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Comment facturer facilement vos clients en ligne?

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La facturation est l’une des tâches auxquelles vous êtes conviés en tant que chef d’entreprise, prestataire d’un service donné. Toutefois, vous ne devriez pas être obligé d’aller à votre lieu de travail avant de facturer vos clients. Ceci est encore plus d’actualité pendant cette période difficile pour tous ou nous sommes contraints de limiter nos contacts sociaux, donc également ceux avec nos clients ou partenaires. Cet article vise à vous apporter des informations claires et précises sur ce qu’est une facture, les mentions qui doivent y figurer et plus important encore les moyens par lesquels vous pourrez élaborer vos factures en ligne. A la fin de l’article, nous vous proposons notre guide sur la facturation que vous pourrez télécharger gratuitement.

Qu’est-ce qu’une facture?

Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est avant tout un document qui mentionne le mot « facture ». Un document portant mention de « Bon de commande », « Bulletin de commande », « Bon de livraison », « Bulletin de livraison », n’est pas une facture. Ainsi, il ressort clairement qu’il s’agit de l’un des documents les plus utilisés par les entreprises. En fonction de votre niveau d’activité, vous êtes amenés à délivrer plusieurs factures tous les jours à divers clients.

En tant qu’entrepreneur, votre besoin est donc de pouvoir continuer à délivrer des factures ou que vous soyez, que ce soit au travail ou à la maison. Facturer vos clients en ligne revient alors à disposer d’outils adéquats afin de pouvoir le faire sans vous déplacer et ce, grâce à une plateforme précise. Cependant, une facture peu importe comment elle est délivrée, doit contenir certaines mentions qu’on pourrait qualifier d’obligatoires.

Que doit contenir une facture?

Facture

Quelque soit la forme ou l’outil avec lequel vous réalisez votre facture, elle doit absolument comporter les éléments suivants :

  • Le numéro unique d’identification à la TVA
  • Le numéro unique de facture
  • La date d’émission
  • La date de vente
  • L’identité de l’acheteur (avec le numéro d’identification à la TVA si possible)
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de service
  • La désignation du produit ou de la prestation
  • Le prix unitaire
  • Le taux de TVA
  • La date d’échéance du paiement.

Ces différentes mentions sont obligatoires pour vos factures et doivent figurer sur vos factures. Les diverses normes en vigueur dans votre pays pourront par ailleurs déterminer d’autres mentions supplémentaires.

Si la facture doit comporter certaines mentions obligatoires, il n’en demeure pas moins qu’elle doit être conçue par un outil pouvant vous permettre de les délivrer peu importe l’endroit vous vous trouvez.

La facturation en ligne, un moyen plus simple pour facturer rapidement vos clients

Facturation en ligne

Plusieurs moyens vous servent pour la gestion des factures que vous délivrez à vos clients. Il peut s’agir par exemple d’un logiciel Excel ou encore de Word qui sont les moyens traditionnels utilisés par la plupart des PME. Cependant, ils ne sont pas exempts de tout reproche et donc peuvent être à la base de possibles erreurs. Vous pourrez à cause de ces erreurs perdre certains clients à cause de litiges liés à la facturation. Pire, vous pourrez avoir des problèmes vis-à-vis du fisc ou encore de la loi. Aussi, ces outils ne sont pas forcément pratiques pour votre mode de travail et donc, ne seront pas forcément optimales. A cet effet, pour une optimisation de la gestion de vos factures, la nouvelle approche qui prévaut actuellement est celle d’opter pour un logiciel de facturation pour votre entreprise. En effet, un logiciel de facturation en ligne vous permet :

  • d’automatiser vos factures : vous disposez en effet de modèles préconçues de factures comportant déjà les mentions obligatoires. Vous n’aurez juste qu’à modifier et imprimer votre facture en seulement quelques clics. Ceci vous permettra de gagner beaucoup plus de temps et de simplifier le processus.
  • d’éviter les impayés : il vous permet de suivre l’évolution des factures que vous délivrez. Vous pourrez plus facilement relancer les clients qui ne vous ont pas encore payé. Aussi, il peut avoir des fonctionnalités de paiement en ligne afin de faciliter la tâche à vos clients pour que ces derniers puissent vous payer plus rapidement.
  • d’éviter des erreurs : Et oui, avec un logiciel en ligne vous avez moins de risques d’erreurs dans vos factures. Peu importe le nombre que vous faites, il vous rappellera lorsqu’il manquera certaines informations entre autres.
  • de sécuriser vos données : un seul problème avec votre disque dur interne peut vous faire perdre toutes vos factures réalisées sur votre ordinateur avec un logiciel de bureau non connecté à internet. Un logiciel en ligne vous permet de sauvegarder toutes vos données dans le web et de garantir leur sécurité contre tout aléa.

Voilà donc quelques avantages que vous pourrez tirer en utilisant un logiciel en ligne pour facturer vos divers clients.

Si vous êtes prêt à utiliser un logiciel en ligne pour créer vos factures de n’importe où, la question que vous allez vous poser est : quel est le meilleur logiciel que je peux utiliser ?

En effet, il existe plusieurs logiciel que vous pouvez utiliser comme : Waveapp, Quickbooks, SAGE, etc. 

Cependant, le vrai problème avec ces outils est qu’ils sont pour la plus en anglais et pas adaptés aux normes des entreprises de l’espace OHADA. Aussi, ils vous reviennent généralement très chers et nécessitent souvent l’assistance d’un comptable pour leur utilisation. Ils peuvent également nécessiter l’installation du logiciel sur votre ordinateur. Il en résulte que  ces outils ne sont pas vraiment à la porté des PME.  Si vous exercez vos activités dans l’un des 17 pays de l’OHADA, le seul outil disponible pour vous aider à délivrer des factures depuis n’importe où est Kudizy.

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Facturation en ligne

Dans le but d’aider les entreprises à pouvoir gérer plus facilement leur comptabilité et plus particulièrement à pouvoir facilement facturer leurs clients, Kudizy vous offre son logiciel de facturation en ligne. En effet, ce logiciel vous propose un outil adapté à vos besoins surtout lorsque vous êtes entrepreneur africain. Il remplit parfaitement les critères en vigueur quant aux mentions devant figurer sur les factures. Aussi, il vous garantit une simplicité hors du commun.

Avec Kudizy vous pourrez concevoir vos factures que vous soyez à la maison ou en voyage d’affaire. Il vous suffit juste vous connecter à Kudizy et de créer votre compte en seulement quelques clics. Ensuite vous pourrez délivrer vos factures à volonté. Actuellement, Kudizy vous offre son logiciel en ligne pour 14 jours d’essai gratuit. N’attendez-plus ! Créez dès maintenant votre compte Kudizy. Ce sera évidemment d’un grand apport dans l’évolution de vos activités.

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Comptabilité et gestion

Tout savoir sur la TVA

La TVA est un impôt indirect qui est perçu sur presque tous les biens et services consommés ou utilisés. Les procédés relatifs à la collecte, au calcul, ainsi qu’au reversement de la TVA obéissent à des règles et procédures spéciales qui peuvent varier selon chaque pays. Il faut remarquer que de nos jours, la question de la TVA reste encore floue aux yeux de plusieurs entrepreneurs. Compte tenu de l’importance de la TVA dans la comptabilité ainsi que sur la bonne marche de vos activités, nous vous proposons de lire cet article qui vous donne toutes les informations utiles en rapport avec la TVA.

Définition de la TVA

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe relevant de la fiscalité de la consommation. Autrement dit, c’est un impôt perçu sur les dépenses liées à la consommation. Il s’agit d’un impôt indirect puisque son recouvrement ne se fait pas directement par l’état. C’est également un impôt spécial et très important car il constitue la première source de recettes fiscales de la plupart des pays.
De façon pratique, la TVA représente la différence entre un prix hors taxe (HT) et un prix toutes taxes comprises (TTC). C’est la raison pour laquelle lorsqu’une société facture un bien ou un service, le prix tient compte de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.

Qui paye la TVA et qui la collecte ?

