ventes, vos dettes ainsi que d’autres détails. 

Ceci vous permettra de prendre des décisions à temps sans attendre forcément le compte rendu de votre comptable ou d’un partenaire en particulier. Il vous suffira juste de jeter un coup d’oeil à votre tableau de bord et vous serez assez renseigné sur l’évolution de votre entreprise. Vous ne risquez plus de perdre des opportunités dans vos affaires à cause du manque d’informations puisque vous aurez accès à toutes les données de votre entreprise depuis votre logiciel.

4. La sécurisation de vos données

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Il ne servirait à rien d’utiliser un logiciel de gestion financière si après un dysfonctionnement vous perdez toutes vos données. A cet effet, la sécurisation de vos données par le prestataire devient un critère de choix pour choisir votre logiciel.

C’est en cela que les applications en ligne sont les plus prisées puisque vos données sont sauvegardées sur le cloud et vous pourrez y accéder depuis n’importe quel équipement informatique du moment ou vous avez internet.  Des sauvegardes automatiques sont faites et hébergées dans de grands serveurs de données. Les risques de perte de vos données sont donc carrément inexistants.

5. Le prix du logiciel

Acheter un logiciel trop cher pour votre entreprise serait un mauvais investissement. Ce qui n’est évidemment pas une bonne gestion financière. Il vous faudra veiller à acheter un logiciel qui convient à votre budget. 

Les logiciels en ligne vous proposent souvent un investissement initial faible puisqu’ils ne nécessitent pas des frais d’installation ou encore de maintenance.  Vous aurez dans la majorité des cas à effectuer un abonnement mensuel, ceci vous permet d’avoir une maîtrise parfaite de ce que vous dépensez pour le logiciel sur une période précise. La maintenance et les mises à jours coûteuses sont exclues.

Pour votre PME, il est très primordial que chacune de ses caractéristiques soit intégrée dans votre application de gestion. Si vous êtes prêt à utiliser une application adaptée pour gérer les finances de votre entreprise qui intègre toutes les fonctionnalités (facturation, la gestion des dépenses, gestion de stock etc.) ainsi que caractériques cités plus hauts, créer dès aujourd’hui un compte pour votre entreprise sur Kudizy.