La TVA est intégralement à la charge du consommateur qu’on pourrait qualifier d’acheteur dans certains cas. Cependant, elle est collectée par les organismes assujettis à la TVA; Il s’agit entre autres des entreprises, de quelques professions indépendantes et de certaines associations.
En effet, lors de l’achat d’un produit ou service auprès d’une entreprise par exemple, le consommateur paie la TVA sur le produit ou le service en question. La TVA est donc une taxe qui vient s’ajouter au prix de tous les produits qui y sont assujettis. Seuls quelques produits ou services sont exonérés, comme par exemple la vente de timbres fiscaux ou postaux.

La TVA est un impôt indirect, ce qui signifie qu’elle n’est pas collectée directement par l’Etat comme l’impôt sur le revenu, la taxe d’habitation ou la taxe foncière. L’entreprise collecte alors la TVA auprès du consommateur lors de la vente de leur produit ou service et la reverse ensuite à l’état. On peut donc dire qu’elle joue un rôle d’intermédiaire entre le consommateur et l’État.

Quel est le taux de la TVA?

Les taux de TVA varient de 15% à 20% selon les pays (Congo 5,25% et 18,9%, Cameroun 19,25%, Bénin 18%, Gabon 10% et 18%, Guinée équatoriale : 6% et 15%, Centrafrique : 19%, Tchad 18%).

Certains produits peuvent faire l’objet d’exonération ou peuvent être soumis à des taux réduits suivant le pays en question.

Les cas d’exonération de la TVA

L’exonération de TVA est une pratique dont peuvent bénéficier certaines entreprises. La taxe sur la valeur ajoutée n’est pas toujours obligatoire pour toutes les entreprises.

Même si les opérations suivantes répondent aux conditions d’imposition à la TVA, elles ne sont pas soumises à TVA. Il s’agit :

  • Les activités de la pêche maritime.
  • Les activités du commerce extérieur (importation et livraisons intracommunautaires).
  • Les œuvres à but non lucratif, à caractère social ou philanthropique.
  • Les activités médicales, paramédicales.
  • Les activités d’enseignement.
  • Les locations d’immeubles nus.
  • Les locations de logements meublés.
  • Les livraisons de déchets neufs d’industrie et matières de récupération.

Il faut noter que ceci peut varier en fonction de chaque pays. Il serait donc très utile pour vous de consulter le code général des impôts en vigueur dans votre pays pour des informations plus précises.

Le reversement de la TVA

Les entreprises reversent dans un premier temps la TVA collectée à l’Etat et récupèrent dans un second temps la TVA qu’elles ont elles-mêmes payée au cours de leurs achats auprès des fournisseurs ou sous-traitants.

Ceux-ci reversent à l’Etat la TVA en fonction de leur “valeur ajoutée” qui est en effet, la différence entre la valeur finale des biens et services (prix de vente) et la valeur des biens et services utilisés afin de pouvoir fabriquer les biens ou services en question.

TVA nette à reverser = TVA collectée ou brute – TVA déductible

Qu’est ce que la TVA collectée?

L’entreprise qui collecte la Taxe sur la Valeur Ajoutée quand elle vend un produit ou un service est chargée de la reverser à l’État. La TVA collectée correspond à la TVA facturée par une entreprise à son client lors de la réalisation d’une opération au profit du client.
La TVA collectée par l’entreprise est reversée à l’État.

Qu’est ce que la TVA déductible?

Dès que vous réglez une facture, vous payez de la TVA à vos différents fournisseurs, l’État se charge de vous rembourser cette TVA. Vous allez donc la déduire de la TVA collectée avant de procéder au renversement.
La TVA déductible est une somme que les professionnels peuvent déduire de leurs achats. Lorsqu’une entreprise achète un produit auprès de son fournisseur, elle lui paye la TVA. Il faudra donc déduire cette TVA de la somme à verser à l’administration fiscale.
Toutefois, afin de bénéficier de cette TVA déduite, l’entreprise doit respecter certains critères :

  • Le montant de la TVA doit figurer sur une facture ;
  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur de l’entreprise ;

Les biens et services pour lesquels l’entreprise déduit la TVA doivent être acquis dans le cadre d’une activité professionnelle.

Calcul du montant TTC

Pour calculer le montant de la TVA, il suffit de diviser le prix hors taxe (HT) par 100 et de le multiplier par son taux. Ce taux varie évidemment en fonction de chaque pays.

C’est quoi un crédit TVA?

TVA à reverser = TVA collectée – TVA déductible

Lorsque la Taxe sur la Valeur Ajoutée à déduire est supérieure à celle collectée, l’entreprise bénéficie d’un crédit de TVA. Vous pourrez ainsi obtenir remboursement de ce crédit de TVA ou l’utiliser pour payer les prochains impôts.

La déclaration de la TVA

La déclaration de TVA est une synthèse des dettes et des créances de l’entreprise sur une période donnée. Toute entreprise assujettie à la TVA doit obligatoirement faire une déclaration de TVA, en fonction de son chiffre d’affaires et de son régime, sachant qu’un seuil obligatoire est à respecter.

Champ d’application

Quand une personne réalise des opérations économiques comme des ventes de biens ou des prestations de services de manière indépendante, elle est alors assujettie à la TVA. Le champ d’application précise les personnes ainsi que les opérations auxquelles s’applique la TVA.

Personnes imposables

L’entreprise individuelle, comme toutes les entreprises, est assujettie à la taxe sur la TVA dès lors que certaines conditions fixées par les textes de chaque pays sont réunies.

Personnes imposables par option

Il s’agit des personnes physiques ou morales ayant fait la demande pour être assujettie à la TVA. Toutefois, certaines conditions doivent être remplies au préalable pour que la demande soit prise en compte.
Il faut également préciser que toute personne qui mentionne la TVA sur une facture ou sur tout autre document en tenant lieu est redevable de la taxe du seul fait de sa facturation.

Opérations imposables

Il s’agit des opérations effectuées dans le cadre d’une activité de production, d’importation ou de prestation de services ainsi que pour les activités commerciales, agricoles, extractives, industrielles, forestières, artisanales ou encore celles des professions libérales ou assimilées.
Les règles applicables en matière de déclaration et de paiement de la TVA diffèrent selon la forme juridique de l’entreprise (entreprise individuelle, SARL, EURL, etc.), selon son chiffre d’affaire prévisionnel ou effectif et selon chaque pays.

En définitive, il est important de notifier toute l’importance de la TVA aussi bien pour les entreprises qui y sont assujetties que pour l’ensemble des consommateurs de biens ou de services soumis à la TVA. Il faut également préciser que les règles applicables à la TVA ne sont pas immuables et peuvent donc varier d’un pays à un autre.

Téléchargez la version PDF de cet article afin d’y revenir quand vous voudrez

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Entrepreneuriat Spécial COVID-19

Comment rester en contact avec vos clients pour générer des ventes?

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Le COVID-19 a changé radicalement nos interactions sociales et a laissé un impact considérable sur notre façon de faire les affaires et d’interagir avec nos clients. Les mesures de sécurité à respecter comme la distanciation sociale ou le confinement, nous obligent à faire face à des contraintes sans précédent pour garder une relation étroite et proche avec notre clientèle.

Toutefois, pour vous entrepreneur, il existe un intérêt énorme à maintenir une étroite interaction avec vos clients au cours de cette période. En effet, ces derniers seront potentiellement les premiers à commander votre produit ou service depuis chez eux dans le cas où vous décidez d’effectuer votre transformation digitale (si ce n’est pas encore fait). La raison de ceci est qu’ils  vous connaissent déjà et seront donc plus disposés à continuer d’acheter vos produits, même s’ils ne peuvent plus se rendre à votre magasin ou local. 

Nous avons pensé à vous, aux difficultés que vous rencontrez présentement pour réadapter votre support client aux nouvelles normes et continuer par générer des revenus. Nous pensons que cette période est le meilleur moment pour vous de profiter des opportunités que vous offre internet pour rester en contact avec vos clients et continuer par vendre vos services efficacement.

Dans cet article nous vous montrerons :

  • les trois étapes pour garder facilement contact avec vos clients si vous êtes une petite entreprise;
  • comment mieux servir ces derniers afin d’augmenter vos ventes;

Les moyens utilisés pour garder le contact avec votre clientèle dépendent intrinsèquement de la taille de votre entreprise et de vos besoins. Par exemple, si vous êtes une petite entreprise de quelques personnes ou un solo entrepreneur, utiliser simplement une application comme Whatsapp Business peut suffire à offrir le meilleur service à vos clients. Cependant, si vous êtes une entreprise de taille plus grande avec des besoins de gestion de la clientèle plus avérés, vous aurez besoin d’outils plus professionnels (CRM) tels que Pipeline, Zoho ou Salesforce, qui s’occupent de toutes les étapes de la communication dans votre processus de vente. En plus d’avoir fait leurs preuves sur le marché au cours des dernières années, ces outils cités précédemment  vous offrent tous quelques jours d’essai gratuit. Ainsi donc, vous devriez pouvoir identifier le CRM qui correspond le mieux à votre entreprise après quelques tests. 

Pour les petites entreprises, la première étape pour reprendre contact avec vos clients est de :

1. Constituer votre carnet d’adresse de clients. 

Maintenant plus que jamais, vous devez voir clair dans votre carnet d’adresse si ce n’est pas déjà le cas. Peu importe si vous avez la liste de vos contacts sur papier, dans un agenda ou dans votre téléphone, vous avez besoin de constituer votre répertoire de clients. Si vous n’avez aucune liste de contacts, veuillez en construire une dès aujourd’hui en demandant à vos prochains clients de vous laisser leur numéro.

2. Télécharger whatsapp business 

A défaut de posséder l’application de messagerie Whatsapp sur votre téléphone, vous en avez certainement au moins déjà entendu parler. Cependant, il existe une une version de cette application permettant aux entreprises comme la vôtre de gérer la communication avec leurs clients (gérer le support client). Elle présente des fonctionnalités spécifiques qui ne sont pas disponibles dans le Whatsapp par défaut. Par exemple, elle vous permet de configurer des réponses automatiques aux questions courantes (horaires d’ouverture, modalités de passage de commandes, etc.) . Vos clients sont connectés sur whatsapp au quotidien, et être en mesure de  communiquer directement avec eux depuis cet espace vous rapprochera d’eux. 

Pour la télécharger, rendez-vous dans le Play store ou l’Apple Store et recherchez “whatsapp business”.

3. Partagez vos liens avec vos clients

Ecrivez et envoyez un message personnalisé à chacun de vos clients pour les informer du fait que vos services sont désormais disponibles à distance. Si vous n’avez pas assez de temps ou que votre carnet d’adresse est assez considérable, vous pouvez simplement configurer un message général annonçant ces changements que vous transférerez à vos clients. 

Si vous avez déjà tout ce système en place, nous pouvons maintenant passer aux étapes que vous pourrez suivre pour continuer à servir vos clients et générer des ventes.

Comment servir vos clients pour continuer par générer des ventes?

Une fois que vous avez repris contact avec vos clients et commencé par enregistrer vos premières ventes, tout ce qu’il vous reste à faire est de mettre en place un système optimisé pour mieux les servir. 

Pour cela, vous aurez besoin de :

1. Configurer un système de réponses automatiques

 Vous pouvez le faire facilement avec un auto répondeur sur votre page Facebook ou sur votre numéro business whatsapp. Tout ce que vous aurez besoin de faire c’est d’ecrire les differents messages que vous souhaitez que vos clients recoivent en votre absence et ensuite de la configurer dans les differentes applications.

2. Gérer la facturation 

Pour vendre vos produits ou services de façon réglementaire et professionnelle, vous aurez besoin de facturer vos clients selon les exigences de la loi. Ceci vous permettra de garder une trace de chaque vente et suivre de près vos entrées. Pour le faire de façon dynamique et ne pas perdre une seule minute dans le processus de vente, vous aurez besoin d’une application en ligne adaptée exactement à ces conditions. Créez dès maintenant votre première facture en ligne ici.

3. Gérer la vente

Si vous avez un restaurant par exemple, vous aurez besoin de soit solliciter un service de livraison à domicile, soit vous chargez vous-même de livrer la marchandise à vos clients, selon que vous en avez les moyens ou pas. La première option, celle du service de livraison, est préférable car elle vous permet de concentrer vos efforts à recevoir plus de commandes. Toutefois, dans le cas où vous le faites vous-même, veillez à respecter les mesures de sécurité adéquates lors de la livraison.

La continuité des activités est cruciale pendant cette période spéciale. C’est pour cela que nous insistons et travaillons à développer des contenus spécifiques pour vous accompagner dans la réadaptation de vos processus. Néanmoins, la première étape pour cette adaptation  consiste à reprendre contact avec vos clients et d’utiliser les services cités plus haut pour continuer de les servir efficacement. Si vous souhaitez faire tourner votre entreprise en ligne dès aujourd’hui et profiter de ces nombreuses opportunités, vous pouvez consulter notre article sur comment effectuer votre transformation digital et celui sur comment utiliser internet pour générer plus de ventes. 

3 ressources clés pour démarrer une bonne gestion financière

Recevez directement dans votre boite mail, nos trois meilleurs ressources pour démarrer une bonne gestion financière.

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Entrepreneuriat Spécial COVID-19

2 méthodes principales pour trouver des clients grâce à internet

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L’objectif numéro 1 de toute entreprise est de vendre. Et pour vendre il vous faut trouver des clients. 

Cependant, avec les nouveaux changements qu’apporte le COVID-19 dans le fonctionnement des entreprises, les méthodes traditionnelles pour rechercher des clients (prospections, publicité à la radio/télévision,etc.) correspondent moins aux réalités actuelles. Dans cette situation, le marketing digital se trouve être une bonne alternative.

En fonction du type de votre entreprise, votre stratégie pour générer de nouveaux clients avec le digital peut varier. Mais prioritairement, il existe deux méthodes principales pour trouver des clients en ligne : la vente ciblée et la vente à une audience.

Dans cet article nous vous présentons comment obtenir plus de clients avec chacune de ces méthodes, laquelle est la plus adaptée pour votre business et pour finir, notre guide ultime pour vous aider à faire tourner efficacement votre entreprise en ligne.

1. La vente ciblée

Elle consiste à déterminer une cible précise avec un problème ou un besoin bien défini et à lui proposer un produit ou service capable de lui apporter une satisfaction immédiate. Cette méthode, dont l’objectif est principalement d’aller chercher soi-même le client, est mieux adaptée pour les petites entreprises qui souhaitent faire du commerce en ligne. Si vous êtes une entreprise de vente d’outils informatique, d’outils électroménagers, une marque de vêtement, ou vous faites de la vente de n’importe quel produit dont le besoin est reconnu et demandé au quotidien, la vente ciblée est la méthode qui correspond à votre business pour générer de nouveaux clients.

Comment mettre en place la vente ciblée?

Pour mettre en place votre stratégie de vente ciblée en ligne, vous aurez besoin d’une boutique en ligne pour présenter vos produits. Vous pouvez simplement utiliser votre page Facebook ou votre compte sur les réseaux sociaux (si vous possédez une page pour votre business) ou créer votre boutique en ligne avec un outil comme Shopify. Mais si vous êtes au tout début, nous vous conseillons de simplement commencer avec une page Facebook. Vous pourrez toutefois professionnaliser votre activité plus tard en créant une vraie boutique en ligne.

Sur votre page Facebook, vous présenterez vos produits aux abonnés à travers différentes publications. L’idée étant qu’avec cette stratégie, vous n’avez pas nécessairement besoin d’avoir des milliers d’abonnés sur votre page avant de générer des ventes. Vous devez juste vous assurer de toucher la bonne personne, celle qui a besoin de votre produit,  pour réaliser une vente. Il vous faudra donc mettre en place une offre convaincante et faire de la publicité ciblée pour atteindre cette dernière et introduire la vente. 

Comment créer votre offre et faire une publicité ciblée performante?

La qualité de votre offre est ce qui fera la différence entre vous et tous les concurrents qui vendent le même produit que vous en ligne. Pour créer une bonne offre, vous aurez besoin de certains ingrédients. Voici 3 techniques ayant fait leurs preuves, que vous pouvez utiliser pour créer une offre qui incite à l’achat:

  • La réduction : proposer une réduction intéressante (entre 25 et 50%) sur votre produit;
  • La limite de temps : ajouter une limite de temps au cours de laquelle une offre est valable pour pousser votre client à agir vite (ex : offre valable jusqu’au 30 Avril);
  • La garantie : inclure une garantie dans votre offre pour rassurer le client de la qualité de votre produit;

Ces trois éléments dans la présentation de votre produit, en plus d’une petite description, augmentent largement vos chances de conclure des ventes.

Après avoir rédigé votre offre et publié votre produit, vous aurez besoin d’en faire la publicité afin de le faire voir par le maximum de personnes, vos clients potentiels. En dessous de chaque publication pour vos produits, Facebook vous proposera de faire une sponsorisation de cette dernière. Vous pouvez utiliser ce moyen simplifié de faire de la publicité ou vous pouvez vous connecter au facebook business manager (si vous souhaitez gérer tous les paramètres en rapport avec votre publicité).

 Voici 3 conseils qui vous permettront dès aujourd’hui de créer une bonne publicité rapide et efficace:

  1. Créer une publication unique incluant tous les produits que vous souhaitez promouvoir. Vous pourrez ainsi tous les promouvoir par la même occasion,  avec un seul budget;
  2. Créer une audience cible lors de la mise en place de la sponsorisation en ajoutant des caractéristiques de base comme : la tranche d’âge, le pays, la ville.
  3. Investir sur la publicité le montant que vous avez prévu à cet effet, en vous assurant de faire correspondre la date d’arrêt de la sponsorisation à celle de la fin de votre offre promotionnelle.

Vous pouvez maintenant commencer par générer des ventes et de nouveaux clients pour votre entreprises.

2. La vente à une audience

La méthode de la vente à une audience est une méthode qui demande un peu plus de temps pour générer vos premiers clients. L’objectif ici est d’attirer les clients à vous au lieu d’aller les chercher comme dans la méthode de la vente ciblée. Elle se concentre sur la construction d’une audience pour mieux comprendre les besoins de cette dernière avant de lui proposer un produit spécifique. Autrement dit, il s’agira de construire une audience de potentiels acheteurs que l’on convertira en clients par la suite. Que vous soyez une entreprise de service, un expert qui souhaite vendre ses services ou une startup, cette méthode sera plus adaptée pour vous aider à trouver des clients en ligne. Elle vous aidera à construire la confiance en votre entreprise et votre produit dans le temps, avant de demander à votre potentiel client de passer à l’achat. Il vous sera alors plus facile de fidéliser vos clients car ils auront déjà confiance en vous.

La première étape pour vendre à une audience ou communauté est d’abord de la construire.

Comment construire votre audience?

La façon la plus simple pour y parvenir est de  créer des ressources, partager des informations, offrir votre expertise pour aider votre futur client à surmonter ses difficultés en rapport avec le problème que votre entreprise se veut à résoudre. Ce partage de connaissances peut prendre vie à travers divers types de contenus comme : des articles de blog, des vidéos sur youtube, des publications sur les réseaux sociaux etc.

L’ultime conseil que nous pouvons vous donner ici est de choisir un format qui correspond à vos compétences et vos passions. Si vous avez de bonnes capacités de rédaction, il serait plus adéquat pour vous de créer un blog que de réaliser des vidéos sur Youtube par exemple. Mais si vous êtes plutôt à l’aise avec la caméra, commencez par produire de petites vidéos dans lesquelles vous donnez des conseils sur un sujet précis en rapport avec le problème que votre entreprise adresse. Au fur et à mesure que vous créerez ces contenus, votre audience s’agrandira.

Le seul objectif que vous devez garder en tête en créant votre audience est de constituer un carnet d’adresses de clients auxquels vous pourrez proposer vos services dans quelques mois. Pour constituer ce carnet d’adresses, il vous suffira d’offrir à votre audience des cadeaux spéciaux sous forme de formations, de mini e-book, etc. , en échange de leurs contacts (email, numéro de téléphone etc).

Si vous avez choisi de construire un carnet d’adresses e-mail, vous pouvez utiliser Typeform pour récolter les contacts à travers des formulaires et Mailchimp pour gérer cette liste de contact et leur envoyer des courriels.  

Comment vendre à votre audience ?

Une fois votre carnet d’adresses constitué, vous pouvez commencer par vendre à votre audience. Tout ce que vous aurez à faire est de leur envoyer directement des messages personnels ou des e-mails afin de partager avec eux vos nouveaux contenus et surtout vos produits, présentés avec des offres spéciales (nous avons vu dans la première méthode comment créer une bonne offre).

En fonction du type de votre entreprise, vous devrez choisir la stratégie qui vous convient le mieux. Toutefois, vous pourriez rencontrer des difficultés plus pratiques dans la mise en place de cette stratégie. Si c’est le cas, nous sommes disposés à vous apporter un coup de main s’il le faut pour vous aider à décoller. Envoyez-nous un mail au besoin à [email protected] et nous nous ferons un plaisir de vous offrir l’assistance nécessaire.

Si vous venez de vous lancer ou que vous cherchez le moyen de faire tourner votre entreprise sur internet pour continuer par générer des ventes, vous pouvez lire notre article sur le sujet.

Pour vous aider à gérer efficacement cette période et continuer par croître votre entreprise, nous avons mis au point une liste de 12 outils gratuits dont vous aurez besoin pour réussir votre transition au digital et continuer de faire croître votre entreprise. Téléchargez le gratuitement ci dessous.

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Spécial COVID-19

COVID-19 : Comment effectuer votre transformation digitale?

La crise économique que nous vivons à cause du confinement dû au COVID-19 est réelle et profonde car elle affecte toutes les couches de notre économie. Y compris celle de monsieur, madame tout le monde qui ne peut plus mener ses activités normalement ou dépenser pour ses différents besoins, car coincé à la maison.

Nous sommes tous touchés directement ou indirectement par cette crise quel que soit notre secteur d’activité, la nature de notre business ou nos entreprises. Cependant comme dans toute crise, il existe des entreprises qui sont moins impactées, d’autres qui n’y survivront peut-être pas et encore d’autres pour qui la situation servira d’opportunité.

Quelle est la place de votre entreprise dans ce lot ? Quel impact cette crise a-t-elle déjà eu sur votre entreprise ?

Peu importe votre position, si votre entreprise a été impactée ne serait-ce qu’un tout petit peu par ces événements, nous pensons qu’il est possible de remettre de l’ordre et de redonner un coup de croissance à votre business en adaptant vos activités au monde et réalités actuelles. Cette adaptation passe par une transformation de votre business vers le digital si cela n’a pas encore été fait. Dans les lignes à suivre vous apprendrez: 

  • Quelle est l’opportunité énorme que le Covid-19 a créé pour les petites et moyennes entreprises comme la vôtre; 
  • Comment transformer les 5 grands départements  de votre entreprise au digital;

Et pour finir, nous avons concocté une liste des 12 meilleurs outils dont vous aurez besoin pour effectuer votre transformation digitale. Vous pouvez retrouver le fichier téléchargeable en version PDF à la fin de cet article. .

Le COVID-19 change la donne pour votre entreprise

Si vous avez un business qui n’offre pas des produits/services de première nécessité, vous avez probablement déjà fermé boutique ou prévoyez de le faire dans les semaines à venir. Mais l’incapacité de se déplacer pour aller au boulot implique t-elle nécessairement une suspension complète de toutes activités? Rassurez-vous que non.

Avec la grande majorité de la population mondiale se trouvant dans l’obligation de rester à la maison, internet et les réseaux sociaux sont devenus la seule issue de secours pour beaucoup.   Même en étant coincés chez eux à la maison, la plupart des gens font de leur mieux pour maintenir une vie équilibrée. Ils ne peuvent plus sortir normalement pour faire leurs courses, se rendre dans un restaurant ou dans leur salon, alors ils essaient de faire venir toutes ces choses à eux, dans le confort de leurs maisons. Et c’est justement en ce changement d’habitudes que réside l’opportunité en or pour nous entrepreneurs.

En saisissant cette opportunité aujourd’hui et en effectuant votre transition vers le digital, voici 4 avantages dont vous pourrez profiter :

  • continuer par générer des ventes en proposant vos services en ligne à vos clients;
  • produire sur la demande et éviter les pertes;
  • augmenter vos revenus en atteignant plus de clients;
  • diminuer drastiquement vos coûts fixes grâce au télétravail;

Si vous ne pouvez plus vous déplacer, ni opérer physiquement, vous devrez inévitablement tourner vos activités en ligne. Cependant, quelque soit le type de votre entreprise, opérer une transition digitale nécessitera d’appliquer un certain nombre de changements dans vos processus et modes de fonctionnement.  Ces changements concernent  chacune des parties ou départements de votre entreprise et nécessitent l’utilisation de services digitaux appropriés. Ci-dessous, nous vous présentons la liste des départements principaux actionnables lors du passage d’une entreprise au digital :

La direction et l’administration générale

Ce département représente la fonction basée sur le management et la gestion de votre équipe. Pour la transformer au digital, vous aurez besoin de connecter toute votre équipe en ligne avec une application de communication comme Slack. Vous pourrez organiser des réunions journalières et hebdomadaires pour assurer la communication entre vous et votre équipe. Pour suivre de près les tâches en cours d’exécution, vous pouvez connecter toute votre équipe sur un tableau de bord en ligne de gestion de tâches comme Trello.

La vente

Nous incluons ici tout ce qui a rapport avec la vente de produits ou services dans votre entreprise. En fonction du type d’entreprise, il sera possible d’effectuer la transformation digitale de ce département ou non. Si vous avez par exemple une entreprise de services réseaux et que vous êtes contraint d’aller sur le terrain pour offrir vos services, il vous sera certainement difficile de les tourner en ligne. Cependant, si vous avez un restaurant, un salon de beauté, une marque de vêtements etc. vous pouvez déplacer toutes vos opérations de vente en ligne en créant des boutiques virtuelles avec l’outil de votre choix à savoir : une page facebook, un compte Instagram, Shopify ou encore Google Store. Connecter l’outil choisi avec un service de livraison à domicile vous permettra également de  continuer par générer des ventes.

Le département finance et comptabilité

Le département finance et comptabilité est la fonction qui s’occupe de la gestion financière et comptable de votre entreprise. Peu importe le type de votre entreprise, tant que vous pouvez facturer vos produits ou services et que vous avez des charges et des dépenses, vous pouvez continuer à gérer efficacement et même beaucoup mieux qu’avant cette fonction. En effet, vous pouvez transformer votre comptabilité au digital de façon simple et intuitive avec Kudizy, si vous êtes une PME africaine. Vous aurez ainsi la possibilité de délivrer vos factures plus vite qu’avant, de recevoir vos paiements à temps, de gérer vos différentes dépenses et d’automatiser votre comptabilité.

La logistique

La fonction logistique est la fonction qui a pour objet de gérer les flux physiques, et les données (informatives, douanières et financières) s’y rapportant, dans le but de mettre à disposition les ressources correspondant aux besoins de production. De base, il s’agit d’une fonction qui est très physique donc il sera très compliqué de continuer à l’exécuter en ligne. En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez choisir de déléguer une partie de votre équipe qui se chargera d’exécuter les missions essentielles nécessitant une présence physique  tout en s’assurant d’appliquer scrupuleusement les gestes et mesures barrières. Vous pouvez également utiliser les services de livraison comme Fedex UPS ou des équivalents locaux comme Ze’xpress au Bénin, dans le cas où vos clients sont des personnes et pas des entreprises.

Le département marketing

Le département marketing s’occupe de la publicité et de toutes les actions qui vont ramener des clients pour votre entreprise. C’est une fonction critique car les revenus de votre entreprise dépendent directement de l’efficacité de l’exécution de cette fonction. Cependant, le moment n’a jamais été aussi propice pour adopter une stratégie de marketing en ligne grâce au digital. Passer du marketing traditionnel basé sur les commerciaux ou la vente porte à porte au marketing digital avec des moyens comme la publicité en ligne (Facebook, Instagram, Google Adwords etc.) vous permettra de continuer par générer des ventes même depuis la maison.

Une transformation digitale réussie passe par la transition effective de chaque département de votre entreprise vers le digital. La réussite de cette transition nécessite l’usage d’outils et de moyens variés. Pour vous accompagner dans cette transformation, nous avons pris le soin de concocter une liste de 12 outils qui vous permettront d’y arriver. Ce sont des outils adaptés aux réalités des PME africaines comme la vôtre. Chacune de ces applications propose des offres gratuites pour vous aider pendant cette période. Recevez la liste de ces outils maintenant dans votre boîte mail.

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Comptabilité et gestion

5 conseils indispensables pour mieux gérer votre stock

meilleure gestion de stock kudizy

Que vous ayez une marque de vêtements, vendez des produits agroalimentaires, cosmétiques, électroménagers, informatiques ou autres, il est évident que vous êtes préoccupés au quotidien par la gestion de votre stock de produits ainsi qu’à son évolution générale.

Si vous parvenez à optimiser votre gestion de stock, vous pourrez suivre et éviter les pertes de produits, connaître les produits qui marchent le mieux et par conséquent traquer l’évolution de votre activité.

Pour vous aider dans cette tâche, nous avons effectué un sondage auprès de plusieurs entrepreneurs  pour prendre connaissance des difficultés les plus rencontrées dans la gestion de leurs stocks. Nous avons ressorti de cette étude, 5 astuces indispensables pour vous permettre d’optimiser au mieux votre gestion de stock!

1. Veiller à bien organiser votre entrepôt

L’erreur la plus répandue chez les entrepreneurs qui commercialisent des produits, c’est le mauvais rangement de leur stock. Banal, n’est-ce pas? Et pourtant si vous arrivez à éviter cette erreur, vous pourrez remettre votre gestion de stock sur la bonne voie. 

Dans votre magasin, boutique ou entrepôt, tous les produits doivent être bien ordonnés et facilement identifiables. Les supermarchés en sont des exemples parfaits. Les produits portent des étiquettes qui les identifient de façon unique pour être ensuite classés dans des catégories distinctes. C’est la raison pour laquelle il est autant facile de faire ses achats dans un supermarché sans forcément avoir recours à un membre du personnel. Si vous souhaitez améliorer votre gestion de stock, vous devez obligatoirement franchir cette étape.

2. Analyser la demande

L’analyse de la demande est une tâche essentielle de la gestion de stock. Vous devez en effet prendre en compte toutes les variables, et les imprévus qui surviennent souvent lors de vos activités quotidiennes, afin de prévoir au mieux la demande de vos clients. 

Certains éléments comme les tendances du marché, les ventes enregistrées par le passé, la saison en cours, la situation économique actuelle de votre pays, les promotions entrevues, le taux de croissance de votre entreprise etc. vous aideront à faire ces prévisions.

Cela vous permettra de déterminer pour chacun des produits de votre stock, la quantité qui pourrait être nécessaire sur une période donnée. Vous pourrez ainsi éviter de commander des produits ou marchandises que vous n’arriverez pas à écouler. 

Retenez simplement qu’il est toujours mieux d’avoir un produit en moins qu’en plus, car lorsque vous prévoyez mal la demande, le stock restant peut devenir une perte sérieuse pour votre entreprise. En fonction du type de votre business, vous pouvez enregistrer les commandes à l’avance avant de lancer leur fabrication ou achat chez votre fournisseur si possible.

3. Fixer un seuil d’alerte

Un seuil d’alerte est un niveau minimum du stock à partir duquel vous devez effectuer un réapprovisionnement dans le but d’éviter une rupture.

Vous ne devez pas attendre d’écouler la totalité de votre stock avant de passer une nouvelle commande de produits ou marchandises. Vous risquez de vous retrouver dans l’incapacité de satisfaire la demande de vos clients. Il est donc important de faire un nouvel approvisionnement de stock au bon moment.

Qu’il s’agisse des matières premières nécessaires à la fabrication de vos produits ou des produits en eux-mêmes, le stock d’alerte vous évite de perdre de l’argent. Dès que l’alerte est émise, vous devez passer automatiquement la commande pour ne pas faire face aux soucis de délais. 

4. Avoir un stock de sécurité

Le stock de sécurité est le niveau de stock qui permet de limiter les ruptures de stock dues aux aléas d’approvisionnement. C’est une quantité de produits à avoir en réserve en permanence. Il vous permettra de faire face à un retard éventuel de livraison ou à des ventes supplémentaires durant ce délai de livraison.

En effet, il doit vous rester un stock de reserve pour subvenir aux demandes de vos clients le temps que le nouvel approvisionnement soit effectif. Ce stock représente votre stock de sécurité.

Pour fixer la quantité de votre stock de sécurité, il vous faut tenir compte des aléas qui pourraient provenir de l’approvisionnement en stock. Plus les aléas possibles sont importants, plus la quantité du stock de sécurité sera élevée. Vous devez donc tenir compte de ces différents éléments afin de déterminer la quantité qu’il vous faut pour votre stock de sécurité. Cependant, nous vous conseillons d’avoir un stock de sécurité seulement pour le produit le plus vendu et d’analyser la demande de vos clients pour tous futurs approvisionnement afin d’éviter le surstockage et les pertes.

5. Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs

Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs vous permettra de bénéficier de plusieurs avantages, comme pouvoir retourner ou remplacer un article que vous n’arrivez pas à écouler, ou encore vous faire livrer dans des délais courts.

Pour entretenir ces relations, vous pouvez informer vos fournisseurs des périodes où vous prévoyez une augmentation des ventes, afin qu’ils puissent augmenter leur production. Vous devez mettre en place une relation gagnant-gagnant et une transparence absolue dans vos échanges avec vos fournisseurs pour instaurer un climat de confiance mutuelle.

Aussi, les bons comptes font les bons amis dit-on. Veillez donc à vous acquitter de vos obligations financières envers vos fournisseurs dans les délais impartis pour éviter de perdre leur confiance. 

Toutefois, nous savons que les entrepreneurs qui utilisent les bons outils pour gérer leur stock sont 80% plus efficace dans le suivi de l’évolution de leur entreprise. C’est pour cela que nous travaillons à Kudizy pour permettre aux entrepreneurs de gérer facilement leur stock avec notre application de gestion financière. Vous avez la possibilité depuis un seul espace, de gérer directement l’enregistrement de vos produits, la vente en délivrant des factures et fixer à votre convenance les stocks d’alerte indispensables au bon suivi de votre stock. Plus encore, vous obtenez les meilleures statistiques par rapport à votre business qui vous permettront d’analyser plus facilement vos clients.

En résumé, la gestion du stock est une tâche primordiale pour chaque entrepreneur. Il convient donc d’utiliser les bonnes techniques et les outils adéquats afin de le faire efficacement. Pour faciliter votre gestion de stock, il est plus adapté d’utiliser une application intégrant la gestion de stock intelligente qui vous donnera la possibilité de suivre vos ventes et l’état de votre stock en tant réel. Souhaitez-vous tester Kudizy? Cliquez ici pour commencer gratuitement dès aujourd’hui.


3 ressources clés pour démarrer une bonne gestion financière

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Comptabilité et gestion

Comment établir un bon budget prévisionnel?

Mon projet est-il rentable? Ma situation financière est-elle stable? Sur combien de temps pourrai-je subvenir aux différentes charges de mon entreprise si je ne génère pas de revenus? Si vous êtes entrepreneur, vous êtes certainement familier avec ces différentes questions sur l’avenir de votre entreprise.

Pour répondre à toutes ces questions, l’établissement d’un budget prévisionnel représente l’exercice ultime qui vous permettra de comprendre votre situation financière actuelle et de prévoir efficacement le futur.

Dans cet article, nous vous expliquerons ce que c’est qu’un budget prévisionnel, pourquoi et quand vous devriez en élaborer un, et plus important encore, comment établir un bon budget prévisionnel.

Nous sommes allés encore plus loin pour vous aider dans le processus d’élaboration de votre budget prévisionnel. Avec nos experts, nous avons élaboré un modèle excel que vous pourrez télécharger à la fin de cet article.

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel? 

Un budget prévisionnel est l’exercice qui vous permet d’estimer les dépenses et les revenus possibles de votre entreprise sur une période de temps donnée. Son but principal est d’anticiper vos résultats futurs tout en restant réaliste. Concrètement, il s’agit d’un tableau financier composé de deux parties: la première partie renseigne sur les dépenses de l’entreprise tandis que la seconde renseigne sur ses recettes.

Par exemple, si vous possédez une entreprise de fabrication et de vente de produits cosmétiques, votre budget prévisionnel comportera par exemple au niveau des dépenses les coûts d’acquisition de vos matières premières, les coûts de transformation, les coûts liés à votre main d’oeuvre etc. Du côté de vos recettes, vous pourrez inscrire les revenus probables que rapporteront les ventes de vos produits, les prestations de services etc.

Que gagnez-vous à établir un budget prévisionnel?

Tout d’abord, établir un budget prévisionnel vous permettra d’évaluer la rentabilité de votre idée de création d’entreprise ou alors de déterminer la situation financière de votre entreprise déjà en activité. Autrement dit, le budget prévisionnel vous permet de voir si votre projet est rentable en analysant les profits qu’il a déjà générés et/ou les profits possibles qu’il pourrait générer dans le futur si vous continuez avec la même stratégie.

Ensuite, le budget prévisionnel est aussi un indicateur de rentabilité important pour les investisseurs potentiels. Ces derniers pourront avoir, grâce à votre budget prévisionnel, une idée plus ou moins claire de vos besoins et de vos investissements futurs. 

Enfin, le budget prévisionnel a aussi son importance en matière de management et de collaboration. En effet, les différentes modifications que vous apportez au budget prévisionnel renseignent vos collaborateurs sur l’évolution de l’entreprise. Ils seront au courant des potentiels écarts entre vos objectifs et vos réalisations.

Quand établir le budget prévisionnel?

Vous devez élaborer votre premier budget prévisionnel lorsque vous créez votre entreprise, juste avant le démarrage de vos activités ou chaque année si vous avez déjà une entreprise sur pied. Vous devez ensuite veiller à la mise à jour des différentes données du budget au fur à mesure que vous avancez.

Vous pouvez faire la mise à jour tous les mois, tous les trimestres ou encore tous les semestres en fonction de l’évolution de vos activités. Cela vous permettra de vérifier que vous êtes en accord avec vos prévisions et votre stratégie et effectuer des ajustements nécessaires au cas contraire.

Par ailleurs, après un projet d’expansion tel que l’ouverture de nouveaux points de vente, lancement de nouveaux produits, etc. vous devrez mettre à jour votre budget prévisionnel en tenant compte de l’impact de ces projets sur votre entreprise.

Comment établir un budget prévisionnel ?

Pour établir un budget prévisionnel, plusieurs options se présentent à vous. 

Le moyen le plus sûr de le faire reste l’utilisation d’un outil de gestion financière en ligne qui intègre les meilleurs procédés ainsi qu’une connexion directe de vos prévisions et des performances que vous ferez par la suite. Cela vous permettra de rester en contact avec vos objectifs et de pouvoir prendre des décisions en temps réel pour améliorer vos résultats 

Par ailleurs, vous pouvez utiliser une feuille de calcul d’un tableur comme Excel pour construire votre budget prévisionnel en classant dans un tableau vos dépenses ainsi que vos recettes et faire vos estimations pour la période voulue.

En résumé, établir un budget prévisionnel vous aidera à vous situer sur la rentabilité de votre entreprise, ses différents besoins et ses possibles revenus. Il est donc important que vous en établissez un pour votre entreprise déjà en activité ou votre projet avant le début de chaque année. Tenez ensuite des points pour ajuster vos prévisions et l’adapter à la réalité. 

Pour faire le pas dès aujourd’hui, nous vous proposons de télécharger notre template type de budget prévisionnel que vous pouvez remplir et modifier à votre guise.

Toutefois, nous savons que les entreprises qui utilisent Excel pour gérer leurs budgets sont beaucoup plus susceptibles de faire des erreurs, car près de 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. C’est pour cela que nous travaillons à Kudizy pour permettre aux entrepreneurs de facilement créer des budgets prévisionnels afin de prendre des décisions informées. En plus, les fonctionnalités de suivi des dépenses/recettes et de facturation, aideront les entreprises à avoir un aperçu complet de leur situation financière.

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Comptabilité et gestion

5 conseils pour passer une saison des impôts sans stress

L’impôt est un prélèvement que l’État opère sur les ressources des personnes physiques ou morales afin de subvenir aux charges publiques. Il représente donc la participation de chacun de nous au développement de notre pays. Cependant, la saison des impôts ne représente pas pour autant la période la plus attendue de l’année pour les entrepreneurs et cela pour plusieurs raisons. La mauvaise organisation, la non-connaissance de l’ensemble de ses obligations fiscales ou encore la non tenue d’une comptabilité rigoureuse peuvent être la cause du stress subi par les entrepreneurs au cours de cette saison. Dans cet article, découvrez cinq (05) conseils clés proposés par nos experts comptables pour vous permettre de traverser la saison des impôts de façon sereine.

1. S’informer des obligations fiscales auxquelles votre entreprise est assujettie 

Les obligations fiscales varient d’une entreprise à une autre et d’un pays à un autre. Elles peuvent également varier dans le temps.

Il est donc important de vous renseigner sur les différentes obligations fiscales auxquelles est soumise votre entreprise. À cet effet, vous devrez prendre connaissance de documents tels que le code général des impôts ou encore la loi de finances de l’année en cours dans votre pays. Ces documents vous informeront sur les réglementations fiscales existantes. Cela vous permettra d’être au courant de l’évolution des règles afin d’éviter de commettre certaines erreurs.

En vous renseignant sur les normes fiscales en vigueur, vous aurez une idée claire et précise des différentes catégories d’impôts que vous serez appelé à payer.

2. Avoir un tableau de bord fiscal

Le tableau de bord fiscal est un support physique ou numérique vous permettant d’avoir la liste de tous les impôts auxquels votre société est assujettie. Il peut être, en fonction de vos préférences, un simple tableau dans votre bureau avec des stickers collés dessus, un fichier excel ou n’importe quel outil visuel vous permettant d’avoir une vue constante sur la liste totale de vos obligations fiscales et de leurs dates d’échéances.

Le tableau de bord vous permettra alors d’avoir une idée plus ou moins concrète des différentes obligations fiscales qui sont les vôtres ainsi que les délais dans lesquels vous devez vous en acquitter. Vous pourriez mettre en place des rappels en utilisant les applications sur votre téléphone pour vous notifier quelques jours à l’avance qu’à telle date à venir, vous aurez à payer tel ou tel impôt.

Avec votre tableau de bord fiscal, vous ne serez plus surpris par les délais de paiement des impôts et vous pourrez donc, de manière sereine vous occuper de la gestion quotidienne de votre entreprise. 

3. Tenir une comptabilité à jour

En matière de fiscalité, il n’y a sans doute aucun conseil plus important que la tenue régulière d’une comptabilité rigoureuse. Elle consiste à enregistrer toutes les pièces comptables (factures d’achat ou de vente, reçus, quittances, notes de frais…) de l’entreprise, suivant les normes du plan comptable.

Pour une bonne tenue de votre comptabilité, vous devrez utiliser les bons outils et respecter le plan comptable en vigueur dans votre pays. Tenir les comptes dans un livre, un journal ou des classeurs comme MS Excel vous éloigneront de la précision et de la sécurité de vos comptes. Dès lors, les outils de gestion financière comme Kudizy sont devenus une nécessité pour tout entrepreneur.

Utiliser un outil de gestion financière vous facilitera l’accès aux pièces comptables nécessaires pour la déclaration de vos revenus. Aussi, cela vous permettra d’aller plus rapidement sans avoir à rassembler chacune de vos pièces comptables avant d’effectuer la déclaration de revenus. 

4. Payer ses impôts à bonne date

Le paiement de l’impôt est l’acte principal qui consacre l’acquittement de vos obligations fiscales. Selon les dispositions mises en place par l’administration fiscale de votre pays, vous disposez de plusieurs moyens de paiement. L’impôt doit être régulièrement payé dans les délais impartis afin d’éviter des pénalités ou d’éventuels redressements fiscaux.

Vous devez donc vous assurer du paiement de chacun des impôts auxquels vous êtes assujettis dans le temps imparti. Le retard étant synonyme de pénalités, il convient alors de faire le nécessaire afin de pouvoir payer les impôts le plus vite possible pour éviter tout ennui avec les fiscs.

5. Bien archiver ses documents fiscaux

Les documents fiscaux dont il s’agit ne sont rien d’autre que les reçus de paiement des impôts et tous les autres documents qui attestent que vous êtes à jour vis-à-vis du fisc. Autrement dit, ce sont les preuves de votre régularité fiscale. L’archivage de ces documents obéit à des règles de stockage et de conservation bien définies.

Le respect des différentes règles en la matière a pour avantage de vous prémunir contre tous les risques liés à la perte de vos documents fiscaux. Vous devez donc procéder au rangement des pièces concernées dans un ordre précis et suivant une chronologie donnée afin de ne pas les perdre. Vous pourrez ainsi scanner certains documents ou avoir une base de données numérique. 

En cas de force majeure comme un incendie, vous aurez toujours un support contenant vos divers documents.

En résumé, il convient de faire le nécessaire afin d’éviter les tracasseries de dernières minutes pour passer plus paisiblement la saison des impôts. Il vous faudra en premier lieu vous informer de toutes les obligations fiscales valables pour votre entreprise; les inscrire minutieusement sur un tableau de bord de gestion fiscale en précisant les échéances; tenir une comptabilité rigoureuse avec un outil de gestion financière; payer vos impôts à bonne date et veiller à bien archiver vos documents fiscaux.

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Comptabilité et gestion Entrepreneuriat

5 erreurs financières commises par les jeunes entrepreneurs

En 2009, lorsque j’ai tout quitté aux États-Unis pour devenir entrepreneur social au Bénin, je savais que je prenais de très gros risques. Mais je savais également que c’étaient des risques calculés, des risques que j’avais bien analysés. J’étais conscient du fait que malgré toute ma préparation, je devais m’attendre à ce que tout aille mal avant d’aller bien.

Je m’étais donné une règle à suivre : Ne pas dépenser un franc que je pouvais économiser, mais dépenser tout ce que j’avais pour réussir. Par exemple, mes deux premières années au Bénin, je vivais dans l’une des trois salles de mon bureau. Très peu de gens le savaient, même ceux avec qui je travaillais.

Je me levais à 6 heures, me préparais et étais dans mon bureau à 7 heures. Cette salle en plein milieu des locaux, était toujours fermée à clé, et je ne pouvais y retourner que quand tout le monde était rentré. J’ai fait ce choix, non pas parce que je n’avais pas les moyens de m’offrir un bel appartement, mais parce que je ne gagnais pas encore d’argent et je ne pouvais pas savoir quand j’allais vraiment commencer à en gagner. J’ai déménagé la semaine où nous avons décroché un contrat qui nous assurait une survie pour les 3 prochaines années. 

L’entrepreneur africain, comme tous les autres, peut faire des erreurs de jugement ou prendre de très mauvaises décisions, surtout lorsqu’il s’agit d’argent.

Ces erreurs sont d’ailleurs les raisons principales pour lesquelles plus de 90% des startups échouent dans les 24 premiers mois. Une dépense inattendue, une mauvaise gestion d’un prêt peuvent rapidement créer des problèmes de trésorerie et un torrent de complications qui emporteront la plus prometteuse des entreprises dans ses flots.

Sur la base de mon expérience personnelle et de mes observations professionnelles, j’aimerais partager avec vous 5 des plus grandes erreurs financières faites par les entrepreneurs débutants et comment les éviter à tout prix.

1. Ne pas séparer ses comptes personnels des comptes de l’entreprise

C’est la plus commune des erreurs, et l’une des plus désastreuses. Je l’ai faite à mes débuts et la majorité des jeunes entrepreneurs qui liront cet article sont en train de la faire actuellement. Stop ! Rectifier le tir aujourd’hui s’il vous plaît ! Sinon, il vous sera difficile de réussir.

Ouvrez au moins un compte courant au nom de votre entreprise. Le faire dès que vous lancez votre entreprise rendra votre comptabilité plus facile. La séparation de votre compte personnel du compte de l’entreprise vous permet d’avoir une idée claire de la santé financière de cette dernière.

Cela vous permet également de comprendre rapidement que les ressources dont votre entreprise a besoin pour croître ne sont jamais suffisantes au début, et chaque fois que vous injectez votre argent personnel, vous devez le documenter, le comptabiliser comme augmentation de capital. Finalement, sachez que les services d’impôts voient d’un très mauvais œil la confusion des deux et cela peut causer des ennuis judiciaires ou un redressement fiscal.

2. Faire des dépenses de prestige et de m’as-tu-vu

Voilà une autre des erreurs faites le plus souvent par les entrepreneurs ! Dès qu’ils gagnent leur premier gros contrat ou arrivent à avoir un prêt, ils vont prendre des bureaux, achètent des meubles chers et font d’autres dépenses de prestige pour montrer à leurs proches qu’ils ont réussi. Quelques mois plus tard, ils se trouvent dans l’impossibilité de payer le loyer, les fournisseurs et leurs affaires périclitent rapidement.

La meilleure des choses à faire, c’est plutôt d’investir dans le business pour permettre sa croissance et se demander à chaque fois si les dépenses faites contribueront à faire rentrer de l’argent ou faire gonfler temporairement votre ego. Se donner une augmentation en tant que dirigeant, engager du personnel alors qu’on n’en a pas besoin ; toutes dépenses qui ne concourent pas à la croissance de votre entreprise concourent à son déclin.

Par contre, la chose que vous ne regretterez jamais, c’est de garder cet argent en banque si n’avez pas encore trouvé la meilleure façon de le dépenser. Ces économies constituent une source d’investissement sans taux d’intérêt et sans cession de parts. C’est votre argent.

3. Avoir des obligations personnelles qui plombent la croissance de votre entreprise

Comme je l’ai dit dans mes propos d’introduction, les 2 premières années d’une entreprise sont toujours jonchées d’embuches. Étant souvent le premier et seul investisseur dans l’entreprise, le fondateur se doit de maintenir une discipline financière très stricte.

Il/elle choisit d’investir en priorité dans l’entreprise et accepte de reporter à plus tard le besoin de se faire plaisir, mais aussi à ses proches. Nous sommes africains et c’est un aspect très difficile. Mais selon mes observations, ceux qui sont en mesure de résister aux pressions d’aujourd’hui sont ceux qui vivent mieux après et sont également les plus généreux. Il faut créer la richesse pour mieux en jouir et la partager.

4. Ne pas avoir de budget pour votre entreprise

La majorité des jeunes entreprises n’ont aucun budget prévisionnel. Leurs dirigeants naviguent à vue, ne sachant absolument pas de combien d’argent ils ont besoin pour les 3 prochains mois, le prochain semestre ou toute l’année. Par conséquent, soit ils dépensent de l’argent qu’ils n’ont pas, ou alors sont trop timides quand il s’agit de faire des investissements dans la croissance de leurs entreprises.

Les entrepreneurs à succès sont ceux qui planifient leurs ressources financières pour une croissance des revenus. Ils savent combien dépenser sur les ressources humaines, le marketing, la publicité et les autres services nécessaires.

5. Ne pas tenir une comptabilité rigoureuse

J’ai envie de dire qu’on ne peut tenir une comptabilité rigoureuse sans éviter les écueils évoqués plus haut. C’est la synthèse de toutes les bonnes pratiques. Une bonne comptabilité renseigne sur la santé de l’entreprise, prévient des maux avant qu’ils ne surviennent et donne les informations pour l’analyse et la prise de décision. Tenir une bonne comptabilité vous permet de payer vos impôts à temps et correctement, et vous évite des redressements fiscaux qui peuvent vous ruiner.

Mais pour tenir une comptabilité rigoureuse de nos jours, il faut utiliser les bons outils. Tenir les comptes dans un livre, un carnet ou un journal n’est plus fiable dans l’environnement actuel. Les classeurs tels que Ms Excel représentent une alternative avec des fonctionnalités limitées. Les logiciels de gestion financière et comptable sont devenus une nécessité. Les avancées technologiques permettent de faire proposer des solutions complètes, sûres et intelligentes.

Des solutions telles que Xero et Waveapps permettent déjà aux entrepreneurs à travers le monde de gérer directement et correctement leur comptabilité. Malheureusement, elles sont en anglais et ne cadrent pas exactement avec les pratiques comptables et les régulations de beaucoup de pays africains, surtout ceux de l’OHADA.

Kudizy une solution complète de gestion financière développée par des experts-comptables et une équipe africaine pour des entrepreneurs africains se veut une alternative. Vous pouvez vous inscrire sur Kudizy afin de gérer les finances de votre jeune entreprise.

Merci pour votre attention.

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Kudizy news

Ma lettre aux entrepreneurs africains

Chers collègues, 

Je m’appelle Senam Beheton et je suis cofondateur et CEO de Kudizy. Je vous écris pour vous parler d’un problème qui nous est commun. Celui de la gestion efficace et précise des finances de nos entreprises.

Un peu d’informations vous aiderait à mieux comprendre pourquoi ce problème est si important pour moi et pourquoi mon équipe a créé Kudizy. Je suis entrepreneur et je l’ai toujours été. J’ai créé ma première entreprise quand j’étais à l’université. Pendant les 25 dernières années, j’ai fondé, cofondé, investi ou accompagné des centaines d’entreprises en Afrique et dans le monde. De cette expérience, il ressort un constat : l’un des facteurs clés de succès d’une entreprise est la maîtrise de sa gestion financière. Une bonne gestion financière ouvre les portes à une croissance accélérée, un accès au financement, et une capacité de prise de décisions sur la base de données analytiques fiables. 

Cependant les solutions existantes sont très chères et inadaptées, surtout pour les startups et les petites et moyennes entreprises (PMEs) africaines. Les leaders actuels du marché dans les pays de l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des affaires) sont Sage et Perfecto. Ce sont des solutions très chères, installées en grande partie sur des serveurs locaux ou des ordinateurs. Elles sont utilisées par le département comptable et les entrepreneurs même y ont rarement un accès direct. Lorsque j’ai demandé un devis à Sage en 2017 pour une équipe de quatre, il s’élevait à plus de 20,000 euros pour une seule année ! Comme la majorité des startups et PMEs ne peuvent s’offrir ce luxe, elles se résignent à des alternatives telles que MS Excel, des livres comptables traditionnels ou les services de cabinets comptables. La grande majorité n’utilise absolument rien ! 

A Kudizy, nous nous sommes donnés pour mission d’aider les entrepreneurs des 17 pays de l’OHADA à prendre de bonnes décisions financières pour parvenir à une croissance rapide. Pourquoi les pays de l’OHADA ? Parce qu’ils ont le même système comptable, parlent majoritairement français, et les entrepreneurs qui y sont ont très peu d’options pour la gestion comptable et financière.  Nous travaillons pour leur offrir des outils efficaces et abordables pour gérer et améliorer leurs performances financières et prendre des décisions en temps réel. Notre approche est basée sur l’entrepreneur et non son comptable.  

Nous commençons par une suite d’outils de planification financière et de comptabilité basés dans le cloud, destinés aux entrepreneurs. Nous proposons des fonctionnalités de facturation, de gestion de stock et de comptabilité, avec des données analytiques en temps réel. Les rapports de fin d’année et les états financiers complets ne seront qu’à quelques clics. 

Nous allons bientôt lancer la version beta de Kudizy. Pour cela, nous aimerions avoir votre feedback pour qu’elle corresponde déjà à vos besoins. Pour participer, veuillez bien suivre ce lien pour vous inscrire.  

Nous avons aussi lancé un blog sur lequel nous allons proposer régulièrement des contenus éducatifs et des astuces pour votre gestion financière.   

Ajoutez nous à votre carnet d’adresse pour éviter que nos emails aillent dans les spams. Suivez-nous également sur Facebook, Instagram, Linkedin, et Twitter pour ne rien manquer de nos activités.  

Je vous remercie pour votre attention. J’espère avoir votre feedback et vos suggestions pour résoudre ce problème de la meilleure façon possible.

Nous sommes toujours disponibles à [email protected] 

Senam 

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